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Outlook 2002 vous permet de configurer des groupes pour que vous puissiez voir tous les horaires des membres du groupe en quelques clics. Souris. Par exemple, vous pouvez créer un groupe contenant tous les membres de votre équipe de projet; Si vous planifiez régulièrement des réunions avec toute l'équipe, vous pouvez consulter rapidement tous ces horaires pour trouver une heure de réunion quand ils sont tous disponibles. Pas plus de taper les noms des membres de l'équipe individuellement pour obtenir leurs horaires. Et plus besoin de se souvenir du nom de chaque membre de l'équipe - et de laisser inévitablement quelqu'un sur la liste!
Pour utiliser pleinement les horaires de groupe, les calendriers de tous les membres du groupe doivent être accessibles au public. Contactez le gourou des systèmes d'information de votre organisation pour voir si vous avez un accès public aux horaires.
Pour afficher tous les horaires d'un groupe, procédez comme suit:
1. Appelez votre calendrier Outlook 2002.
2. Choisissez Actions, Afficher les horaires de groupe. La boîte de dialogue Group Schedules s'affiche, répertoriant tous les groupes que vous avez créés.
Si vous n'avez encore créé aucun groupe, vous pouvez cliquer sur Nouveau pour le faire. Ou vous pouvez supprimer les anciens groupes de votre liste.
3. Double-cliquez sur le groupe que vous souhaitez afficher ou surlignez le groupe et cliquez sur Ouvrir.
Une fenêtre de calendrier apparaît, montrant tous les horaires pour les membres du groupe. Vous pouvez ajouter et supprimer des membres du groupe.
4. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications que vous avez apportées au groupe.
Vous pouvez même planifier des réunions à partir de la fenêtre de programmation de groupe. Sélectionnez simplement une heure où tout le monde est disponible, puis cliquez sur Créer une réunion et choisissez Créer une réunion pour tous. Une nouvelle fenêtre de rendez-vous apparaît avec tous les noms des membres du groupe dans le champ À. Si vous le souhaitez, modifiez le sujet et incluez un message, puis cliquez sur Envoyer pour inviter tous les membres du groupe à votre réunion.
