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QuickBooks Online facilite la gestion des charges sociales. Le processus de paie ne se limite pas à la préparation et à la production des chèques de paie. Sur un calendrier déterminé par l'IRS, vous devez remettre les taxes sur la masse salariale et déposer des déclarations de revenus.
Payer les taxes sur la masse salariale
Selon les règles établies par l'IRS, vous payez les taxes sur la masse salariale hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement, selon le montant dû (appelé impôt sur les salaires).
Vous devez effectuer des dépôts d'impôt fédéral par virement électronique. La plupart des gens font des dépôts d'impôt fédéral en utilisant le système fédéral de paiement des impôts (EFTPS), un service gratuit fourni par le ministère du Trésor des États-Unis, et QBOP utilise l'EFTPS.
Pour payer vos taxes sur la masse salariale, sélectionnez Taxes → Impôt sur la masse salariale pour afficher le Centre des taxes sur la masse salariale. Une fois que vous avez payé des employés, le Centre de la taxe sur la paie affiche les taxes dues, ainsi que leurs dates d'échéance et les dates limites de paiement électronique. Vous pouvez prévisualiser ce que vous devez en imprimant le rapport Responsabilité fiscale sur les salaires; Cliquez sur le lien Afficher votre relevé de responsabilité fiscale sur la page Centre des impôts sur la paie.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Payer les taxes, QBO affiche la page Payer les taxes, qui indique les montants des taxes sur les salaires que vous devez aux diverses autorités fiscales et quand les paiements sont dus.
Si vous «anticipez», c'est-à-dire que vous choisissez de consulter les obligations fiscales avant leur date d'échéance, les montants que vous voyez sont des estimations de vos passifs.
Lorsque vous cliquez sur le lien Créer un paiement à côté d'une ligne, QBO vous indique le montant que vous devez, réparti par poste d'impôt. En haut de l'écran, vous pouvez choisir de payer la responsabilité électroniquement en utilisant EFTPS ou effectuer le paiement vous-même. Si vous saisissez des fiches de paie historiques pour définir des informations de paie précises pour l'année en cours, choisissez d'effectuer le paiement vous-même (car vous avez probablement déjà effectué le paiement et vous souhaitez simplement l'enregistrer dans QBOP).
Cet exemple montre un exemple de société, et ce paiement potentiel quelques jours après son échéance. Ainsi, QBO affiche une note en haut de l'écran indiquant que les paiements en retard peuvent être soumis à des intérêts et des pénalités et fournir des informations sur les mesures que vous devriez prendre.
Une fois que vous avez terminé d'examiner les détails du paiement, y compris le mode de paiement (électronique ou manuel), le compte bancaire à partir duquel vous effectuez le paiement et la date de paiement, cliquez sur le bouton E-payment ou Record Payment bouton (selon que vous payez par voie électronique ou en effectuant vous-même le paiement) dans le coin inférieur droit de l'écran.QBO affiche une fenêtre de confirmation de paiement qui décrit la méthode de paiement, le type, la responsabilité, la date d'échéance, la date de paiement et le montant du paiement.
Répétez ce processus pour chaque charge d'impôt sur les salaires.
Préparer les formulaires d'impôt sur la paie
Tous les trimestres, vous devez remplir et produire une déclaration de revenus fédérale en utilisant le formulaire fédéral 941, qui indique le total des salaires que vous avez payés et le total des impôts que vous avez retenus et déposés. autorités fiscales au cours du trimestre. L'IRS vous permet de déposer le formulaire par voie électronique ou de poster le formulaire.
Si vous vivez dans un État qui impose un impôt sur le revenu des particuliers, vous devez généralement également produire un formulaire similaire pour votre état; consultez le site Web de votre état pour les règles que vous devez suivre pour les rapports de taxe sur les salaires. Votre état a probablement un formulaire de chômage d'état que vous devez préparer et soumettre aussi bien.
Lorsque vous cliquez sur Formulaires trimestriels dans la page Centre des taxes sur la paie, QBOP affiche les rapports que vous devez préparer et envoyer.
Cliquez sur le lien à droite de chaque formulaire, et QBOP affiche une page où vous pouvez choisir de déposer le formulaire par voie électronique et de prévisualiser le formulaire. Cliquez sur le bouton Afficher pour prévisualiser le formulaire et il apparaît à l'écran, avec des informations pré-remplies. L'aperçu du formulaire inclut également un ensemble d'outils que vous pouvez utiliser pour réviser, enregistrer et imprimer le formulaire. Et, lorsque vous faites défiler vers le bas du formulaire, les instructions de classement apparaissent.
Répétez le processus de révision et d'impression de chaque formulaire, le cas échéant.
