5 Bons contrôles comptables qui minimisent le vol - les nuls

Voici un résumé de cinq techniques puissantes pour minimiser les problèmes qui surgissent lorsque vous avez des gens avec des niveaux de compétence et des niveaux différents de fiabilité en travaillant avec vos données QuickBooks:

• Comparez régulièrement les inventaires physiques avec les enregistrements de comptabilité d'inventaire. Une des choses que vous pouvez faire, à la fois pour minimiser vos pertes de stocks et pour maintenir des registres comptables précis, est de comparer régulièrement les comptes physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent.

  Cette approche consistant à compter fréquemment les objets les plus précieux et les plus faciles à voler accomplit deux choses:

  • Le rétrécissement de l'inventaire est rapidement identifié.

  • Le propriétaire de l'entreprise peut minimiser le rétrécissement de l'inventaire en identifiant le type d'inventaire le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.

• Rapprocher les comptes bancaires. Une autre méthode que les propriétaires d'entreprise doivent utiliser est de rapprocher leurs propres comptes bancaires. Il arrive souvent que le personnel de la comptabilité commette un vol d'employés alors que les employés déterminent comment écrire des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas.

  Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est de demander au propriétaire de rapprocher le relevé bancaire. De plus, toute transaction floconneuse et suspecte a tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire de l'entreprise examine de près les chèques.

• Séparer la comptabilité de la garde physique si possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou de la responsabilité physique pour cette activité.

  Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou de l'accès à cet inventaire. Un commis de magasin, par exemple, peut facilement être en mesure de voler des cigarettes et également ajuster les dossiers d'inventaire par le biais des ventes de cigarettes. Néanmoins, partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification intégrée des erreurs se produit. La personne qui effectue la comptabilisation vérifie indirectement la garde des biens par les gardiens physiques.

• Former les employés à l'utilisation de QuickBooks. Vous devriez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:

  • D'abord, quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs par inadvertance.

  • Deuxièmement, les documents comptables désordonnés camouflent le vol des employés.

• Fermez votre fichier QuickBooks. Bien que vous ne soyez pas obligé de clôturer l'exercice dans QuickBooks, vous pouvez toujours le faire pour préserver l'intégrité de vos données.Voici comment procéder:

  1. Choisissez la commande Edition → Préférences

  2. Sélectionnez Comptabilité → onglet Préférences de l'entreprise

  3. Cliquez sur le bouton Date / Mot de passe de la date de fermeture.

     Lorsque QuickBooks vous y invite, spécifiez une date de clôture et un mot de passe.

     Une fois que vous avez fourni cette information, QuickBooks interdit ou interdit aux utilisateurs de modifier ou de saisir des transactions antérieures à la date de clôture.