Vidéo: 19 Les documents de commande facture versus bon de livraison 2024
Vous devez connaître quelques éléments lors de la création d'un bon de commande dans QuickBooks 2012. De nombreuses petites entreprises n'utilisent pas de bons de commande. Mais quand ils atteignent une certaine taille, de nombreuses entreprises décident de les utiliser parce que les commandes d'achat deviennent des enregistrements permanents des articles que vous avez commandés.
De plus, l'utilisation des bons de commande formalise souvent le processus d'achat dans une entreprise. Par exemple, vous pouvez décider que personne dans votre entreprise ne peut acheter quoi que ce soit qui coûte plus de 100 $, sauf s'il obtient un bon de commande. Si vous êtes le seul à pouvoir émettre des ordres d'achat, vous avez effectivement contrôlé les activités d'achat grâce à cette procédure.
Voici quelques observations importantes à noter:
-
Tous les achats ne méritent pas un bon de commande. Si vous n'avez pas l'habitude de travailler avec des commandes d'achat, il est facile d'aller trop loin lorsque vous commencez à utiliser cet outil pratique. Néanmoins, gardez à l'esprit que tous les achats ne justifient pas les commandes d'achat.
-
Utilisez les bons de commande pour gérer les achats. Généralement, les entreprises utilisent les bons de commande pour contrôler et documenter les achats. En effet, de nombreux achats ne nécessitent pas vraiment de bon de commande.
Les montants que vous avez convenu d'acheter et qui sont documentés dans des contrats types, comme les factures de la compagnie de téléphone, de la compagnie de gaz et de votre propriétaire, n'ont évidemment pas besoin de bons de commande. En outre, les achats modestes comme les fournitures de bureau n'ont souvent pas non plus besoin de bons de commande. Vous avez certainement besoin d'un moyen de contrôler ces dépenses, mais les bons de commande ne sont probablement pas la solution.
-
Envisagez d'autres outils de contrôle complémentaires. D'autres contrôles budgétaires tels que «l'approbation du superviseur» ou un simple budget fonctionnent souvent tout aussi bien.
