Table des matières:
- Utilisateur (basique)
- Business Unit (local)
- Parent: Child Business Units (profond)
- Organizational (global)
- Définition des rôles
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Les privilèges qui vous sont attribués règlent les fonctions que vous pouvez exécuter sur des enregistrements ou des objets particuliers. Vos niveaux d'accès déterminent les enregistrements auxquels ces privilèges s'appliquent. En d'autres termes, bien que vos privilèges puissent inclure la possibilité de supprimer des enregistrements de compte, c'est votre niveau d'accès qui détermine exactement quels enregistrements vous pouvez supprimer.
Microsoft CRM comprend quatre niveaux d'accès distincts présentés par ordre croissant d'autorité.
Utilisateur (basique)
L'accès utilisateur est le plus restrictif de tous les niveaux d'accès. Avec les droits d'accès utilisateur, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes:
- Enregistrements dont il est propriétaire
- Enregistrements appartenant à un autre utilisateur mais qui ont été partagés avec lui
- Enregistrements détenus ou partagés par une équipe dont il est membre. member
Business Unit (local)
Business Unit Access est une étape au-dessus du niveau de base de l'utilisateur. Il inclut tous les droits d'accès utilisateur, mais il permet également d'accéder aux enregistrements appartenant à ou partagés avec d'autres utilisateurs appartenant à la même unité commerciale. Le terme local correspond réellement à une Business Unit distincte dont l'Utilisateur est membre.
Par exemple, si Moe dispose de droits de lecture Opportunity locaux, il peut consulter les enregistrements pour tous les prospects intéressés à s'inscrire au programme de testeur bêta de son entreprise. Si Moe n'avait qu'un accès utilisateur, il ne pouvait voir que les enregistrements qu'il avait lui-même créés ou les enregistrements que d'autres utilisateurs avaient décidé de partager avec lui.
Parent: Child Business Units (profond)
Un utilisateur avec un parent: Child Access Rights dispose de Business Unit Access plus la possibilité d'accéder à des objets ou des enregistrements de toute Business Unit subordonnée à l'unité à laquelle il est affecté. Si vous pensez à un organigramme pour les divisions de votre entreprise, une vue profonde vous permet de voir votre Business Unit et toutes celles qui se trouvent directement en dessous.
Organizational (global)
Les droits d'accès à l'organisation sont les moins restrictifs de toutes les catégories. Grâce à l'accès organisationnel, vous pouvez effectuer des actions sur n'importe quel enregistrement dans le système, quelle que soit l'unité commerciale à laquelle vous appartenez et quels que soient les problèmes de partage.
Les droits d'accès à l'organisation doivent être réservés à un petit groupe d'administrateurs système ayant la responsabilité globale de l'intégrité de la base de données. Au moins deux personnes dans votre entreprise devraient avoir ces droits (un à des fins de sauvegarde), mais probablement pas beaucoup plus que cela.
Il ne devrait pas y avoir de conclusion prévisible que le PDG ou le directeur de l'informatique devrait avoir un accès organisationnel complet.Avec le privilège vient également la responsabilité et la possibilité de dommages involontaires causés par le guerrier du week-end ou par ceux qui se considèrent comme technogeeks. Les exigences professionnelles des individus et leur connaissance du système sont directement liés à l'obtention de ce niveau d'accès.
Définition des rôles
Le concept de rôles associe les privilèges et les droits d'accès. Microsoft CRM est livré avec huit rôles prédéfinis typiques d'une organisation de taille moyenne. L'utilisation de ces rôles prédéfinis permet d'économiser beaucoup de temps, ce qui serait autrement passé à configurer des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur. Ces rôles sont les suivants:
- PDG-directeur commercial
- VP des ventes
- Directeur des ventes
- Représentant des ventes
- Responsable RSE
- RSC
- Professionnel du marketing
- Administrateur système > Chacun de ces huit rôles dispose d'un ensemble complet de privilèges et de droits d'accès prédéfinis. Le responsable des ventes prototypique reçoit un ensemble de privilèges et de droits d'accès par défaut. Pour afficher les paramètres pour chacun des rôles par défaut, procédez comme suit:
1. Depuis la page d'accueil, sélectionnez Paramètres dans le panneau situé sur le côté de l'écran principal.
L'écran Paramètres avec ses sept sous-catégories apparaît.
2. Sélectionnez Business Unit Settings dans la fenêtre Settings, puis sélectionnez Security Roles.
La grille d'affichage de la liste des rôles de sécurité (illustrée à la figure 1) apparaît, affichant tous les rôles existants.
Figure 1:
L'onglet Core Records du Sales Manager, illustré à la Figure 2, apparaît avec quatre autres onglets en haut. L'onglet Détails, qui est la valeur par défaut, contient très peu de détails. L'onglet Enregistrements centraux contient tous les commutateurs à bascule permettant d'activer ou de désactiver les droits d'accès et constitue le magasin central pour les informations de rôle.
Figure 2:
5. Cliquez sur Enregistrer et fermer dans la barre d'actions bleue pour revenir à la grille d'affichage de la liste.
Le moyen le plus simple de créer un nouveau rôle est de cloner un rôle existant. Pour ce faire, procédez comme suit:
1. Depuis la page d'accueil, sélectionnez Paramètres dans le panneau situé sur le côté de l'écran principal.
L'écran Paramètres avec ses sept sous-catégories apparaît.
2. Sélectionnez Paramètres de l'unité commerciale, puis sélectionnez Rôles de sécurité.
La grille d'affichage de la liste des rôles de sécurité apparaît.
3. Cliquez sur le bouton Copier le rôle dans la barre d'actions bleue.
La boîte de dialogue Copier le rôle, illustrée à la Figure 3, s'affiche, vous demandant quel rôle original vous voulez copier et quel nouveau nom vous voulez utiliser.
Figure 3:
5. Cochez la case Ouvrir le rôle lorsque la copie est terminée.
Ceci ouvre immédiatement la fenêtre pour le nouveau rôle avec tous les paramètres du rôle original. Si, par hasard, la fenêtre Core Records n'apparaît pas, sélectionnez cet onglet pour afficher tous les paramètres de rôle. Basculez l'un des paramètres pour les modifier pour le nouveau rôle que vous créez. Vous pouvez continuer à basculer chaque paramètre pour parcourir chacune des cinq possibilités. Assurez-vous de consulter chacun des cinq onglets: Détails, Core Records, Sales, Service et Business Management.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer après avoir complètement adapté le nouveau rôle.
Un utilisateur peut avoir plus d'un rôle attribué. Quelqu'un pourrait avoir un rôle en tant qu'administrateur des systèmes et en tant que préposé à la salle du courrier. Lorsqu'un utilisateur unique a plusieurs rôles avec différents privilèges et droits d'accès, le rôle avec les privilèges les moins restrictifs est prioritaire. Ainsi, même lorsque votre administrateur système fonctionne en tant que préposé à la salle du courrier, il dispose des droits d'accès maximum.
