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QuickBooks 2012 vous permet de configurer plusieurs mots de passe pour le fichier de données QuickBooks 2012. Ce qui est vraiment intéressant à ce sujet, c'est que vous pouvez dire à QuickBooks 2012 de limiter certains utilisateurs et mots de passe pour ne faire que certaines choses.
Le propriétaire de l'entreprise, par exemple, peut avoir un mot de passe lui permettant de faire n'importe quoi. Mais un nouveau comptable, par exemple, peut avoir un mot de passe qui lui permet seulement d'enregistrer des factures dans le système.
Si plus d'une personne utilise QuickBooks 2012, vous devez configurer des mots de passe supplémentaires. Pour cela dans QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, procédez comme suit:
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Choisissez la commande Société → Utilisateurs → Configurer les utilisateurs et les rôles.
QuickBooks 2012 affiche la boîte de dialogue Liste d'utilisateurs, comme indiqué dans l'illustration ci-dessous. La boîte de dialogue Utilisateurs et rôles identifie les utilisateurs pour lesquels l'accès QuickBooks a été configuré et les rôles que QuickBooks peut remplir lors de l'utilisation de QuickBooks. La liste des utilisateurs, qui s'affiche dans l'onglet Liste des utilisateurs de la boîte de dialogue, identifie également les personnes actuellement connectées au système.
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Dites à QuickBooks 2012 que vous voulez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Nouveau.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Nouvel utilisateur, comme indiqué.
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Identifiez l'utilisateur et indiquez un mot de passe.
Vous devez attribuer un nom d'utilisateur à chaque utilisateur pour lequel vous définissez un mot de passe. Pour ce faire, entrez un nom court (peut-être le prénom de l'utilisateur) dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur dans la zone de texte Mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le mot de passe.
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Identifiez le (s) rôle (s) de l'utilisateur.
Utilisez la zone de liste Available Roles pour sélectionner les rôles (ou fonctions) que l'utilisateur doit remplir. Ajoutez ensuite le rôle sélectionné à la liste des rôles assignés de l'utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter. La figure suivante montre l'utilisateur Susan avec comptable répertorié comme un rôle attribué. Pour supprimer un rôle d'un utilisateur, sélectionnez le rôle dans la zone de liste Rôles attribués, puis cliquez sur Supprimer.
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(Facultatif) Modifiez les rôles si nécessaire.
Vous pouvez affiner les rôles que vous, avec l'aide de QuickBooks, assignez. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Rôles dans la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, puis cliquez sur le rôle que vous souhaitez modifier et sur le bouton Modifier.
Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier le rôle (voir illustration ci-dessous), sélectionnez une activité ou zone de comptabilisation dans la liste Zones et activités, puis utilisez les boutons Niveau d'accès à la zone pour spécifier ce qu'un utilisateur peut faire.
Vous pouvez indiquer que l'utilisateur ne doit pas avoir accès en sélectionnant l'accès Aucun, Complet ou Partiel via le bouton radio approprié.Si l'utilisateur doit avoir un accès partiel, sélectionnez le bouton Partiel puis cochez ou décochez les cases Créer, Modifier, Supprimer, Imprimer et Afficher la balance. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées aux rôles et revenir à la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles.
En règle générale, en ce qui concerne les contrôles comptables, vous voulez fournir le montant minimal d'accès. Si une personne n'a pas besoin d'accéder au fichier de données QuickBooks pour les tâches quotidiennes, vous devez sélectionner le bouton Aucun.
Plus votre système de comptabilité est souple, plus le risque est grand que quelqu'un puisse introduire des erreurs dans le système et plus il est facile pour quelqu'un de vous voler.
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(Facultatif) Vérifiez vos autorisations d'utilisateur.
Après avoir configuré un utilisateur, vous devez (juste pour être prudent) vérifier les autorisations que vous avez données à l'utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste d'utilisateurs de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations.
Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Afficher les autorisations, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher. L'illustration suivante montre la fenêtre Afficher les autorisations, qui affiche une liste très détaillée de ce que l'utilisateur peut et ne peut pas faire.
