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La fenêtre de rapport de QuickBooks 2012 propose généralement huit boutons différents: Modifier le rapport, Mémoriser, Imprimer, E-mail, Exporter, Masquer l'en-tête, Réduire et Actualiser. Vous pouvez découvrir ce que font ces boutons de commande par expérimentation.
Le bouton Modifier le rapport affiche la boîte de dialogue Modifier le rapport. Vous utilisez ce bouton de commande pour personnaliser un rapport.
Le bouton Mémoriser affiche la boîte de dialogue Mémoriser le rapport. La boîte de dialogue Mémoriser le rapport vous permet de mémoriser, ou de sauvegarder définitivement un ensemble particulier de paramètres de création de rapport. Après avoir mémorisé ces paramètres, vous pouvez ensuite produire le même rapport en choisissant le rapport mémorisé dans le sous-menu Rapports → Rapports mémorisés.
Vous pouvez enregistrer un rapport mémorisé dans le groupe de rapports mémorisés et dans un groupe de rapports mémorisés. Pour ce faire, sélectionnez la case à cocher Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé. Utilisez ensuite la liste déroulante Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé pour sélectionner le groupe de rapports dans lequel le rapport mémorisé doit être enregistré.
Le bouton Commande d'impression vous permet d'imprimer le rapport. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, QuickBooks (parfois après un peu d'agacement) affiche la boîte de dialogue Imprimer les rapports. La boîte de dialogue Imprimer les rapports vous permet de choisir comment le rapport doit être imprimé et où il doit être imprimé.
Par exemple, l'onglet Paramètres vous permet de choisir l'imprimante, sélectionner une orientation de la page (portrait ou paysage), spécifier que vous voulez seulement imprimer une plage des pages du rapport, et contrôler le saut de page.
L'onglet Marges du menu Imprimer les rapports vous permet de spécifier les marges que QuickBooks doit utiliser sur les pages de rapport imprimées. Vous spécifiez les marges supérieure, droite, inférieure et gauche en pouces.
Cliquez sur le bouton Aperçu, fourni dans la boîte de dialogue Imprimer les rapports, pour afficher la fenêtre de prévisualisation. La fenêtre de prévisualisation montre à quoi ressemblent vos pages de rapport imprimées. La fenêtre Aperçu comprend également des boutons permettant de faire défiler les pages précédentes et suivantes du rapport, d'effectuer un zoom avant et arrière sur le rapport et d'imprimer le rapport sur papier.
Après avoir utilisé l'onglet Paramètres et l'onglet Marges pour spécifier comment QuickBooks doit imprimer un rapport, cliquez sur Imprimer. QuickBooks envoie le rapport à votre imprimante.
Le bouton de commande par courrier électronique vous permet d'envoyer une copie du rapport en pièce jointe par courrier électronique. Lorsque vous cliquez sur Email, QuickBooks démarre votre programme de messagerie pour vous.
Si vous cliquez sur le bouton Excel , QuickBooks affiche la boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel.La boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel vous permet de prendre les informations dans un rapport et de les copier dans un fichier qu'un tableur, tel que Microsoft Excel, peut facilement ouvrir.
Vous pouvez envoyer la copie vers une nouvelle feuille de calcul Excel, vers une feuille de calcul Excel existante ou vers un fichier. Fichier csv (valeurs séparées par des virgules), qui peut être ouvert par n'importe quel tableur ou programme de base de données.
Pour copier le rapport dans un nouveau classeur, sélectionnez l'option Créer une feuille de calcul Excel, puis l'option Dans un nouveau classeur. Pour copier le rapport dans une nouvelle feuille de calcul dans un classeur existant, sélectionnez l'option Créer une feuille de calcul Excel, l'option Dans le classeur existant, puis entrez le chemin d'accès et le nom du classeur dans la zone de texte.
(Si vous ne connaissez pas le chemin et le nom du classeur, cliquez sur le bouton Parcourir, puis utilisez la boîte de dialogue affichée par QuickBooks pour localiser le fichier du classeur.)
Si vous souhaitez copier le rapport dans un Dans la feuille de calcul Excel existante, sélectionnez l'option Mettre à jour une feuille de calcul Excel existante. QuickBooks entraîne ensuite Excel pour actualiser le classeur précédemment exporté.
Enfin, si vous souhaitez copier les informations du rapport dans un fichier de valeurs séparées par des virgules (format de fichier pouvant être ouvert par n'importe quel tableur ou programme de base de données), sélectionnez l'option Fichier séparé par virgule.
Si vous cliquez sur le bouton Avancé dans la boîte de dialogue Exporter le rapport, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Options d'exportation avancées.
Cette boîte de dialogue vous permet de contrôler le formatage de QuickBooks dans Excel (avec les cases à cocher Options de formatage), d'activer ou de désactiver certaines fonctionnalités de mise en forme Excel (avec les cases à cocher Fonctions Excel) et de configurer des informations préliminaires sur l'impression des classeurs dans Excel (faites-le avec les boutons radio Options d'impression).
Tout cela se rapporte au fonctionnement d'Excel. Si vous êtes à l'aise avec Excel, allez-y et apportez les modifications souhaitées. Si vous n'êtes pas à l'aise avec Excel, n'hésitez pas à accepter les suggestions par défaut de QuickBooks. Vous pouvez changer tout cela plus tard, plutôt facilement, dans Excel.
Le bouton Masquer l'en-tête et le bouton Réduire modifient la façon dont le rapport apparaît dans la fenêtre de rapport et, s'il est imprimé, sur la page.
Vous cliquez sur le bouton Masquer l'en-tête pour supprimer les informations d'en-tête, telles que le nom de la société. Si vous masquez l'en-tête, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Masquer l'en-tête pour remplacer l'en-tête.
Le bouton Réduire réduit les détails d'un rapport. QuickBooks n'affiche pas les sous-comptes sur un rapport réduit - uniquement les comptes.
Pour annuler un rapport que vous avez précédemment réduit, cliquez sur le bouton Développer. QuickBooks remplace le bouton Réduire par le bouton Développer lorsque la fenêtre Rapport affiche un rapport réduit.
Le bouton Actualiser indique à QuickBooks de mettre à jour les informations d'un rapport pour les modifications apportées au fichier de données QuickBooks. Cela semble fou au premier abord, mais vous pouvez réellement laisser les fenêtres de rapport ouvertes. Cela signifie qu'une fenêtre de rapport peut afficher un état des profits et des pertes, par exemple, il y a une semaine.
Si vous avez entré plusieurs transactions la semaine dernière, les données du rapport peuvent ne plus être correctes. En cliquant sur le bouton Actualiser, QuickBooks sait qu'il doit mettre à jour le rapport pour les changements les plus récents.
