Choisissez un modèle de facture 2013 à personnaliser - les mannequins

Pour choisir un modèle de facture à personnaliser, affichez la fenêtre Créer des factures dans QuickBooks 2013 en choisissant la commande Clients → Créer des factures. Sélectionnez ensuite le modèle qui correspond le mieux à votre facture finale dans la liste déroulante Modèle.

Les outils de personnalisation des formulaires de QuickBooks compliquent facilement les nouveaux utilisateurs de QuickBooks. Mais généralement, la façon de commencer une personnalisation est de jouer avec ce que QuickBooks appelle ses options de personnalisation supplémentaires. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Mise en forme de la fenêtre Créer une facture, puis sur le bouton Personnaliser la disposition des données. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire.

Cette boîte de dialogue vous permet de contrôler à la fois les informations qui apparaissent sur vos factures et la manière dont les factures sont imprimées. Vous ne pouvez pas utiliser la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire si vous utilisez l'un des modèles de facture par défaut, uniquement si vous utilisez une copie. En conséquence, QuickBooks peut vous inviter à faire une copie d'un modèle de facture lorsque vous cliquez sur le bouton Personnalisation supplémentaire.

Spécifiez les informations d'en-tête de facture dans QuickBooks 2013

L'onglet En-tête de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire illustrée dans la figure précédente vous permet de spécifier les informations à afficher dans la partie supérieure de la fenêtre Créer factures. la partie supérieure d'un formulaire de facture imprimé. Cette information est appelée en-tête et fournit le numéro de facture, la date de la facture et les informations de facturation et d'expédition.

Vous pouvez également choisir la manière dont les informations sont libellées en renseignant ou en modifiant le contenu des zones de texte. Par exemple, les cases à cocher Titre par défaut vous permettent de spécifier si le titre du formulaire doit apparaître sur la version à l'écran de la facture (à l'intérieur de la fenêtre Créer des factures) et sur la version imprimée de la facture.

La zone de texte Titre par défaut vous permet de spécifier le titre du formulaire. De la même manière, les cases à cocher Date vous permettent de spécifier si la date doit apparaître sur l'écran et d'imprimer les versions de la facture, et quelle étiquette doit être utilisée pour décrire la date de la facture. (La figure utilise le texte descriptif astucieux Facture comme titre du formulaire de facture.)

Au fur et à mesure de ces personnalisations, QuickBooks met à jour la boîte Aperçu, affichée dans la moitié droite de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire. vous pouvez voir à quoi ressemblent vos changements.

Si vous n'avez pas besoin d'une information particulière sur une facture, désélectionnez les cases à cocher Écran et Imprimer pour ce bit de données.Cela indique à QuickBooks qu'il ne doit pas inclure cette information d'en-tête sur la fenêtre ou la version imprimée du formulaire de facture.

Spécifier les informations relatives aux colonnes de facturation dans QuickBooks 2013

La partie des colonnes d'une facture décrit en détail les éléments pour lesquels une facture est facturée. Par exemple, les colonnes des factures de produits décrivent les produits spécifiques, y compris le prix et la quantité; ils décrivent également les articles facturés. Les colonnes d'une facture de service décrivent les services spécifiques facturés. Comme vous pouvez le deviner en regardant attentivement la figure, l'onglet Colonnes de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire ressemble à l'onglet En-tête.

Vous utilisez les cases à cocher Écran et Imprimer pour indiquer si un élément donné d'informations au niveau des colonnes doit apparaître en tant que colonne dans la fenêtre Créer des factures ou sur la facture créée. De même, vous utilisez les zones de texte Titre pour fournir les étiquettes descriptives que QuickBooks utilise dans la fenêtre Créer des factures et sur le formulaire de facture imprimé.

La seule option inhabituelle affichée dans l'onglet Colonnes est les zones de texte Commande. Les boîtes de commande vous permettent d'indiquer la commande (de gauche à droite) dans laquelle les colonnes doivent apparaître. Si le numéro ou le code de l'article apparaît dans la première colonne à gauche, par exemple, vous entrez la valeur 1 dans la zone Ordre de la ligne Article.

Spécifier les informations relatives aux colonnes de prog facturées dans QuickBooks 2013

La partie «colonnes prog» d'une facture fournit des informations pertinentes aux situations dans lesquelles vous utilisez des facturations intermédiaires. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Prog Cols de la boîte de dialogue Additional Customization pour ajouter et supprimer des informations telles que le montant commandé, le montant précédemment facturé et tout montant en rupture de stock.

Les onglets En-tête, Colonnes et Prog Cols vous permettent d'apporter des modifications à vos formulaires de facture, mais ne vous inquiétez pas trop lorsque vous apportez des modifications parfaites pour la première fois. Vous pouvez facilement voir exactement à quoi ressemblent vos modifications en utilisant la zone de prévisualisation (si votre vue est meilleure que la mienne) ou en cliquant sur OK, puis en examinant attentivement la nouvelle version de la fenêtre Créer des factures.

Si vous réalisez que vous avez commis une erreur - vous avez peut-être mal utilisé le texte descriptif ou que vous avez mal commandé les colonnes - vous pouvez à nouveau personnaliser votre facture et ainsi corriger vos erreurs antérieures.

Spécifier les informations de pied de facture dans QuickBooks 2013

L'onglet Pied de page de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire permet de spécifier les informations à afficher dans la fenêtre Créer factures sous la zone des colonnes et sur la facture imprimée sous la colonne. Les informations de pied de page comprennent un message client, le total de la facture, les informations de paiement et de crédit, un champ de solde dû et (facultativement) une zone de texte plus longue.

Vous travaillez avec l'onglet Pied de page de la même manière que vous travaillez avec d'autres onglets. Si vous souhaitez afficher un peu d'informations, cochez la case Écran et la case à cocher Imprimer. Pour modifier le texte utilisé par QuickBooks, modifiez le contenu de la zone de texte Titre.

Spécifier les informations d'impression de facture dans QuickBooks 2013

L'onglet Imprimer de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire vous permet d'exercer un peu de contrôle sur la façon dont QuickBooks imprime les factures utilisant le modèle que vous avez personnalisé. Par exemple, les boutons d'option situés en haut de l'onglet vous permettent de spécifier que lors de l'impression de ce modèle de facture particulier, QuickBooks doit utiliser les paramètres d'impression de facture habituels ou d'autres paramètres d'impression spéciaux.

Les paramètres Imprimer vous permettent également d'indiquer à QuickBooks comment numéroter les pages d'une facture de plusieurs pages.

Vous pouvez rétablir les paramètres par défaut de tous les paramètres de facture personnalisés en cliquant sur le bouton Par défaut. Lorsque vous faites cela, cependant, vous supprimez les modifications ou les personnalisations que vous avez apportées.