Planifiez votre nouveau système QuickBooks 2012 - les nuls

Si vous comprenez quelques gros éléments - ce que la comptabilité fait et ce que font les systèmes comptables - dès le début, vous constaterez que le processus d'installation de QuickBooks 2012 a beaucoup plus de sens.

Qu'est-ce que la comptabilité

Pensez à ce que fait la comptabilité. Les gens peuvent discuter sur les petits détails, mais la plupart seraient d'accord que la comptabilité fait les quatre choses importantes suivantes:

• Mesure les profits et les pertes

• Rapports sur la situation financière d'une entreprise (ses actifs, ses passifs et sa valeur nette)

• Fournit des registres détaillés des actifs, des passifs et des comptes de capitaux propres

• Fournit des informations financières à parties prenantes, en particulier à la gestion

Ce que les systèmes comptables font

Maintenant, jetez un bref coup d'œil sur les systèmes de comptabilité - ou du moins sur les systèmes de comptabilité des petites entreprises -

• Produire des états financiers, y compris des états des résultats, des bilans et d'autres rapports comptables.

• Générez des formulaires commerciaux, notamment des chèques, des chèques de paie, des factures, des relevés de client, etc.

• Tenir des registres détaillés des comptes clés, y compris espèces, comptes débiteurs (montants que les clients doivent à une entreprise), comptes fournisseurs (montants qu'une entreprise doit à ses fournisseurs), articles en stock, immobilisations, et ainsi de suite.

• Effectuer des fonctions de gestion de l'information spécialisées. Par exemple, dans l'industrie de l'édition, les éditeurs de livres paient souvent des redevances aux auteurs. La comptabilisation des redevances est donc une tâche que les systèmes de comptabilité des éditeurs de livres doivent normalement effectuer.

Ce que fait QuickBooks 2012

OK, une fois que vous comprenez ce que fait la comptabilité et ce que font généralement les systèmes comptables, vous pouvez voir ce que fait QuickBooks:

• Génère des états financiers

• Génère de nombreux formulaires commerciaux courants, y compris les chèques, les chèques de paie, les factures client, les relevés de client, les notes de crédit et les bons de commande

• Tient des registres détaillés d'une poignée de comptes clés: espèces, comptes débiteurs, comptes fournisseurs et inventaire. les quatre choses que vous attendez d'un système de comptabilité à faire. QuickBooks ne fournit pas la comptabilité spécialisée. Par exemple, QuickBooks ne fait pas de comptabilité des redevances.

Ce que QuickBooks 2012 ne fait pas

QuickBooks fait donc trois des quatre choses que font les systèmes comptables, mais il ne fait pas tout. QuickBooks est souvent une solution comptable incomplète. Veillez donc à définir vos attentes. Vous avez également, en général, besoin de trouver des solutions pour certaines de vos exigences comptables particulières.

QuickBooks offre aux utilisateurs et aux entreprises beaucoup de flexibilité. Ainsi, en revenant à l'exemple précédent, un éditeur de livres peut faire une grande partie de ce qu'il doit faire pour la comptabilité des redevances dans QuickBooks. Ce travail de comptabilité de redevances nécessite simplement une certaine quantité de violon pendant que l'entreprise met en place QuickBooks.

Cependant, QuickBooks (ou au moins les versions les plus populaires de QuickBooks) souffre de quelques faiblesses importantes:

QuickBooks Pro ne fournit pas un bon moyen de gérer la fabrication de l'inventaire. Toutefois, QuickBooks Premier et QuickBooks Enterprise Solutions prennent en charge la comptabilité de fabrication simple. (Ces versions de QuickBooks vous aident à prendre en compte le processus de transformation des matières premières en produits finis.)

• Seule QuickBooks Enterprise Solutions gère la situation de stockage des stocks dans plusieurs emplacements. En d'autres termes, QuickBooks Pro et QuickBooks Premier montrent simplement, par exemple, que vous avez 3 000 widgets. Il ne vous permet pas de garder trace du fait que vous avez 1 000 widgets à l'entrepôt, 500 widgets dans le magasin A et 1 500 widgets dans le magasin B.

• Malgré le fait que QuickBooks soit un solution incomplète et peut ne pas gérer l'inventaire comme vous le souhaitez ou le besoin, QuickBooks est toujours une très bonne solution. Qu'est-ce que QuickBooks fait, il le fait très bien. Considérez le fait que QuickBooks sera là pour longtemps.

Il est beaucoup plus probable qu'un logiciel de comptabilité avec 600 utilisateurs, par exemple, soit abandonné plutôt qu'un produit comme QuickBooks, qui compte 4 000 000 clients.