Fonctionnant avec des listes de distribution dans Outlook - des nuls

Vous pouvez créer une liste de distribution dans votre module Contacts Outlook qui inclut nom de plus d'une personne pour les moments où vous envoyez un message à plusieurs personnes simultanément. Vous pouvez également attribuer des catégories à vos listes de distribution (comme vous pouvez le faire avec des contacts individuels), et vous pouvez envoyer une liste de distribution à d'autres personnes en pièce jointe à un e-mail afin qu'elles puissent utiliser la même liste également en utilisant Outlook.

Création d'une liste de distribution

La création d'une liste de distribution consiste simplement à créer un nom pour votre liste et à choisir parmi la collection de noms que vous avez stockée sur votre système. Une liste de distribution ne tient pas compte des numéros de téléphone et des adresses postales, seulement des adresses électroniques.

Pour créer une liste de distribution dans votre module Contacts, procédez comme suit:

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> Liste de distribution (ou appuyez sur Ctrl + Maj + L).

La boîte de dialogue Liste de distribution apparaît.

2. Tapez le nom que vous souhaitez attribuer à votre liste de distribution.

Le nom que vous tapez apparaît dans la zone de texte Nom.

3. Cliquez sur le bouton Sélectionner les membres.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres apparaît, affichant une liste des noms disponibles sur le côté gauche et une case vide sur le côté droit.

4. Double-cliquez sur le nom de chaque personne que vous souhaitez ajouter à votre liste de distribution.

Chaque nom que vous double-cliquez apparaît dans la colonne Ajouter à la liste de distribution sur le côté droit de la boîte de dialogue.

5. Lorsque vous avez fini de choisir les noms, cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres se ferme.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer (ou appuyez sur Alt + S).

La boîte de dialogue Liste de distribution se ferme et votre liste de distribution apparaît dans votre liste de contacts.

Lorsque vous créez une liste de distribution, vous pouvez également inclure les adresses électroniques des personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts ou dans vos autres carnets d'adresses Outlook. Pour ajouter un tel outsider à votre liste de distribution, cliquez sur Ajouter nouveau (au lieu de Sélectionner les membres) à l'étape 4 ci-dessus. Entrez le nom et l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter de nouveaux membres, cliquez sur OK et suivez le reste des étapes exactement de la même manière.

Modifier une liste de distribution

Les gens viennent et les gens vont dans les listes de distribution, comme partout ailleurs. Heureusement, vous pouvez modifier les listes. Cliquez simplement sur l'icône Contacts dans le volet de navigation et double-cliquez sur le nom de l'une de vos listes de diffusion (les entrées qui affichent une petite icône à deux têtes à droite de leurs noms).Lorsque vous ouvrez une entrée de liste de distribution, vous voyez le même écran que vous avez vu lors de la création de la liste. Ici, vous avez quelques options utiles:

• Pour supprimer un membre de la liste: Cliquez sur ce nom et cliquez sur le bouton Supprimer.
• Pour sélectionner un nouveau membre parmi les noms figurant déjà dans votre liste de contacts ou votre liste d'adresses globales: Cliquez sur Sélectionner les membres et suivez la même routine que celle que vous utilisez lorsque vous créez une liste.
• Pour ajouter une personne dont l'adresse e-mail n'apparaît dans aucun de vos carnets d'adresses: Cliquez sur le bouton Ajouter, saisissez le nom et l'adresse e-mail de la personne, puis cliquez sur OK.

Utilisation d'une liste de distribution

Les listes de distribution apparaissent comme des éléments de votre liste de contacts avec les noms des personnes. Ainsi (comme vous pouvez probablement le deviner), vous pouvez utiliser une liste de distribution pour traiter un e-mail. contact. Voici comment:

• Vous pouvez faire glisser la carte pour une liste de distribution dans votre boîte de réception afin de créer un nouveau message électronique à cette liste.
• Vous pouvez taper le nom de la liste de diffusion dans la ligne À: d'un e-mail et cliquer sur le bouton Vérifier les noms dans la barre d'outils.

Lorsque Outlook ajoute un soulignement au nom dans la zone À:, vous savez que votre message ira aux personnes de votre liste de distribution.