QuickBooks 2013 Pro et Premier dans un environnement multi-utilisateur - mannequins

QuickBooks Pro et Premier 2013 vous permettent de configurer plusieurs mots de passe pour le fichier de données QuickBooks. Ce qui est vraiment intéressant, c'est que vous pouvez dire à QuickBooks d'autoriser certains utilisateurs et mots de passe à faire certaines choses.

Le propriétaire de l'entreprise, par exemple, peut avoir un mot de passe lui permettant de faire n'importe quoi. Mais un nouveau commis comptable, par exemple, peut avoir un mot de passe qui lui permet seulement d'enregistrer des factures dans le système.

Pour configurer d'autres utilisateurs et mots de passe dans les éditions QuickBooks Pro et QuickBooks Premier 2013, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Société → Configurer les utilisateurs et mots de passe → Configurer les utilisateurs.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue Liste d'utilisateurs. La boîte de dialogue Utilisateurs et rôles identifie les utilisateurs pour lesquels l'accès QuickBooks a été configuré et les rôles que QuickBooks peut remplir lors de l'utilisation de QuickBooks. La liste Utilisateurs, dans l'onglet Liste des utilisateurs de la boîte de dialogue, identifie également les personnes actuellement connectées au système.

2. Dites à QuickBooks que vous voulez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Configurer le mot de passe et l'accès.

3. Identifiez l'utilisateur et indiquez un mot de passe.

   Donnez à chaque utilisateur pour lequel vous définissez un mot de passe un nom d'utilisateur. Pour ce faire, entrez un nom court (peut-être le prénom de l'utilisateur) dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur dans la zone de texte Mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le mot de passe.

4. Identifier le (s) rôle (s) de l'utilisateur.

   Utilisez la zone de liste Available Roles pour sélectionner les rôles (ou fonctions) que l'utilisateur doit remplir. Ajoutez ensuite le rôle sélectionné à la liste des rôles assignés de l'utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour déplacer un rôle d'un utilisateur, sélectionnez le rôle dans la zone de liste Rôles attribués, puis cliquez sur Supprimer.

   La zone de description située en bas de la boîte de dialogue Nouvel utilisateur décrit le rôle de manière plus détaillée, y compris le type d'utilisateur QuickBooks auquel le rôle sélectionné est généralement attribué.

5. (Facultatif) Modifiez les rôles si nécessaire.

   Vous pouvez affiner les rôles que vous, avec l'aide de QuickBooks, assignez. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Rôles dans la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, cliquez sur le rôle que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton Modifier. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier un rôle, sélectionnez une activité ou une zone de comptabilisation dans la liste des domaines et des activités, puis utilisez les boutons Niveau d'accès à la zone pour spécifier ce qu'un utilisateur avec le rôle sélectionné peut faire.

   Vous pouvez indiquer que l'utilisateur ne doit pas avoir accès en sélectionnant le bouton radio Aucun.Vous pouvez indiquer que l'utilisateur doit avoir un accès complet en sélectionnant le bouton d'option Complet. Si l'utilisateur doit avoir un accès partiel, sélectionnez le bouton Partiel puis cochez ou décochez les cases Créer, Modifier, Supprimer, Imprimer et Afficher la balance. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et revenir à la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles.

   Vous pouvez voir l'accès initial d'un rôle en sélectionnant l'une des entrées dans la liste des zones et des activités. QuickBooks utilise les boutons et les zones du niveau d'accès à la zone pour afficher les paramètres actuels du rôle.

6. (Facultatif) Vérifiez vos autorisations d'utilisateur.

   Après avoir configuré un utilisateur, vous devez (juste pour être prudent) vérifier les autorisations que vous avez données à l'utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste d'utilisateurs de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations.

   Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Afficher les autorisations (non affichée), sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Affichage pour afficher la fenêtre Afficher les autorisations, qui affiche une liste très détaillée de ce que l'utilisateur peut faire ou ne pas faire.

7. (Facultatif) Vérifiez vos modifications de rôle.

   Si vous apportez des modifications aux autorisations d'un rôle, vous souhaiterez probablement également examiner ces modifications. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste des rôles de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez le rôle et cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la boîte de dialogue Afficher les autorisations qui répertorie les rôles que vous et QuickBooks avez définis.

   Sélectionnez le rôle que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la fenêtre Afficher les autorisations avec une liste détaillée de ce que quelqu'un avec le rôle peut et ne peut pas faire.

8. Une fois que vous avez terminé l'examen des autorisations d'utilisateur et de rôle, cliquez sur Fermer pour fermer toutes les fenêtres ouvertes, puis cliquez sur le bouton Annuler ou Fermer pour fermer toutes les boîtes de dialogue ouvertes.

   À partir de ce moment, le nouvel utilisateur peut utiliser QuickBooks; Cependant, ses droits sont limités à ce que vous avez spécifié.

Les comptables veulent souvent voir les droits de certains utilisateurs. Cela est particulièrement vrai si vous êtes audité par votre CPA dans le cadre des fermetures annuelles. (Vous pouvez être audité si la banque veut des états financiers vérifiés, par exemple.) La fenêtre Afficher les autorisations de QuickBooks est un moyen facile de voir ces données en ligne, et si vous voulez imprimer une copie des informations de permissions, il suffit de cliquez sur le bouton Imprimer de la fenêtre.