QuickBooks 2012 Pro et Premier dans un environnement multi-utilisateur - mannequins

QuickBooks Pro et Premier 2012 vous permettent de configurer plusieurs mots de passe pour le fichier de données QuickBooks. Ce qui est vraiment intéressant, c'est que vous pouvez dire à QuickBooks de limiter certains utilisateurs et mots de passe pour ne faire que certaines choses.

Le propriétaire de l'entreprise, par exemple, peut avoir un mot de passe lui permettant de faire n'importe quoi. Mais un nouveau comptable, par exemple, peut avoir un mot de passe qui lui permet seulement d'enregistrer des factures dans le système.

Pour configurer d'autres utilisateurs et mots de passe dans les éditions QuickBooks Pro et QuickBooks Premier 2012, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Société → Configurer les utilisateurs et mots de passe → Configurer les utilisateurs.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Liste d'utilisateurs, qui identifie tous les utilisateurs pour lesquels l'accès QuickBooks a été configuré et qui est actuellement connecté au système.

2. Dites à QuickBooks que vous souhaitez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès.

3. Identifiez l'utilisateur et indiquez un mot de passe.

   Donnez à chaque utilisateur pour lequel vous définissez un mot de passe un nom d'utilisateur en saisissant un nom abrégé - peut-être le prénom de l'utilisateur - dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur dans la zone de texte Mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le mot de passe.

4. Cliquez sur Suivant pour continuer, puis indiquez si vous souhaitez limiter l'accès au nouvel utilisateur.

   Lorsque QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Configurer le mot de passe utilisateur et l'accès, indiquez si vous souhaitez limiter l'accès et les droits de l'utilisateur. Si vous voulez limiter l'accès et les droits ( droits sont simplement les choses que l'utilisateur peut faire), sélectionnez le bouton radio Selected Areas of QuickBooks.

   Si vous voulez que l'utilisateur puisse faire quoi que ce soit, sélectionnez le bouton radio Toutes les zones de QuickBooks. Si vous indiquez que le nouvel utilisateur doit avoir accès à toutes les zones de QuickBooks, vous avez fini de configurer le mot de passe de l'utilisateur. Vous pouvez ignorer les étapes restantes.

5. Cliquez sur Suivant pour continuer, puis décrivez l'accès aux informations et aux tâches relatives aux ventes et aux comptes clients.

   Une fois l'étape 4 terminée, QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès utilisateur. C'est la première de dix boîtes de dialogue qui vous guidera à travers une interview en posant des questions détaillées sur le type d'accès que chaque utilisateur devrait avoir à un domaine particulier.

6. Cliquez sur Suivant, puis décrivez les achats et les droits des comptes fournisseurs.

   Après avoir terminé l'étape 5 en cliquant sur Suivant, QuickBooks affiche la quatrième boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès, qui vous permet de spécifier l'accès de ce nouvel utilisateur aux zones achats et comptes fournisseurs.Vous pouvez sélectionner le bouton radio Pas d'accès, Accès total ou Accès sélectif et l'un des boutons subsidiaires Accès sélectif.

7. Cliquez sur Suivant, puis décrivez les droits et l'accès restants.

   Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant affiché en bas de chaque version de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès, QuickBooks affiche plusieurs autres versions de la boîte de dialogue utilisée par QuickBooks pour vous interroger sur les droits et accès.

   Vous limitez les droits dans chacun de ces autres domaines de la même manière que vous le faites pour les zones des ventes et des comptes clients et des zones des achats et des comptes fournisseurs. Soyez juste réfléchi au fur et à mesure et limitez les capacités de l'utilisateur. Vous voulez que les utilisateurs aient les droits nécessaires pour faire leur travail, mais vous ne voulez pas leur donner plus de droits qu'ils n'en ont besoin.

8. Indiquez si l'utilisateur peut modifier ou supprimer des transactions.

   Après avoir parcouru à peu près une demi-douzaine de versions des boîtes de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès pour les utilisateurs, QuickBooks affiche la version de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès. boîte. En général, vous souhaitez limiter les capacités d'un utilisateur à modifier ou supprimer des transactions.

9. Cliquez sur Suivant, puis passez en revue vos décisions relatives aux droits.

   Une fois que vous avez cliqué sur Suivant, QuickBooks affiche la version finale de la boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès de l'utilisateur. Il identifie les droits d'utilisateur que vous avez attribués ou autorisés. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour examiner les droits de quelqu'un. Si vous réalisez que vous avez affecté des droits de manière incorrecte, cliquez sur le bouton Précédent pour revenir aux boîtes de dialogue où vous avez fait une erreur.

10. Une fois que vous avez terminé l'examen des droits et de l'accès des utilisateurs, cliquez sur Terminer.

    À partir de maintenant, le nouvel utilisateur pourra utiliser QuickBooks; Cependant, ses droits sont limités à ce que vous avez spécifié.