Comment configurer un nouvel utilisateur dans QuickBooks Online Accountant - pour les nuls

Vidéo: QuickBooks en ligne - Création d'un utilisateur 2024

Si votre cabinet comptable a plus d'une personne qui a besoin d'accéder aux entreprises QuickBooks Online, la personne qui crée le QBOA compte - appelé, dans le langage QBOA, le administrateur principal - peut configurer les autres utilisateurs. Les autres utilisateurs obtiennent leurs propres informations de connexion et l'accès aux clients spécifiés par l'administrateur principal. pour ces clients, l'utilisateur peut accéder aux outils comptables. L'administrateur principal spécifie également le niveau d'accès de l'utilisateur aux informations de l'entreprise; un utilisateur peut avoir un accès basique, complet ou personnalisé.

L'utilisation d'informations de connexion QBOA distinctes permet de maintenir la sécurité dans QBOA, car de nombreuses informations financières (abonnements de produits et informations de facturation, par exemple) sont liées aux informations de connexion.

Alors, quelle est la différence, en termes de statut, entre accès basique, complet et personnalisé?

Les utilisateurs disposant d'un accès complet peuvent ouvrir et travailler dans les livres de l'entreprise ainsi que dans les entreprises clientes de QBO et peuvent accéder à la page de l'équipe et apporter des modifications aux privilèges de tout utilisateur.
Les utilisateurs ayant un accès de base peuvent accéder uniquement aux entreprises clientes QBO.
Les utilisateurs ayant un accès personnalisé n'ont rien d'autre qu'un accès basique ou complet avec au moins un ensemble de privilèges différent des paramètres par défaut de QBOA pour un accès basique ou complet.

Pour configurer plusieurs utilisateurs dans un compte QBOA, l'administrateur principal ou tout membre de l'entreprise ayant des privilèges d'accès complets à QBOA crée d'autres membres de l'entreprise; Au cours du processus, QBOA envoie un courriel aux autres membres de l'entreprise qui, pour cette discussion, seront appelés invités. Une fois qu'un invité accepte l'invitation, QBOA invite l'invité à configurer ses propres informations de connexion QBOA. Suivez ces étapes pour configurer un nouvel utilisateur dans un compte QBOA:

Connectez-vous à QBOA.
Cliquez sur Équipe dans la barre de navigation.
La page Equipe apparaît.
Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.
L'assistant Ajouter un utilisateur commence.
Sur la première page de l'assistant Ajouter un utilisateur, saisissez le nom, l'adresse e-mail et le titre du membre de l'équipe que vous souhaitez ajouter.
Le titre du membre de l'équipe est facultatif.
Cliquez sur Suivant.
La deuxième page de l'assistant Ajouter un utilisateur apparaît. Sur cette page, vous identifiez les privilèges liés à votre entreprise que vous souhaitez fournir au membre de l'équipe.
Sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez donner au membre de l'équipe.
Vous pouvez attribuer un accès de base, complet ou personnalisé. une description de chaque type d'accès apparaît sur le côté droit de la page. Attribuez un accès complet aux membres de l'équipe qui devraient avoir accès aux livres de votre entreprise.Attribuez un accès de base pour permettre à un membre de l'équipe d'accéder aux sociétés clientes de QBO uniquement.

Vous pouvez modifier les paramètres individuels. Si vous le faites, QBOA définit l'accès du membre de l'équipe à Personnaliser par défaut.
Cliquez sur Suivant.
Le dernier écran de l'assistant Ajouter un utilisateur apparaît. Sur cette page, vous identifiez les clients pour lesquels le membre de l'équipe devrait être en mesure d'effectuer un travail.
Désélectionnez les clients si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
QBOA ajoute le nouvel utilisateur à votre équipe et attribue un statut Invité à l'utilisateur. En outre, la colonne État de l'écran Equipe indique que QBOA a envoyé une invitation par e-mail à l'utilisateur, invitant l'utilisateur à rejoindre votre équipe. Une fois que l'utilisateur a répondu à l'invitation QBOA, le statut de l'utilisateur devient Actif dans la page Equipe de QBOA.

L'invitation par e-mail envoyée par QBOA ressemble à ceci.

Le destinataire clique sur le bouton Accepter l'invitation et, en supposant que l'invité ne dispose pas déjà d'informations de connexion pour QBOA, la page ci-dessous apparaît. Sur cette page, l'invité configure les informations de connexion QBOA en fournissant un identifiant utilisateur (qui n'a pas besoin d'être une adresse e-mail) et un mot de passe. Une fois que l'invité clique sur Créer un utilisateur, QBOA confirme que l'ID utilisateur est disponible, configure les informations de connexion et affiche une page sur laquelle un bouton Connexion apparaît. En cliquant sur le bouton Connexion, l'utilisateur est connecté à QBOA avec les privilèges attribués à l'utilisateur.