QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - les nuls

Par Stephen L. Nelson

Les actifs commerciaux peuvent inclure votre capacité à travailler avec le logiciel de comptabilité QuickBooks. Cette aide-mémoire pratique vous aide à développer votre savoir-faire en matière de comptabilité - préparation de la paie, assemblage des listes d'articles et suivi des commandes avec QuickBooks 2008.

Comment définir une date de clôture et un mot de passe dans QuickBooks

Ne vous obligez pas ou même laissez-vous «fermer» des mois et des années, comme l'ont fait les anciens systèmes de comptabilité manuels. (Lorsque vous avez «clôturé» une ancienne période comptable, vous avez effectivement réinitialisé les comptes de revenus et de dépenses et transféré le montant net dans les comptes de capitaux propres du propriétaire.)

Cependant, QuickBooks vous permet d'utiliser une date de clôture et un mot de passe. La date de clôture empêche un utilisateur d'entrer des transactions plus tôt que la date spécifiée. Si vous définissez un mot de passe de fermeture, par exemple, quelqu'un doit fournir ce mot de passe avant de saisir une transaction ou de modifier une transaction antérieure à la date de clôture. Si vous ne définissez pas de mot de passe de fermeture, quelqu'un qui tente d'entrer ou de modifier une transaction antérieure à la date de clôture est averti, mais il peut toujours créer ou modifier l'entrée.

Pour définir une date de clôture, choisissez Édition → Préférences, cliquez sur l'icône Comptabilité, cliquez sur l'onglet Préférences de la société, puis entrez la date de clôture (probablement la fin de la dernière année complète) dans la Date à laquelle les livres sont fermés. Pour utiliser un mot de passe de fermeture, cliquez sur le bouton Définir le mot de passe et utilisez la boîte de dialogue affichée par QuickBooks pour créer le mot de passe de fermeture.

Préparez-vous à faire la paie avec QuickBooks 2008

Si vous voulez utiliser l'une des options du service Payroll de QuickBooks parce que vous voulez économiser de l'argent, vous n'avez pas peur d'un peu de paperasse, ou peut-être voulez-vous la flexibilité supplémentaire de le faire? vous-même, vous devez vous inscrire pour la saveur appropriée du service.

Pour configurer une option de service de paie, préparez-vous à sauter sur Internet. Procédez comme suit:

1. Dans QuickBooks, sélectionnez Employés → Paie → Commander le service de paie.

   QuickBooks se connecte à Internet et affiche la première page d'un formulaire Web de plusieurs pages qui vous permet de signer et de configurer le service QuickBooks Payroll.

2. Suivez les instructions à l'écran.

   Remarque: La configuration du service QuickBooks Paie nécessite que vous disposiez d'informations précises sur la paie depuis le début de l'année pour tous vos employés, ainsi que d'informations sur les taux de retenue à la source. Vous voudrez collecter toutes ces informations avant de commencer. Le processus de mise en place de la paie - en supposant que vous avez l'information à portée de main et que vous avez seulement une poignée d'employés - ne devrait pas prendre beaucoup plus d'une demi-heure.

3. Planifiez votre paie.

   Une fois que vous vous êtes inscrit au service de paie QuickBooks et que vous l'avez configuré indirectement, vous devez planifier vos prochaines activités de paie. Pour ce faire, choisissez la commande Employés → Ajouter ou modifier les calendriers de paie.

   Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre Liste des horaires de paie, cliquez sur le bouton Calendrier de paie, puis sur Nouveau. Lorsque QuickBooks vous y invite, décrivez la paie que vous planifiez. Par exemple, si vous configurez une paie hebdomadaire, nommez la paie comme la paie du vendredi. De plus, décrivez la fréquence hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, etc.

4. Décrivez vos employés.

   Vous devez décrire chacun de vos employés et vous devez identifier le calendrier de paie auquel ils appartiennent. Choisissez Employés → Centre des employés. Cliquez sur le bouton Nouvel employé. Ensuite, utilisez les onglets de la fenêtre que QuickBooks affiche pour indiquer le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale, etc. de l'employé. Notez que vous utilisez l'onglet Paie et rémunération pour spécifier le salaire ou le salaire de l'employé et pour affecter l'employé à une liste de paie planifiée.

Désactivation des éléments de liste dans QuickBooks 2008

L'une des fonctionnalités intéressantes de QuickBooks est qu'il vous permet de simplifier vos listes en masquant les éléments qui ne sont plus actifs, y compris ceux que vous prévoyez d'activer plus tard. Si vous avez des employés saisonniers, vous pouvez les cacher de votre liste d'employés pendant les périodes de l'année où ils ne travaillent pas. Ou si vous vendez des porte-clés commémoratifs seulement tous les cinq ans, vous pouvez les empêcher d'encombrer votre liste d'objets dans les années hors. Vous pouvez également désactiver les clients et les fournisseurs de leurs listes respectives.

Pour désactiver un élément d'une liste, il suffit d'ouvrir la liste et de double-cliquer sur l'élément. Lorsque QuickBooks ouvre l'élément, l'employé, le client ou le fournisseur que vous souhaitez désactiver, cochez la case L'élément est inactif. (Le nom de la case à cocher change en fonction de ce que vous essayez d'inactiver.) Cliquez ensuite sur OK. QuickBooks cache ce membre de votre liste. La prochaine fois que vous affichez la liste, la zone Inclure les inactifs apparaît.

Pour afficher et modifier les membres masqués de votre liste, cliquez simplement sur la case Inclure les éléments inactifs. Les membres inactifs apparaissent avec des icônes X à côté d'eux. Si vous voulez réactiver un membre, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône X, et le membre est réactivé.

QuickBooks garde la trace des bons de commande

Vous pouvez créer des bons de commande QuickBooks même si vous commandez des produits par téléphone ou via le World Wide Web, c'est-à-dire lorsque vous ne demandez pas de biens par écrit. Remplir les commandes d'achat vous permet de déterminer quels articles vous avez en commande et quand les articles arriveront. Tout ce que vous aurez à faire est de demander à QuickBooks: «Qu'est-ce qui est en commande, et quand cela arrive-t-il, de toute façon? «Plus jamais tu n'auras à te creuser la tête pour te rappeler si tu as commandé ces trucs et ces trucs.

Et quand la facture arrivera, vous l'aurez déjà sur le formulaire d'achat. Après avoir écrit tous les articles sur votre bon de commande, vous n'avez pas à remplir un onglet Articles sur votre chèque lorsque vous payez la facture.Ou, si vous payez des factures avec la méthode des comptes fournisseurs, vous n'avez pas à remplir l'onglet Articles de la fenêtre Saisir les factures. Lorsque les articles arrivent, tout ce que vous avez à faire est de le faire savoir à QuickBooks; les articles sont immédiatement ajoutés à votre liste d'inventaire.

Utilisez les bons de commande pour les articles que vous commandez, c'est-à-dire pour les articles que vous recevrez et que vous paierez dans le futur. Si vous achetez des articles au comptoir ou recevez des articles que vous n'avez pas commandés, vous n'avez évidemment pas besoin d'un bon de commande. Ce que vous devez faire, c'est simplement payer la facture et l'inventaire des articles que vous venez d'acheter.