10 Astuces pour augmenter la productivité avec Office 365 - les nuls

Office 365 en tant que technologie cloud offre à toute organisation les avantages d'un centre de données sophistiqué sans les soucis et les coûts de maintenance un. Vous trouverez ici des conseils et astuces «prêts à l'emploi» pour augmenter la productivité et l'efficacité de votre organisation ou de votre cabinet.

Libre-service depuis le tableau de bord d'intégrité du service

Si vous êtes l'administrateur désigné de votre organisation, vous recevrez probablement des demandes de renseignements sur les problèmes rencontrés par vos utilisateurs dans Office 365. Avant de passer beaucoup de temps Pour résoudre un problème, consultez d'abord le Tableau de bord d'état du service dans Office 365 pour déterminer si le problème provient de votre fin.

Un nouvel aspect du portail Office 365 est toujours en avant-première, mais il est prévu de le déployer prochainement. Vous pouvez y gérer votre client Office 365: gérer les utilisateurs, créer des groupes, mettre à jour l'abonnement, consulter la facturation, contacter l'assistance, configurer les paramètres, générer des rapports et consulter l'état du service (voir la figure suivante).

Version d'aperçu du nouveau tableau de bord d'administration Office 365.

Si l'un des services suivis dans le tableau de bord d'intégrité du service n'est pas vert, vous voyez des informations utiles sur l'arrière-plan du problème, sur les personnes touchées, sur les actions de Microsoft et sur les prochaines étapes.

Avoir un aperçu du service qui est en haut ou en bas vous fera économiser beaucoup de temps et même un appel téléphonique à l'appui si vous savez déjà que quelqu'un y travaille.

Agissez comme l'informaticien

À un moment ou à un autre, nous souhaitons tous secrètement avoir les pouvoirs impressionnants de l'IT Guy. C'est la personne qui peut magiquement déverrouiller votre ordinateur, réinitialiser votre mot de passe, et vous donner accès à du contenu privilégié dans votre organisation.

Alors que se passe-t-il si vous perdez votre téléphone avec des informations confidentielles et que l'IT Guy n'est pas disponible? Eh bien, vous pouvez agir comme le gars IT.

Vous pouvez facilement effacer les données de votre appareil sans fil et même supprimer l'appareil de votre compte pour éviter toute atteinte à la sécurité et / ou à la vie privée.

Effacez rapidement les données ou supprimez votre appareil de votre compte Exchange Online en procédant comme suit:

1. Connectez-vous au portail Office 365.
2. Dans le lanceur d'applications, cliquez sur la vignette Courrier.
3. À droite de la barre de navigation Office 365, cliquez sur l'icône Paramètres.
4. Cliquez sur Courrier dans le volet Paramètres sur la droite.
5. Cliquez sur Général dans le volet de gauche.
6. Cliquez sur Appareils mobiles, puis sélectionnez l'appareil mobile synchronisé avec votre compte.
7. Cliquez sur l'icône Effacer l'appareil (voir la figure suivante).

Vous pouvez également supprimer complètement l'appareil mobile de votre compte en cliquant sur l'icône Supprimer (qui ressemble à un signe moins).

Essuyez à distance un périphérique.

Partager la charge de travail

Il n'est pas rare que le personnel informatique passe beaucoup de temps à s'occuper des types de tâches du service d'assistance et n'ait pas beaucoup de temps pour être proactif et stratégique.

Dans Office 365, le personnel informatique peut autoriser ses utilisateurs à gérer les autorisations de sites SharePoint et même permettre aux utilisateurs d'inviter des utilisateurs externes. Vérifiez les paramètres dans le centre d'administration SharePoint et choisissez l'une des deux options de partage externes (illustrées) qui répondent aux besoins de votre organisation pour commencer à partager cette charge de travail avec d'autres membres de votre organisation.

Options de partage externes dans SharePoint Online.

Utiliser l'assistant de planification

Il n'y a rien de plus exaspérant que d'essayer d'organiser une réunion avec un groupe de personnes sans connaître leur disponibilité. Dans Office 365, les informations de disponibilité dans Exchange Online enregistrent le jour. Cette fonctionnalité vous permet de savoir si la personne est libre, occupée, travaille ailleurs, hors du bureau ou a une réunion provisoire sur le calendrier. Cela fonctionne non seulement pour les personnes mais aussi pour les ressources, telles que les salles de conférence.

Vous voyez les informations de disponibilité d'une personne lorsque vous créez une réunion et utilisez l'Assistant de planification. Voici comment:

1. Créer une invitation à une réunion dans Outlook.
2. Ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
3. Dans le ruban, cliquez sur Assistant de planification.
4. Si l'heure que vous avez choisie semble bloquée pour tous vos invités, trouvez le moment qui vous convient le mieux, puis cliquez sur le bouton Envoyer.

Partagez votre calendrier

Une fonctionnalité intéressante d'Outlook Online est que le calendrier est tout aussi robuste que l'application de bureau. Vous pouvez appliquer des couleurs à vos rendez-vous pour un aperçu d'un jour, d'une semaine ou d'un mois, envoyer une demande de réunion, configurer des alertes et des notifications, et bien plus encore.

Vous pouvez partager votre agenda avec des personnes extérieures à votre organisation pour leur faciliter la tâche. Vous pouvez choisir de leur donner tous les détails pour votre calendrier, limité, ou simplement montrer votre disponibilité.

Pour partager votre calendrier à partir d'Outlook Online, procédez comme suit:

1. Cliquez sur l'icône Calendrier dans le lanceur d'applications.
2. Cliquez sur Partager dans la barre de navigation supérieure, puis sur Calendrier.
3. Entrez l'adresse e-mail ou les adresses des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier, puis choisissez les informations que vous souhaitez partager.
4. Cliquez sur Envoyer.

Faire un rappel de visage

Si vous travaillez pour une grande organisation, vous risquez de devoir travailler avec plusieurs personnes portant le même nom. Si vous recherchez dans votre boîte de réception un e-mail provenant d'une personne qui partage le même nom avec d'autres personnes avec lesquelles vous travaillez, vous devez vous assurer que vous choisissez la bonne personne. Vous pouvez affiner rapidement vos résultats de recherche en regardant l'image affichée à côté du nom des contacts directement à partir des résultats de la recherche. Neat, ouais?

Désencombrer avec Clutter

Filtrez les e-mails à faible priorité de votre boîte aux lettres à l'aide de Clutter afin de vous concentrer sur les messages les plus importants.Office 365 conserve la trace de votre comportement d'e-mail et en tire des informations afin qu'il sache quels courriels sont importants ou non pour vous. Les courriels qui se retrouvent dans le dossier Clutter sont toujours disponibles pour examen; ils ne sont pas supprimés. Vous pouvez également «apprendre» au système vos préférences en remettant un email dans la boîte de réception s'il a fini dans le dossier Clutter.

La grande partie à ce sujet? Vous n'avez rien à faire! Le fouillis est activé automatiquement afin que vous puissiez passer directement à la prochaine astuce.

Synchronisez vos fichiers

Quelle que soit la manière dont vous êtes connecté, vous rencontrerez inévitablement une situation où vous n'avez pas accès à Internet. Ce n'est pas parce que vous n'avez pas accès que votre efficacité doit diminuer.

Vous pouvez continuer à travailler hors ligne sur vos documents OneDrive for Business ou SharePoint Online et les synchroniser avec le serveur lorsque vous disposez d'une connexion Internet. L'application OneDrive for Business doit être installée avec Office Pro Plus. Si vous ne le voyez pas, cliquez sur OneDrive depuis le lanceur d'applications dans Office 365, cliquez sur Synchroniser dans la barre de navigation supérieure, puis suivez les instructions. Le même bouton est disponible dans les bibliothèques de documents SharePoint Online.

Tuer l'arbre des courriels

Voici la situation: Vous avez un rapport à faire dans trois jours et vous avez besoin des commentaires de John, Jane, Mary et Peter. Vous les envoyez tous par e-mail pour demander leur avis. John et Jane répondent avec leur contribution. Mary n'a pas vu votre email. Peter répond et copie Beth. Beth répond mais David de Bcc. David répond à tous mais oublie d'inclure Beth. Vous avez finalement tous les commentaires et vous êtes sur le point de finaliser le rapport, mais Mary, à la dernière minute, répond à tous, mais ne regarde pas les commentaires de Beth et David. Alors maintenant, vous devez ajouter ses commentaires et renvoyer la nouvelle version pour tout le monde à examiner.

Cette histoire peut continuer encore et encore jusqu'à ce que vos cheveux deviennent gris par frustration, mais il y a une meilleure façon de faire: Tuer l'arbre de l'email. Utilisez Yammer à la place.

Avec Yammer, tout le monde verra les commentaires de tout le monde. Si quelqu'un de nouveau arrive, cette personne verra les commentaires de tout le monde. Donc là. Plus d'arbres d'email.

Soyez moderne avec vos pièces jointes

Dans l'ancien monde, vous travailliez sur un document, l'enregistriez dans une bibliothèque de documents, assigniez les droits appropriés à la bibliothèque, récupérez le lien pour le document, lancez Outlook, démarrez un email, puis envoyez le lien à ce document à vos collègues afin qu'ils puissent co-écrire avec vous.

Dans le nouveau monde, les attachements modernes sont la chose. Voici comment cela fonctionne: Vous êtes en feu. Vous avez quatre documents que vous venez de terminer et enregistrés dans SharePoint ou OneDrive. Vous allez dans Outlook, créez un nouvel e-mail et ajoutez les destinataires. Lorsque vous cliquez sur le bouton Joindre un fichier, vous voyez une liste des documents les plus récents sur lesquels vous travailliez. Dans la liste, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez partager. Ensuite, vous vous souvenez que l'un des destinataires n'a pas accès à la bibliothèque. Aucun problème. Vous pouvez accorder l'accès au fichier directement depuis Outlook au destinataire sans d'abord aller à OneDrive ou SharePoint.Comment est-ce pour moderne?