Comment utiliser votre répondeur automatique de messagerie Web hébergé - nuls

Les auto-répondeurs, ou auto-réponses, peuvent être des outils web vraiment utiles ou le fléau de votre existence, selon la façon dont vous Utilise les. Beaucoup de gens n'aiment pas recevoir des réponses automatisées lorsqu'ils ont passé du temps à rédiger un e-mail, mais ils ont utilisé la bonne méthode, les réponses automatiques peuvent être utiles.

L'idée d'un répondeur automatique est qu'il répond automatiquement à tous les messages que vous recevez. Cela peut être utile quand

• vous partez en vacances et que vous voulez faire savoir aux gens que vous ne répondrez qu'après une certaine date.

• Vous êtes particulièrement occupé et avez besoin d'un moyen de dire aux gens qu'ils peuvent recevoir une réponse différée à leurs e-mails.

• La boîte e-mail correspond à une adresse e-mail du service client ou à quelque chose de similaire. Un auto-répondeur peut informer le client que sa requête a été reçue et peut lui donner un temps de réponse estimé.

• Vous disposez d'une adresse e-mail uniquement utilisée pour l'envoi de courrier. Les réponses ne sont pas lues par quiconque et vous souhaitez informer l'expéditeur qu'elle a contacté cette adresse e-mail.

Pour configurer un répondeur automatique, vous devez créer un message électronique qui est automatiquement envoyé si nécessaire. Les étapes suivantes montrent comment configurer un répondeur automatique dans cPanel. Les autres panneaux de configuration diffèrent légèrement dans les étapes nécessaires pour en configurer un, mais le processus général est le même:

1. Connectez-vous à votre panneau de contrôle et accédez à la section courrier.

2. Cliquez sur Répondeurs automatiques.

   L'écran Modifier / Ajouter un répondeur automatique s'ouvre.

   

3. Dans la zone E-mail, entrez le compte de messagerie auquel vous voulez associer l'auto-répondeur.

4. Dans la zone De, tapez le nom dont vous voulez que l'e-mail provienne.

   Cela pourrait être votre nom ou votre équipe de service à la clientèle ou tout ce qui est le plus pertinent.

5. Dans la zone Objet, tapez la ligne d'objet que le lecteur doit voir.

   Cela pourrait être quelque chose comme Out of Office ou Merci pour votre demande.

6. Tapez le sujet principal de votre message électronique dans la zone Corps.

   Ce que vous entrez ici variera en fonction de l'objectif de l'auto-répondeur, mais en général votre message devrait expliquer pourquoi la réponse automatique a été envoyée et donner un certain temps pour une réponse non automatisée.

7. Définissez les dates de début et de fin de la réponse automatique.

   Ceci est important . Vous ne voulez pas que votre auto-répondeur dise toujours aux gens que vous êtes en vacances quand vous êtes de retour depuis une semaine.

L'une des plus grandes frustrations pour les utilisateurs de messagerie est d'obtenir des messages d'auto-répondeur inutiles.Voici quelques règles à suivre lors de l'utilisation d'auto-répondeurs:

• Assurez-vous que votre notification de vacances est désactivée à votre retour.

• Ne configurez pas un répondeur automatique qui vous répondra dans les deux heures si vous répondez rarement le même jour.

• Ne donnez pas trop peu d'informations. "Je suis en vacances" ne dit rien au destinataire. Il ne sait pas quand attendre une réponse.

• Ne donnez pas trop d'informations. Les gens n'ont pas besoin de votre horaire pour les deux prochaines semaines. Une explication simple que vous êtes occupé et une idée de quand ils peuvent s'attendre à une réponse sont suffisantes.