Gestion de la disponibilité des ressources dans Project 2016 - dummies

De nombreuses fonctionnalités de Project 2016 traitent les ressources, en particulier en vous aidant à identifier l'emplacement des ressources. Incrémentation est un calcul, basé sur le calendrier et la disponibilité de la ressource, indiquant que trop de travail a été affecté en fonction de cette disponibilité.

Considérez Monica Mendez, une ingénieure qui travaille une journée standard de huit heures basée sur son calendrier. Monica est affectée à la tâche Rédiger le rapport final à 50% de sa disponibilité et à la tâche Créer des spécifications de conception - qui se produit en même temps que la tâche de rapport - à 100% de sa disponibilité. Monica travaille maintenant à 150% de sa disponibilité, soit 12 heures par jour. La pauvre Monica est surbookée. Soyez prudent - elle pourrait même quitter le projet.

Une ressource est affectée à une tâche à 100% de disponibilité (ou unités) par défaut, mais vous pouvez modifier ce paramètre si vous savez qu'une ressource sera affectée à plusieurs tâches et ne peut dépenser qu'une seule temps limité de travail chacun.

Estimation et définition de la disponibilité des ressources

La disponibilité est plus facile à estimer pour certaines ressources que pour d'autres. Il est peu probable qu'un gestionnaire consacre une journée entière à une seule tâche, car il doit traiter avec tous les employés qui relèvent de lui et également signer des autorisations, participer à des réunions concernant divers projets et élaborer des budgets, par exemple. La disponibilité d'un travailleur de production peut être plus simple à cerner en une seule tâche: si un travail de fabrication passe trois jours sur la ligne et qu'une personne travaille sur la ligne tout le temps, il est plus exact de dire qu'elle travaille sur cette tâche temps.

Une erreur commise par les débutants du projet est de surpasser la disponibilité. Bien sûr, personne ne consacre huit heures par jour à une seule tâche dans un projet. Les employés passent une partie de leurs journées de travail à lire des e-mails, à discuter avec leurs collègues et à répondre à des appels téléphoniques concernant des problèmes sans rapport avec leurs projets. Une ressource peut passer sept heures sur une tâche un jour et seulement trois heures la suivante.

Ne vous attardez pas sur un planning de ressources au jour le jour pour estimer la disponibilité. Si, au cours de la vie d'une tâche, l'employé se concentre sur elle, la disponibilité à 100% est un paramètre approprié. Si cette personne ne travaille que cinq jours pour une tâche de dix jours, la disponibilité est de 50%, qu'elle travaille quatre heures par jour pendant dix jours ou cinq jours complets à n'importe quel moment.

Le paramètre Unités (disponibilité) vous aide à repérer le surréservation d'une ressource qui peut travailler sur plusieurs tâches en même temps dans une planification de projet.

Pour définir les unités de ressource par défaut afin d'indiquer la disponibilité, procédez comme suit:

1. Affichez la vue Feuille de ressources.
2. Cliquez sur la colonne Max pour la ressource.
3. Tapez un nombre représentant le pourcentage de temps pendant lequel la ressource est disponible pour travailler sur le projet.

   Par exemple, tapez 33 pour une ressource disponible un tiers du temps ou 400 pour une ressource pouvant fournir quatre personnes travaillant à plein temps. (Les entrées supérieures à 100% représentent les ressources qui fournissent un groupe ou une équipe pour gérer les affectations.) L'entrée la plus courante (la valeur par défaut) est 100 pour une ressource unique travaillant à plein temps sur des affectations dans le projet.

4. Appuyez sur Entrée ou Tab.

   L'entrée est terminée.

Notez que cela ne fonctionne que pour les ressources dont le type est défini sur Travail.

Quand une ressource va et vient

En plus d'être disponible pour un projet seulement un certain pourcentage du temps (disons, 50% de la durée totale du projet), une ressource peut être disponible seulement pour une certaine période de temps. temps (peut-être avril-juin) pendant la vie du projet - généralement, lorsque vous utilisez une ressource empruntée à un autre département ou lorsque vous travaillez avec un pigiste qui serre votre projet avec d'autres. Une autre ressource possible est celle qui est disponible à mi-temps pour les premiers jours du projet et ensuite à plein temps pour le reste.

Dans ce cas, entrez une plage de dates dans les colonnes Available from et Available To de la zone Disponibilité des ressources de la boîte de dialogue Informations sur la ressource, comme indiqué, pour spécifier la disponibilité variable.

Périodes et unités de disponibilité.

Pour spécifier une période limitée pendant laquelle une ressource est disponible pour travailler sur votre projet, procédez comme suit:

1. Affichez la vue Feuille de ressources.
2. Double-cliquez sur une ressource.

   L'onglet Général de la boîte de dialogue Informations sur la ressource apparaît.

3. Utilisez les colonnes Available from et Available To (dans la zone Disponibilité des ressources) pour spécifier la période de disponibilité.
4. Dans la colonne Unités de la même ligne, cliquez sur les flèches pour augmenter ou réduire la disponibilité par incréments de 50% ou entrez un nombre.

   Appuyez sur Entrée pour terminer l'entrée.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour spécifier des périodes de disponibilité supplémentaires sur les lignes suivantes dans la zone Disponibilité des ressources.
6. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le paramètre.