La méthode Fiddle-Faddle de comptabilité - mannequins

Le travail de préparation des états financiers - appelé comptabilité ou comptabilité - nécessite soit un tas de fiddle-faddling avec des chiffres ou apprendre à utiliser comptabilité en partie double. Pour produire ces déclarations avec un programme de comptabilité tel que QuickBooks 2012, vous devez utiliser la comptabilité en partie double.

Vous pouvez construire des états financiers en utilisant la méthode Fiddle-Faddle. Mais la méthode Fiddle-Faddle souffre de quelques faiblesses vraiment débilitantes. Ces faiblesses indiquent que vous avez besoin d'un meilleur outil. Plus précisément, vous avez besoin d'une comptabilité en partie double.

La plupart des petites entreprises - ou du moins les petites entreprises où les propriétaires ne sont pas déjà formés à la comptabilité - ont utilisé la méthode du fiddle-faddle. Par exemple, jetez un coup d'œil aux états financiers présentés dans les tableaux suivants. Le premier tableau montre le compte de résultat pour le jour par an que l'entreprise de stands de hot-dog imaginaire fonctionne.

Un compte de résultat simple pour le hot-dog

Chiffre d'affaires	13 000 $
Moins: coût des marchandises vendues	3 000
Marge brute	10 000 $ < Dépenses d'exploitation
Loyer
1 000 $	Salaires
4 000	Fournitures
1 000	Total des dépenses d'exploitation
6 000	bénéfice
4 000 $

Le tableau suivant présente le bilan au début du premier jour de fonctionnement.

Un bilan simple pour le hot-dog Stand

Actifs

Cash
1 000 $	Inventaire
3 000	Actif total
4 000 $	Passif
Créditeurs
2 000 $	Prêt à payer
1 000	Capitaux propres
S. Nelson, capitale
1 000	Total du passif et des capitaux propres
4 000 $

Avec la méthode de calcul du fiddle-faddle, vous calculez individuellement chaque nombre indiqué dans l'état financier. Par exemple, le chiffre d'affaires chiffre d'affaires est égal à 13 000 $. La méthode de fiddle-faddle de la comptabilité vous oblige à venir en quelque sorte avec ce numéro de chiffre d'affaires manuellement.

Vous pourrez peut-être trouver ce numéro en vous rappelant chacune des ventes que vous avez faites au cours de la journée. Ou, si vous préparez des factures ou des reçus de vente, vous pourrez peut-être trouver ce numéro en ajoutant toutes les ventes individuelles. Si vous avez une caisse enregistreuse, vous pouvez également être en mesure de trouver ce numéro en regardant la cassette de la caisse enregistreuse.

Les autres chiffres des revenus et dépenses sont calculés de la même manière grossière. Par exemple, les 1 000 $ de loyer sont calculés en se souvenant du montant que vous avez payé pour le loyer ou en regardant dans votre registre de chéquier et en trouvant le chèque que vous avez écrit pour le loyer.

Les valeurs du bilan sont produites à peu près de la même manière. Vous pouvez en déduire le solde de 1 000 $, par exemple, en consultant le chéquier ou, dans le pire des cas, le relevé bancaire. Vous pouvez déduire le solde de l'inventaire de 3 000 $ en ajoutant les valeurs des articles individuels. Vous pouvez calculer les montants des passifs et des capitaux propres de la même manière.

Certaines des valeurs indiquées dans un compte de résultat ou dans un bilan sont

enfichées , ce qui signifie qu'elles sont calculées à l'aide d'autres chiffres de l'état financier. Par exemple, vous ne recherchez pas le montant des bénéfices dans un endroit particulier; au lieu de cela, vous calculez le bénéfice en soustrayant les dépenses du revenu. Vous pouvez également, bien sûr, calculer des valeurs de bilan, telles que le total des actifs, les capitaux propres et la responsabilité totale des capitaux propres. La méthode du fiddle-faddle de comptabilité fonctionne raisonnablement bien pour une très petite entreprise aussi longtemps que vous avez un bon chéquier. Donc, pour une très petite entreprise, vous pourriez être en mesure de sortir avec cette approche brute et fragmentaire de la comptabilité.

Mais malheureusement, la méthode Fiddle-Faddle souffre de trois faiblesses horribles pour une entreprise qui n'a pas de finances super simples:

Ce n'est pas assez systématique pour être automatisé.

• Vous ne vous souciez peut-être pas que l'approche violon-faddle ne soit pas assez systématique pour l'automatisation. Une approche systématique comme la comptabilité en partie double peut être automatisée, comme le fait QuickBooks. Cette automatisation signifie que la tâche de préparation des états financiers nécessite peut-être cinq clics de souris. Parce que l'approche du fiddle-faddle ne peut pas être automatisée, chaque fois que vous voulez produire des états financiers, vous ou un pauvre collaborateur vous consacrez énormément de travail pour collecter les chiffres et toutes les données brutes nécessaires pour produire information.

  Il est très facile de perdre des détails.

• Vous voyez que l'entreprise de stands de hot-dogs n'engage que trois dépenses de fonctionnement: le loyer, les salaires et les fournitures. Si vous connaissez les catégories de dépenses d'exploitation encourues par l'entreprise, il est assez facile de consulter le registre des chèques pour trouver le ou les chèques qui paient le loyer, par exemple. Vous pouvez utiliser une approche similaire avec les salaires et les dépenses de fournitures. Cependant, que se passe-t-il si vous avez aussi une catégorie de dépenses publicitaires ou une dépense de licence commerciale, ou une autre catégorie facile à oublier? Si vous oubliez une catégorie, vous manquez des dépenses.

  Il ne permet pas de vérifier les erreurs de façon rigoureuse.

• La vérification des erreurs est importante pour les systèmes de comptabilité et de tenue de livres. Avec tous les nombres et les transactions qui circulent, les erreurs se glissent facilement dans le système.