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Vous pouvez sélectionner les options de fonctionnement du flux de travail Approval dans SharePoint 2010 lorsque vous associez le flux de travail à votre bibliothèque. Pensez à un flux de travail en tant que processus métier que vous automatisez.
Supposons que vous disposiez d'un processus opérationnel pour examiner et approuver les contrats immobiliers. Ce processus peut inclure une personne rédigeant le contrat, en envoyant une copie par courrier électronique à quelqu'un qui l'examine, puis l'envoie par e-mail à quelqu'un d'autre pour approbation. Les flux de travail d'approbation dans SharePoint 2010 fournissent toutes ces options afin que vous puissiez automatiser le routage du document de la personne qui le rédige vers les révisions et les approbateurs du document.
La liste suivante décrit les options disponibles pour les workflows d'approbation:
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Approbateurs (Attribuer à): Individus et groupes auxquels les tâches d'approbation seront affectées. Si vous avez plusieurs approbateurs, vous pouvez également spécifier l'ordre dans lequel ils sont affectés à l'élément. Le statut d'approbation ne change pas de En attente à approuvé jusqu'à ce que tous les approbateurs aient approuvé l'élément.
À moins que l'option Annuler au rejet ne soit activée, si un approbateur rejette un article, l'approbation est transmise au prochain approbateur et n'est pas annulée comme prévu.
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Approbateurs (Ordre): Spécifie si les approbateurs recevront tous les tâches d'approbation en même temps ou si une personne approuve, si la tâche suivante est assignée à la tâche, etc.
Suivez la norme - organisez les approbateurs par ordre croissant d'importance afin de ne pas déranger le directeur jusqu'à ce que les gestionnaires l'aient approuvé.
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Ajouter une nouvelle étape: Vous permet d'ajouter une étape au processus d'approbation. Ne vous laissez pas emporter ici parce que vous devez gérer toutes ces étapes.
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Développer groupes: Si cette option est sélectionnée, attribue une tâche d'approbation à chaque individu de chaque groupe d'approbateurs, plutôt que d'affecter une seule tâche à l'ensemble du groupe. Si vous avez également spécifié une commande, tous les approbateurs du groupe étendu sont traités comme un approbateur et l'approbation leur est affectée lorsque le groupe l'est.
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Message de notification: Le message envoyé à chaque membre de chaque groupe d'approbation. Tous les approbateurs reçoivent le même message de notification.
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Date d'échéance pour toutes les tâches: Date à laquelle toutes les tâches non terminées sont considérées comme en retard; cela remplace les valeurs Durée pour les tâches série / Unités de durée.
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Durée pour les tâches en série: Nombre qui, avec le champ Unités de durée, détermine combien de temps chaque tâche en série peut être active avant d'être marquée en retard.
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Unités de durée: Avec l'option Durée pour les tâches série, détermine la durée pendant laquelle une tâche série peut être active avant d'être marquée en retard.
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CC: Notifie les personnes spécifiées lorsque le flux de travail est démarré mais ne leur attribue pas de tâches (sauf si elles figurent également dans le groupe Approbateurs).
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Annuler au rejet: Annule le flux de travail entier si un approbateur marque l'élément rejeté. L'élément passe à l'état Rejeté et l'auteur de l'élément est notifié.
Dans tous les cas, si l'option Annuler au refus est sélectionnée, lorsqu'un approbateur rejette l'élément, le processus d'approbation de ce cycle est interrompu jusqu'à ce que l'élément soit à nouveau soumis. Dressez la liste des critiques les plus sévères en tant qu'approbateurs antérieurs afin de réduire le nombre de fois que vous devez demander l'approbation de quelqu'un qui vous l'a déjà donné.
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Annuler à la modification: Annule le flux de travail si l'élément est modifié pendant l'exécution du flux de travail.
Si vous travaillez dans une industrie réglementée et que vous demandez l'approbation d'articles réglementés, activez cette option.
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Activer l'approbation du contenu: Pour obtenir les résultats les plus fiables, configurez votre flux de travail Approbation avant d'activer l'approbation du contenu.
Besoin de plus d'options? Vous pouvez créer vos propres flux de travail ou personnaliser les flux de travail d'approbation fournis par SharePoint à l'aide de SharePoint Designer 2010 ou de Visual Studio 2010.
