Comment créer un classeur Excel 2016 - les mannequins

Toutes les feuilles Excel 2016 ne proviennent pas de modèles. Plusieurs fois, vous devez créer des feuilles de calcul plutôt uniques qui ne sont pas destinées à fonctionner en tant que modèles standard à partir desquels certains types de classeurs sont générés. En fait, la plupart des feuilles de calcul que vous créez dans Excel peuvent être de ce type, surtout si votre entreprise ne compte pas sur l'utilisation d'états financiers et de formulaires hautement standardisés.

Planification de votre classeur

Lorsque vous créez un nouveau classeur à partir de rien, vous devez commencer par considérer la disposition et la conception des données. Lorsque vous planifiez mentalement, vous pouvez vous poser certaines des questions suivantes:

La disposition de la feuille de calcul nécessite-t-elle l'utilisation de tables de données (avec en-têtes de colonnes et de lignes) ou de listes?
Ces tableaux et listes de données doivent-ils être disposés sur une même feuille de calcul ou peuvent-ils être placés dans la même position relative sur plusieurs feuilles de calcul du classeur (comme les pages d'un livre)?
Les tableaux de données de la feuille de calcul utilisent-ils le même type de formules?
Certaines colonnes des listes de données de la feuille de calcul sont-elles renseignées à partir du calcul de la formule ou sont-elles extraites d'autres listes (appelées tables de recherche ) dans le classeur?
Toutes les données de la feuille de calcul seront-elles représentées graphiquement? Ces graphiques apparaîtront-ils dans la même feuille de calcul ( graphiques incorporés ) ou apparaîtront-ils sur des feuilles de calcul distinctes (appelées < feuilles de graphique )?

L'une des données de la feuille de calcul provient-elle de feuilles de travail dans des fichiers de classeur distincts?
À quelle fréquence les données de la feuille de calcul seront-elles mises à jour ou ajoutées?
Combien de données la feuille de calcul va-t-elle contenir?
Les données de la feuille de calcul seront-elles partagées principalement sous forme imprimée ou en ligne?
Toutes ces questions sont une tentative pour vous amener à considérer l'objectif et la fonction de base de la nouvelle feuille de calcul avant de commencer à la construire, afin que vous puissiez concevoir un design à la fois économique et entièrement fonctionnel.

Economie

L'économie est une considération importante car lorsque vous ouvrez un classeur, toutes ses données sont chargées dans la mémoire dynamique de votre ordinateur (appelée simplement

mémoire ). Cela ne pose aucun problème si le périphérique sur lequel vous exécutez Excel 2016 est l'un des ordinateurs de dernière génération avec plus de mémoire que vous ne pouvez en utiliser en même temps, mais cela peut poser problème si vous utilisez Excel. sur une petite tablette Windows avec un minimum de mémoire ou un smartphone avec une mémoire limitée ou partager le fichier classeur avec quelqu'un dont l'ordinateur n'est pas très bien équipé.En outre, en fonction de la quantité de données que vous fourrez dans le classeur, vous pouvez même voir Excel explorer et explorer plus vous travaillez avec lui. Pour éviter ce problème, veillez à ne pas remplir les tables de données et les listes de votre classeur avec des cellules d'espacement vides supplémentaires. Gardez les tables aussi rapprochées que possible sur la même feuille de calcul (avec une seule colonne vide ou une seule rangée comme séparateur, que vous pouvez ajuster pour la rendre aussi large ou haute que vous voulez) ou - si la conception le permet - gardez-les dans la même région de feuilles de travail consécutives.

Fonctionnalité

Avec l'économie, vous devez faire attention à la fonctionnalité de la feuille de calcul. Cela signifie que vous devez tenir compte de la croissance future lors de la sélection de l'emplacement de ses tables de données, listes et graphiques. Ceci est particulièrement important dans le cas des listes de données, car elles ont tendance à s'allonger de plus en plus au fur et à mesure que vous continuez d'ajouter des données, ce qui nécessite de plus en plus de lignes dans la même feuille. Cela signifie que vous devez généralement considérer toutes les lignes des colonnes utilisées dans une liste de données comme "hors limites". "En fait, positionnez toujours les diagrammes et les autres tables de support à droite de la liste plutôt qu'en dessous de la dernière ligne utilisée. De cette façon, vous pouvez continuer à ajouter des données à votre liste sans jamais devoir arrêter et déplacer d'abord un élément non apparent.

Cette préoccupation spatiale n'est pas la même lorsque vous placez une table de données qui totalise les valeurs dans les lignes et dans la table des colonnes. Par exemple, une table des ventes résume vos ventes mensuelles par article avec des formules qui calculent les totaux mensuels dans la dernière ligne de la table et les formules qui calculent les totaux des articles dans la dernière colonne. Dans cette table, vous ne vous souciez pas de déplacer d'autres éléments, tels que des graphiques incorporés ou d'autres tables de données de support ou non liées, car vous utilisez la capacité d'Excel d'étendre les lignes et les colonnes de la table.

Au fur et à mesure que la table se dilate ou se contracte, les éléments environnants se déplacent par rapport à et avec l'expansion et la contraction de la table. Vous effectuez ce type d'édition sur la table car l'insertion de nouvelles lignes et colonnes dans la table en amont des formules garantit qu'elles peuvent être incluses dans les calculs de totalisation. De cette façon, la ligne et la colonne des formules dans la table de données agissent comme une limite qui flotte avec l'expansion ou la contraction de ses données mais qui garde tous les autres éléments à distance.

Finalisation de la conception de votre classeur

Une fois que vous avez plus ou moins planifié l'emplacement de votre nouvelle feuille de calcul, vous êtes prêt à commencer à créer les nouvelles tables et listes. Voici quelques conseils généraux sur la façon de configurer une nouvelle table de données qui comprend des calculs de totalisation simples:

Entrez le titre de la table de données dans la première cellule, qui forme les bords gauche et supérieur de la table.

Entrez la ligne des en-têtes de colonne dans la ligne située sous cette cellule, en commençant dans la même colonne que la cellule avec le titre de la table.
Entrez les en-têtes des lignes dans la première colonne du tableau, en commençant par la première ligne qui contiendra les données.(Cela laisse une cellule vide où la colonne des en-têtes de ligne croise la ligne des en-têtes de colonne.)
Construisez la première formule qui résume les colonnes des entrées de cellule (encore vides) dans la dernière ligne de la table, puis copiez formule à travers toutes les autres colonnes de la table.
Construisez la première formule qui résume les lignes des entrées de cellule (encore vides) dans la dernière colonne de la table, puis copiez cette formule dans le reste des lignes de la table.
Formatez les cellules pour qu'elles contiennent les valeurs de la table, puis entrez-les dans leurs cellules ou entrez les valeurs à calculer, puis formatez leurs cellules. (Ceci est vraiment votre choix.)
Lors de la configuration d'une nouvelle liste de données dans une nouvelle feuille de calcul, entrez le nom de la liste dans la première cellule du tableau, puis entrez la ligne des en-têtes dans la ligne ci-dessous. Ensuite, entrez la première ligne de données sous les en-têtes de colonne appropriés.

Ouverture de nouveaux classeurs vides

Bien que vous puissiez ouvrir un nouveau classeur à partir de l'écran Excel dans la vue Backstage lorsque vous démarrez le programme pour la création d'une nouvelle feuille de calcul, vous rencontrerez des occasions où vous en aurez besoin. pour ouvrir votre propre classeur vide à partir de la zone de feuille de calcul elle-même. Par exemple, si vous lancez Excel en ouvrant un classeur existant qui doit être modifié et que vous passez à la création d'une nouvelle feuille de calcul, vous devez ouvrir un classeur vide (que vous pouvez faire avant ou après la fermeture du classeur avec lequel vous avez démarré Excel).

Le moyen le plus simple d'ouvrir un classeur vide consiste à appuyer sur Ctrl + N. Excel répond en ouvrant un nouveau classeur, qui reçoit un nom de livre générique avec le numéro inutilisé suivant (Book2, si vous avez ouvert Excel avec un Book1 vide). Vous pouvez également faire la même chose en mode Backstage en sélectionnant Fichier → Nouveau, puis en cliquant sur la vignette du classeur vide.

Dès que vous ouvrez un classeur vide, Excel active sa fenêtre de document. Pour revenir ensuite à un autre classeur que vous avez ouvert (ce que vous feriez si vous vouliez copier et coller certaines de ses données dans l'une des feuilles de calcul vides), cliquez sur son bouton dans la barre des tâches Windows ou appuyez sur Alt + Tab jusqu'à son icône. est sélectionné dans la boîte de dialogue qui apparaît au milieu de l'écran.

Si vous ouvrez un classeur vide par erreur, vous pouvez le fermer immédiatement en appuyant sur Ctrl + W, en choisissant Fichier → Fermer ou en appuyant sur Alt + FC. Excel ferme ensuite sa fenêtre de document et vous renvoie automatiquement à la fenêtre de classeur qui était à l'origine ouverte au moment où vous avez ouvert par erreur le classeur vide.