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Vous avez peut-être remarqué la commande Condense pour le fichier de données QuickBooks. Qu'est ce que ça fait? Bonne question. Le processus de condensation de fichiers QuickBooks effectue deux opérations:
- La commande QuickBooks Condense crée une copie permanente du fichier de données QuickBooks. (Cette copie est appelée copie d'archive du fichier.) Une copie d'archivage du fichier de la société équivaut à un instantané du fichier de la société tel qu'il existe à un moment donné. Si quelqu'un a plus tard une question - peut-être votre comptable, ou un auditeur fédéral ou d'état - vous pouvez utiliser la copie archivistique du fichier de données pour montrer à quoi ressemblait le fichier de l'entreprise à un moment donné.
- Le processus de compression de fichiers réduit le fichier de données en résumant plusieurs anciennes transactions détaillées et fermées qui utilisent des entrées de journal de monstre.
Parce que cette condensation et l'archivage peuvent être un peu déroutants, résumons rapidement ce qui se passe quand vous condensez le fichier de la compagnie QuickBooks. Voici ce que fait généralement QuickBooks au cours du processus:
- Enregistre une copie d'archive de vos fichiers d'entreprise: Lorsque vous compressez le fichier d'entreprise QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archivage de ce fichier.
- Supprime les transactions fermées: Dans le cadre du processus de condensation, QuickBooks vous permet de supprimer les anciennes transactions fermées de la version actuelle du fichier de société QuickBooks. N'oubliez pas que l'archivage crée une copie d'archivage du fichier de la société QuickBooks. Cependant, vous disposez toujours de la version de travail du fichier de société QuickBooks, et c'est cette version actuelle du fichier de société QuickBooks qui est nettoyée ou condensée en supprimant les anciennes transactions fermées.
Les transactions fermées sont des transactions que QuickBooks n'a plus besoin de suivre en détail. Une ancienne facture client - après qu'elle a été payée - est une transaction fermée. Un ancien chèque écrit à un vendeur - après que la banque a été libérée - est une transaction fermée.
- Résume les transactions fermées: Comme les anciennes transactions fermées sont supprimées du fichier de données QuickBooks, la compression crée généralement des entrées de journal mensuelles récapitulatives pour les anciennes transactions fermées et place ces transactions récapitulatives dans la version courante du Fichier de données QuickBooks. Ces écritures mensuelles récapitulatives vous permettent de continuer à préparer des états financiers mensuels. Même si l'archivage supprime toutes les anciennes transactions clôturées de, disons, janvier 2011, vous pouvez toujours produire des états financiers pour janvier 2011 en 2017.Pour produire des états financiers mensuels pour janvier 2011, QuickBooks utilise les entrées de journal mensuelles sommaires.
- Efface la piste d'audit: QuickBooks conserve une piste d'audit indiquant qui a saisi quelles transactions. Un effet presque caché du nettoyage des fichiers de données QuickBooks concerne la piste d'audit. Si vous nettoyez un fichier de société et indiquez que le fichier de l'entreprise doit être condensé, QuickBooks efface la piste d'audit avant la date "transactions supprimées fermées le ou avant". En d'autres termes, pour la période pendant laquelle QuickBooks supprime les anciennes transactions fermées, il supprime également la trace d'audit de ces transactions.
Le processus du fichier condensé consiste généralement à créer une copie du fichier de données QuickBooks que vous avez mis de côté, puis à créer une version réduite du fichier de l'entreprise. La commande que vous utilisez pour condenser le fichier de société QuickBooks, cependant, vous permet également de créer des fichiers de société presque vides. La plupart des gens n'ont jamais besoin d'utiliser cette option.
Il est possible qu'une seule catégorie d'utilisateurs de QuickBooks veuille créer des fichiers d'entreprise presque vides: les CPA et les consultants (qui souhaitent réutiliser un fichier d'entreprise pour une autre unité commerciale ou client) peuvent utiliser cette commande pour créer une entreprise fichiers de données dont plusieurs des listes sont déjà configurées.
