QuickBooks: 10 conseils financiers pour les propriétaires d'entreprise - les nuls

Les propriétaires d'entreprise devraient jouer un rôle actif dans le secteur financier afin de prévenir toute tentative de détournement ou de falsification. Passez en revue vos états financiers de QuickBooks, surveillez de près où va l'argent et sachez qui gère les finances. Gardez votre entreprise en sécurité et en bon état en suivant ces dix conseils financiers.

Signer tous vos propres chèques

Ce n'est pas un slam contre les teneurs de livres. Dans une petite entreprise, cependant, les gens (en particulier les comptables à charge complète) ont l'occasion de vous bamboozle facilement. En signant vous-même tous les chèques, vous tenez le pouls de vos sorties de fonds. Oui, cette pratique peut être un problème - vous devez parcourir les documents chaque fois que vous signez une pile de chèques - mais souvenez-vous de l'alternative.

Ne signez pas un chèque dans le mauvais sens

Si vous signez plusieurs chèques, vous pourriez être tenté d'utiliser une signature rapide et furieuse (inévitablement illisible). Bien que le fait de griffonner votre nom de manière illisible soit très sensé lorsque vous autographiez des balles de baseball, ne le faites pas lorsque vous signez des chèques. Une signature claire, en particulier une avec un sens du style personnel, est distinctive. Une ligne ondulée avec une croix et quelques points est facile à forger.

Vérifiez les chèques annulés avant que votre comptable ne

Assurez-vous de vérifier vos chèques annulés (l'image de chèque qui apparaît sur votre relevé bancaire) avant que quelqu'un d'autre ne voit le relevé bancaire mensuel.

Cette information n'a certainement rien à voir avec les teneurs de livres à la mode. Pourtant, un propriétaire d'entreprise peut déterminer si quelqu'un falsifie les signatures sur les chèques seulement en étant le premier à ouvrir le relevé bancaire et en examinant chacune des signatures sur les chèques annulés.

Si vous n'examinez pas les chèques, des employés peu scrupuleux - en particulier des comptables qui peuvent mettre à jour les enregistrements de compte bancaire - peuvent forger votre signature en toute impunité. Et ils ne seront pas pris s'ils ne surclassent jamais le compte.

Vérifiez à deux reprises le rapprochement bancaire

Un point connexe rapide: Si vous n'êtes pas la personne qui effectue le rapprochement bancaire, veillez à consulter le travail de rapprochement effectué par la personne qui effectue le rapprochement. (Probablement votre comptable?) Cette revue signifie non seulement qu'un autre ensemble d'yeux voit le travail et attrape des erreurs. Cette revue fournit une occasion de plus de s'assurer qu'aucune affaire drôle ne se produit.

Et, oh, un autre point gênant: ne vous sentez pas enclin à suivre les deux ou trois procédures précédentes?Alors vous - et non la banque - pouvez manger n'importe quelles pertes de trucs comme la falsification.

Choisissez un comptable qui connaît les ordinateurs

Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de demander une vérification des antécédents du FBI lors de l'embauche d'un aide-comptable. En fait, si vous utilisez QuickBooks, vous n'avez pas besoin d'embaucher des gens qui connaissent les systèmes de comptabilité des petites entreprises. Mais trouvez des gens qui savent comment garder un chéquier et travailler avec un ordinateur. Ils ne devraient pas avoir de problème à comprendre QuickBooks.

Bien sûr, vous ne voulez pas de quelqu'un qui vient de tomber du camion de navet. Mais même si vous embaucher quelqu'un qui est entré dans la ville sur un, vous n'aurez pas beaucoup de difficulté à mettre cette personne à jour avec QuickBooks.

Si vous le pouvez, trouvez un aide-comptable qui connaît la comptabilité en partie double et la paie

Voici quelques conseils sur les compétences techniques du candidat idéal. Un comptable qui connaît la comptabilité en partie double est très utile - bien que pour être juste, une telle connaissance n'est probablement pas essentielle.

Aussi, si vous le pouvez, trouvez quelqu'un qui sait comment faire la paie - et pas seulement les charges de la taxe fédérale sur les salaires, mais aussi le business de l'impôt sur les salaires de l'Etat. (Si vous ne trouvez pas ce type de personne, sachez que vous pouvez facilement externaliser la paie vers un grand service de paie.)

Examinez régulièrement vos états financiers

Produisez et regardez régulièrement le compte de profits et pertes de QuickBooks sans effort. génère. Habituez-vous à regarder votre bilan avec ses listes d'actifs et de passifs. Explorez et trouvez un autre rapport ou deux qui vous donne des indications utiles sur les rythmes et les rimes de votre entreprise. (En passant, toutes les erreurs que vous faites apparaîtront probablement comme des numéros maladroits sur votre bilan.)

Vous pouvez probablement garder une bonne idée de l'opération en regardant deux ou trois rapports faciles à comprendre. Et en jetant régulièrement un coup d'œil sur ces états financiers - disons une ou deux fois par semaine - vous transformez votre système de comptabilité en un outil utile à la fois pour détecter les opportunités alléchantes et pour éviter les pièges dangereux.

Voici une façon de gérer vos activités en consultant trois rapports QuickBooks:

Un compte de profits et pertes

• comparant les chiffres de l'année en cours et ceux de l'année précédente (pour que vous puissiez voir comment vous à faire dans l'année en cours par rapport à l'année précédente) Le récapitulatif des comptes débiteurs

• (vous pouvez voir quels clients et clients sont en retard) Le bilan

• (vous pouvez ainsi surveillez votre trésorerie et votre fonds de roulement et repérez toute chose amusante) Choisissez un système comptable approprié

Lorsque vous utilisez QuickBooks, vous utilisez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La comptabilité de caisse est acceptable lorsque les rentrées de fonds d'une entreprise reflètent ses ventes et que ses sorties de fonds reflètent ses dépenses. Cette situation n'est cependant pas le cas dans de nombreuses entreprises. Par exemple, un constructeur contractuel de maisons unifamiliales peut avoir des liquidités (en empruntant auprès des banques) mais ne peut pas faire d'argent. Alternativement, un propriétaire de prêteur sur gages qui prête de l'argent à un taux d'intérêt de 22 pour cent pourrait faire des tas d'argent, même si l'argent sort de l'entreprise tous les jours.

En règle générale, lorsque vous achetez et vendez des stocks, la comptabilité d'exercice fonctionne mieux que la comptabilité de caisse. Cependant, la comptabilité de caisse règle généralement les impôts sur le revenu.

Si QuickBooks ne fonctionne pas pour votre entreprise

QuickBooks est un excellent programme de comptabilité pour petites entreprises. Mais si QuickBooks ne semble pas répondre à vos besoins - si, par exemple, vous avez besoin d'un programme qui fonctionne mieux pour un fabricant ou qui comprend une fonctionnalité spécifique à l'industrie - vous voudrez peut-être l'un des plus compliqués) des forfaits de comptabilité pour les petites entreprises.

Avant de passer à QuickBooks Pro ou QuickBooks Premier, assurez-vous de consulter la version Enterprise Solutions de QuickBooks, qui coûte plus cher, mais qui fonctionne également pour les grandes entreprises. La version Enterprise de QuickBooks ressemble et fonctionne presque de la même manière que les versions "régulières". Si vous connaissez QuickBooks Pro ou QuickBooks Premier, en conséquence, vous savez déjà (ou surtout savez) QuickBooks Enterprise.

Si la version Enterprise de QuickBooks ne fonctionne pas, vous voudrez peut-être parler à votre comptable des paquets spécifiques à l'industrie. (Par exemple, si vous êtes un imprimeur commercial, certains fournisseurs peuvent avoir développé un logiciel de comptabilité spécial pour les imprimeurs commerciaux.)

Gardez les choses simples

Lorsque vous gérez les affaires financières des petites entreprises, gardez les choses aussi simples que possible. En fait, gardez vos affaires suffisamment simples pour savoir si vous gagnez de l'argent et si votre entreprise est en bonne santé.

Ces conseils sur la simplicité peuvent sembler étranges, mais parfois des gens très intelligents peuvent construire des structures financières monstrueusement complexes pour leurs entreprises, y compris des arrangements de crédit-bail compliqués, des partenariats labyrinthiques et des structures corporatives, et des accords sophistiqués de partage des bénéfices avec d'autres entreprises. Ces arrangements financiers super sophistiqués ne produisent pas de profit lorsque vous considérez tous les coûts. De plus, de tels arrangements complexes se transforment presque toujours en casse-têtes de gestion et d'enregistrement.