Vidéo: Enregistrer une facture d'achat simple 2024
Voici un bref résumé de cinq techniques puissantes pour minimiser les problèmes qui surviennent lorsque vous avez des personnes de différents niveaux de compétence et de fiabilité travaillant avec vos données QuickBooks:
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Comparez régulièrement les inventaires physiques avec les enregistrements de la comptabilité d'inventaire. Une chose que vous pouvez faire, à la fois pour minimiser vos pertes de stocks et pour maintenir des registres comptables précis, est de comparer régulièrement les comptes physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent. Fréquemment, compter les objets les plus précieux et les plus faciles à voler accomplit deux choses:
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Le retrait de stock est rapidement identifié.
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Le propriétaire de l'entreprise peut réduire le rétrécissement de l'inventaire en identifiant le type d'inventaire le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.
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Rapprocher les comptes bancaires. À mon avis, une autre chose que les propriétaires d'entreprise devraient faire est de réconcilier leurs propres comptes bancaires. Il arrive souvent que le personnel de la comptabilité commette un vol d'employés alors que les employés déterminent comment écrire des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est d'avoir le propriétaire réconcilier le relevé bancaire. De plus, toute transaction floconneuse et suspecte a tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire de l'entreprise examine de près les chèques.
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Séparer la comptabilité de la garde physique si possible. Dans une petite entreprise, il n'est pas toujours facile de séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou de la responsabilité physique pour cette activité. Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou de l'accès à cet inventaire. Un commis de magasin, par exemple, peut être en mesure de voler facilement des cigarettes et également ajuster les registres d'inventaire par le biais des ventes de cigarettes en caisse enregistreuse. Néanmoins, partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification intégrée des erreurs se produit. La personne qui effectue la comptabilisation vérifie indirectement la garde des biens par les gardiens physiques.
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Former les employés à l'utilisation de QuickBooks. Vous devriez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille, pour deux raisons fondamentales: quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de commettre des erreurs par inadvertance, et les documents comptables désordonnés camouflent le vol des employés.
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Fermez votre fichier QuickBooks. Voici une dernière technique à considérer. Bien que vous ne soyez pas obligé de clôturer l'exercice dans QuickBooks, vous pouvez toujours le faire afin de préserver l'intégrité de vos données.Voici comment procéder: Choisissez la commande Edition → Préférences, sélectionnez Comptabilité, sélectionnez l'onglet Préférences de la société, puis cliquez sur le bouton Date / Mot de passe de la date de clôture. Lorsque QuickBooks vous y invite, spécifiez une date de clôture et un mot de passe. Une fois que vous avez fourni cette information, QuickBooks interdit ou empêche les utilisateurs de modifier ou d'entrer des transactions antérieures à la date de clôture.
