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L'onglet Mes préférences du jeu de préférences Rapports et graphiques de QuickBooks 2013 fournit des boutons radio que vous pouvez utiliser pour indiquer comment QuickBooks doit actualiser les rapports lorsque informations sur lesquelles le rapport est basé change. L'option d'actualisation par défaut est Actualiser automatiquement.
Vous pouvez également sélectionner le bouton d'option M'inviter à actualiser pour que QuickBooks suggère (poliment) d'actualiser un rapport uniquement lorsque les données changent. (Vous pouvez ne pas vouloir actualiser automatiquement si vous disposez d'un grand ensemble de données et de nombreux rapports. L'actualisation d'un rapport peut prendre beaucoup de temps.) Vous pouvez également sélectionner le bouton radio Ne pas actualiser si vous ne le souhaitez pas Vous devez vous rappeler de l'actualisation d'un rapport.
La case M'inviter à modifier les options du rapport avant d'ouvrir un rapport, si elle est cochée, indique à QuickBooks d'ouvrir la fenêtre Modifier le rapport lorsque vous créez un rapport.
Vous pouvez utiliser la fenêtre Modifier le rapport pour contrôler les informations incluses dans un rapport (telles que la plage de dates sur laquelle le rapport est basé) et d'autres options de génération de rapports. Si la case M'indiquer de modifier les options de rapport avant d'ouvrir un rapport n'est pas cochée, QuickBooks crée un rapport en utilisant les options de rapport par défaut.
Les cases à cocher Graphiques uniquement vous permettent de contrôler la façon dont les graphiques QuickBooks rapportent les informations. Vous pouvez sélectionner la case à cocher Draw Graphs in 2D pour indiquer à QuickBooks de dessiner des graphiques bidimensionnels plutôt que tridimensionnels. (QuickBooks dessine des graphiques bidimensionnels beaucoup plus rapidement, vous pouvez donc utiliser des graphiques bidimensionnels.)
Notez que les graphiques bidimensionnels sont visuellement plus précis que les graphiques tridimensionnels. Vous pouvez également sélectionner la case à cocher Utiliser les modèles pour indiquer à QuickBooks de dessiner un graphique qui utilise des modèles à hachures croisées plutôt que des couleurs pour les différentes parties d'un graphique.
Cet onglet Préférences de la société propose plusieurs options utiles pour les règles de génération de rapport par défaut. Les boutons d'option Rapports récapitulatifs de base, par exemple, vous permettent d'indiquer si la méthode comptable par défaut utilisée pour créer un rapport doit être la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse.
Les boutons radio Vieillissement vous permettent de spécifier le mode de calcul de l'âge d'une facture ou d'une facture: à partir de la date d'échéance ou de la date de la transaction. Les cases d'option Rapports - Afficher les comptes par vous permettent de spécifier comment les informations de compte apparaissent sur les rapports: nom du compte uniquement, description uniquement ou nom et description.
Deux autres options de préférence d'entreprise sont particulièrement intéressantes. Le bouton Classifier en espèces affiche une boîte de dialogue qui vous permet d'indiquer si les modifications apportées à un solde de compte particulier doivent apparaître dans la partie exploitation, investissement ou financement de l'état des flux de trésorerie.
Si vous n'êtes pas un comptable professionnel, vous voulez obtenir l'aide de votre CPA pour apporter des modifications à ce domaine de QuickBooks. Les règles de présentation d'un état des flux de trésorerie sont assez complexes.
Le bouton Format affiche la boîte de dialogue Préférences de format de rapport, qui vous permet de personnaliser les informations d'en-tête et de pied de page du rapport. La figure suivante montre l'onglet En-tête / Pied de page de la boîte de dialogue Préférences de format de rapport.
Les cases à cocher Afficher les informations d'en-tête vous permettent de spécifier quelles informations doivent apparaître dans la zone d'en-tête du rapport. Les cases à cocher Afficher les informations de pied de page vous permettent d'effectuer les mêmes spécifications pour le pied de page du rapport. La liste déroulante Alignement de mise en page vous permet de spécifier comment les informations doivent être alignées sur la page de rapport.
L'onglet Polices et nombres de la boîte de dialogue Préférences de format de rapport vous permet de spécifier la police et la mise en forme que vous souhaitez utiliser pour les informations d'état.
Par exemple, si vous souhaitez modifier la police des étiquettes de colonne de rapports, cliquez sur l'entrée Étiquettes de colonne dans la zone de liste Modifier la police pour; puis cliquez sur le bouton Changer de police. QuickBooks affiche une boîte de dialogue Format de police qui vous permet de spécifier la police, le style de police, la taille de point et d'autres effets spéciaux.
