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Si vous choisissez la commande Listes → Liste des profils clients et fournisseurs, QuickBooks 2013 affiche un sous-menu de commandes que vous utilisez pour créer certaines des mini listes que QuickBooks utilise pour faciliter votre comptabilité et votre comptabilité. Les listes de profils incluent des listes de commerciaux, de types de clients, de types de fournisseurs, de types d'emplois, de conditions de paiement, de messages clients, de méthodes de paiement, de méthodes d'expédition et de véhicules.
La plupart des listes de profils sont très simples à utiliser. Par exemple, si vous choisissez la commande Liste des représentants commerciaux, QuickBooks affiche la fenêtre Liste des représentants commerciaux. Vous cliquez ensuite sur le bouton Représentant des ventes et choisissez Nouveau. QuickBooks affiche la fenêtre Nouveau représentant des ventes.
Si vous éprouvez toujours une certaine anxiété comptable, il vous suffit d'entrer le nom du représentant dans la case Nom du représentant commercial. Ensuite, en faisant attention au vent, vous entrez les initiales de l'agent commercial dans la case Initiales du représentant commercial. Lorsque vous cliquez sur OK, QuickBooks ajoute le représentant des ventes à votre liste des représentants commerciaux.
Les autres listes de profils fonctionnent de la même manière simple et réduite. Vous choisissez la liste Profil dans le sous-menu, cliquez sur le bouton Liste de profils et choisissez Nouveau. Lorsque QuickBooks affiche une fenêtre, vous utilisez une ou deux cases pour décrire la nouvelle liste de profils.
Juste pour vous prouver que c'est vraiment facile, jetez un œil à la fenêtre Nouveau message client (accessible depuis la liste des messages clients). C'est la fenêtre que vous utilisez pour créer un nouveau message client. Vous pouvez placer les messages des clients en bas des factures clients et des avoirs.
Si vous voulez suivre le kilométrage du véhicule dans QuickBooks - et notez que vous devez généralement suivre le kilométrage des véhicules d'affaires afin de déduire les dépenses des véhicules d'entreprise comme déduction fiscale - vous pouvez maintenir une liste des véhicules commerciaux par en utilisant la liste des véhicules. Cette liste vous permet ensuite de suivre facilement les véhicules de votre entreprise, ce que vous faites en utilisant la commande Société → Entrer le kilométrage du véhicule.
QuickBooks peut également donner accès à d'autres listes via le menu Listes. Par exemple, vous pouvez accéder aux modèles que vous créez pour la facturation et d'autres formulaires à l'aide de la commande Listes → Modèles. Et QuickBooks peut, en fonction de la façon dont vous avez installé le logiciel, ajouter des listes non mentionnées ici. Par exemple, en fonction de votre installation et de l'état dans lequel vous travaillez, QuickBooks peut afficher une liste d'éléments de compensation des travailleurs.
