Accès 2010 Tout-En-Un For Dummies Cheat Sheet - dummies

Par Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 facilite la gestion de vos données en combinant une interface visuelle avec la puissance d'une base de données relationnelle. Découvrez comment organiser les données dans des tableaux, des formulaires de conception et des rapports pour éditer et présenter des informations, et créer des requêtes pour sélectionner et combiner des informations. Les prochaines étapes sont l'écriture de macros et de scripts VBA pour rendre votre base de données intelligente et la publication de données sur le Web en utilisant SharePoint.

Comment concevoir une base de données relationnelle dans Access 2010

Lorsque vous utilisez un programme de base de données comme Access 2010, vous ne pouvez pas simplement commencer à entrer des données. Au lieu de cela, vous devez créer une conception de base de données relationnelle, en divisant vos informations en une ou plusieurs tables, chacune composée de champs (qui sont comme les colonnes d'une feuille de calcul). Les tables sont connectées à l'aide de jointures relationnelles, où un champ d'une table correspond (se rapporte à) à un champ d'une autre. Voici l'idée générale.

Identifiez vos données .

Faites une liste des champs possibles (éléments d'information), y compris les champs texte, numérique, date, vrai / faux et autres types de données.
Élimine les champs redondants.

Ne stockez pas les mêmes informations à plus d'un endroit. Si vous pouvez calculer un champ d'un autre, en stocker un seul. (Par exemple, stockez la date de naissance ou l'âge, mais pas les deux.)
Organisez les champs en tableaux.

Regroupez vos champs en fonction de ce qu'ils décrivent, afin que chaque groupe devienne un tableau. Par exemple, une base de données d'entrée de commande pour un magasin peut avoir une table pour les clients, une pour les produits et une pour les commandes.
Ajoutez des tableaux pour les codes et les abréviations.

Planifiez d'inclure une table de noms d'état et de codes à deux lettres, ainsi qu'une table tous les autres codes ou abréviations que vous prévoyez d'utiliser dans la base de données. Vous utiliserez ces tables pour créer des listes déroulantes de valeurs que vous pouvez choisir lors de la saisie des enregistrements.
Choisissez une clé primaire pour chaque table.

La clé primaire est le champ qui identifie de manière unique chaque enregistrement de la table. Vous pouvez indiquer à Access d'attribuer un numéro d'identification unique à chaque enregistrement en utilisant un champ NuméroAuto.
Liez les tableaux.

Voir les tables qui contiennent des champs correspondant aux champs d'autres tables. Dans une base de données d'entrée de commande, la table Commandes doit contenir un champ permettant d'identifier le client qui a passé la commande. Ce champ correspond au champ de clé primaire de la table Customers. La plupart des relations sont un-à-plusieurs, où un enregistrement dans une table peut correspondre à plus d'un (ou aucun) enregistrement dans une autre table.

Conseils pour choisir les types de champs dans Access 2010

Lorsque vous concevez une base de données dans Access 2010, vous décidez du type de chaque champ. Voici des conseils pour savoir quand utiliser quel type de champ.

Type de champ	Contenu de
Texte	Texte jusqu'à 255 caractères (espaces compris et ponctuation). Utilisez un champ Texte, et non un champ Numéro, pour les codes - tels que les numéros de téléphone, les codes postaux et les autres codes postaux , même s'ils ressemblent à des chiffres.
Mémo	Comme un champ de texte, mais plus d'entre eux - jusqu'à 65, 536 caractères. Un champ de mémo peut contenir du texte riche (formaté) et vous pouvez le définir sur Ajouter uniquement, afin qu'il puisse accumuler des notes de texte, sans permettre à l'utilisateur d'y supprimer ce qui est déjà .
Numéro	Uniquement les numéros. Vous pouvez utiliser + ou - avant le nombre, et un point décimal . Si vous envisagez de faire des maths avec un champ, utilisez un champ Nombre ou Devise.
Devise	Chiffres avec un symbole de devise devant eux ($, & yen;, et ainsi de suite).
NuméroAuto	Numéros propres à chaque enregistrement et attribués par Access lorsque vous ajoutez des enregistrements , en commençant à 1. Utilisez un champ NuméroAuto comme champ de clé primaire pour la plupart des tables.
Date / Heure	Dates, heures ou les deux.
Objet OLE	Liaison d'objets et incorporation. Ne l'utilisez pas lors de la création de une nouvelle base de données; utilisez plutôt le nouveau type de pièce jointe car il stocke les données plus efficacement.
Hyperlien	Cette chaîne de texte est formatée en tant que lien hypertexte. (Si vous cliquez sur le lien , cela vous amène à la page.) Ceci est particulièrement utile si il y a des informations connexes sur le Web.
Oui / Non	Oui ou non (une condition particulière est ou n'est pas dans l'effet) - ou d'autres ensembles de deux mots, tels que Vrai / Faux, Activé / Désactivé ou Masculin / Femelle. Utilisez un champ Oui / Non si vous souhaitez afficher le champ en tant que case à cocher sur les formulaires .
Pièce jointe	Vous pouvez stocker un ou plusieurs fichiers entiers - images, son, documents Word, même vidéo - dans un champ Pièce jointe .
Calculé	Vous entrez une formule qu'Access utilise pour calculer la valeur de ce champ en fonction d'autres champs de la table. Utilisez un champ Calculé lorsqu'une valeur calculée sera utilisée dans de nombreuses requêtes, formulaires, et rapports.

Handy Access 2010 Raccourcis clavier

Ces raccourcis clavier sont particulièrement utiles dans Access 2010. Certaines combinaisons de touches fonctionnent n'importe où dans Access 2010, tandis que d'autres ne fonctionnent que dans des vues spécifiques, comme indiqué.

Touche ou combinaison	Action
F1	Affiche la fenêtre d'aide.
Ctrl + F1	Masque ou affiche le ruban.
F5	Va à l'enregistrement avec le numéro d'enregistrement que vous tapez.
F6	Déplace le focus sur une autre zone de la fenêtre.
F7	Vérifie l'orthographe de l'objet sélectionné.
F11	Masque ou affiche le volet de navigation.
Supprimer	Supprime l'objet sélectionné.
Alt + Entrée	En mode Création, affiche les propriétés de l'objet sélectionné.
Ctrl + C	Copie le texte ou les objets sélectionnés dans le Presse-papiers.
Ctrl + F	Trouve le texte (avec l'option de le remplacer) dans la table ouverte, la requête ou le formulaire.
Ctrl + N	Démarre une nouvelle base de données.
Ctrl + O	Ouvre une base de données.
Ctrl + P	Imprime l'objet sélectionné.
Ctrl + S	Enregistre l'objet sélectionné.
Ctrl + V	Colle le contenu du Presse-papiers dans la fenêtre active.
Ctrl + X	Supprime le texte ou l'objet sélectionné et l'enregistre dans le Presse-papiers .
Ctrl + Z	Annule la dernière action qui peut être annulée (notre favori de tous les temps !).
Ctrl +;	Tape la date du jour.
Ctrl + "	Duplique l'entrée du même champ dans l'enregistrement précédent .
Echap	Annule ce que vous tapez.

Conception de base de données Secrets of Access 2010

Voici les cinq commandements de la conception de base de données, que vous utilisiez Access 2010 ou un autre programme de base de données. Une base de données bien conçue facilite la maintenance de vos données.

Stockez les informations là où elles appartiennent, pas où elles apparaissent. L'endroit où vous stockez des informations n'a rien à voir avec leur emplacement. Dans une feuille de calcul, vous tapez les informations à l'endroit où vous souhaitez l'afficher lorsque vous imprimez la feuille de calcul, mais les bases de données fonctionnent différemment. Dans une base de données, vous stockez des informations dans des tables en fonction de la structure de l'information. Une information peut apparaître dans beaucoup de rapports différents, mais vous la stockez dans un seul champ dans une table.
Stockez les informations telles qu'elles existent réellement, et non telles que vous souhaitez qu'elles apparaissent dans un rapport spécifique. C'est un corollaire de la première règle. Si vous souhaitez que les titres de livres apparaissent en majuscules dans vos ordres d'achat, Access peut les mettre en majuscule. Stockez les titres du livre avec la bonne capitalisation de sorte que vous n'êtes pas coincé avec eux en majuscules sur chaque rapport. Access a beaucoup de fonctions intégrées qui peuvent ajuster la façon dont le texte, les nombres et les dates sont formatés.
Garbage in, garbage out (GIGO). Si vous ne vous souciez pas de créer un bon design sensible pour votre base de données - et si vous ne faites pas attention à entrer des données correctes et propres - votre base de données se retrouvera pleine d'ordures.

Une base de données bien conçue est plus facile à gérer qu'une base de données mal conçue parce que chaque information n'est stockée qu'une seule fois, dans un champ clairement nommé dans une table clairement nommée, avec les bonnes règles de validation en place. Oui, cela ressemble à beaucoup de travail, mais nettoyer une base de données de 10 000 enregistrements incorrects est (pardonnez l'euphémisme) encore plus de travail.
Séparez vos données de vos programmes. Si vous créez une base de données à partager avec d'autres personnes, stockez toutes les tables dans une base de données ( backend ) et tous les autres objets dans une autre base de données ( extrémité avant ) . Ensuite, vous pouvez lier ces deux bases de données ensemble pour que tout fonctionne. Séparer les tables de tout le reste rationalise tout le rigmarole de la mise à jour des requêtes, des formulaires, des rapports ou d'autres choses plus tard sans perturber les données dans les tableaux.
Sauvegardez tôt et souvent. D'accord, cette astuce ne concerne pas la conception, mais c'est trop important à omettre: Faites une sauvegarde de votre base de données tous les jours. Avec de la chance, votre bureau dispose déjà d'un système de sauvegardes régulières (probablement tous les soirs) qui inclut votre base de données.Si ce n'est pas le cas, faites une copie de sauvegarde de votre base de données à intervalles réguliers, et certainement avant d'apporter des modifications majeures. Gardez plusieurs sauvegardes, pas seulement la plus récente, au cas où il faudrait un certain temps pour découvrir un problème.

Comment éviter la corruption dans votre base de données Access

Si les données entrées dans votre base de données via les tables et les formulaires sont inutilisables, toute sortie ou analyse effectuée avec les requêtes et les rapports vous gâchera également. Heureusement, Access offre de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui vont dans chaque champ sont celles qui sont supposées aller dans ce champ. Vous pouvez trouver de nombreux outils pour éliminer les déchets dans la vue Conception de la table:

Type de données : Utilisez le type de données correct pour empêcher la saisie de données de type incorrect.
Taille du champ: limite le nombre de caractères. Par exemple, si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, définissez la taille du champ sur 4 caractères.
Format: Rend les données correctes. Par exemple, vous pouvez modifier le texte en majuscules ou en minuscules. Les masques de saisie, par exemple, fonctionnent avec la propriété de champ Format.
Masque d'entrée : Un masque d'entrée limite les informations autorisées dans un champ en spécifiant les caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous connaissez le format que les données doivent prendre, par exemple, si un numéro de commande comporte deux lettres suivies de quatre chiffres. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de champs où les masques de saisie sont utiles.
Valeur par défaut : Définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur n'est entrée. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur soit entrée.
Règle de validation de champ ou d'enregistrement : Règle que les données doivent transmettre avant d'être entrées. Cette propriété fonctionne avec la règle de propriété Validation Text.
Obligatoire : Indique que le champ doit avoir une valeur pour que vous puissiez enregistrer l'enregistrement. Lorsqu'aucune valeur n'est entrée, Access ne crée pas de nouvel enregistrement lorsque l'on appuie sur Tab ou Enter et le bouton New Record est grisé.
Allow Zero Length : Spécifie si une entrée de longueur nulle telle que "" (entre guillemets sans espace) est autorisée (uniquement pour les champs Texte, Mémo et Lien hypertexte). Un champ de longueur nulle vous permet de différencier les informations qui n'existent pas et une valeur nulle (vide) qui est inconnue ou n'a pas été entrée. Lorsque cette option est définie, elle autorise une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire en sorte qu'un champ de longueur nulle soit différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont autorisés.
Indexé: lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucune valeur en double n'est autorisée dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir de l'affichage Feuille de données - il s'agit d'une case à cocher dans l'onglet Feuille de données du ruban.
Champs de recherche : Permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ qui est stocké dans un autre champ. Cela élimine de nombreuses fautes d'orthographe et standardise les options pour le champ. Utilisez l'assistant de recherche pour créer un champ de recherche.

Utilisation efficace de VBA dans Access 2010

Lors de l'automatisation d'une application de base de données Access 2010 à l'aide de VBA, vous pouvez vous perdre avec une page vierge sur laquelle commencer à écrire du code. Où commencez-vous? Voici quelques instructions simples à suivre qui vous permettront d'écrire du code VBA comme un pro:

Obtenez de l'aide. Oui, cet article répertorie quelques façons d'améliorer l'utilisation de VBA dans Access, mais appuyez sur F1 à tout moment pour démarrer l'aide de Microsoft Office Access, où vous pouvez apprendre et consulter des exemples de code VBA.
Utilisez le navigateur d'objets. Le navigateur d'objets vous permet d'explorer les différentes propriétés et méthodes des objets dans VBA. Dans la fenêtre Editeur VBA, choisissez Affichage → Navigateur d'objets - ou appuyez simplement sur F2.
Obtenez plus d'aide. Bien sûr, les outils d'aide intégrés à Access 2010 VBA sont merveilleux, mais vous pouvez également utiliser votre navigateur favori pour rechercher sur Internet de l'aide sur une variété de sujets sur l'écriture de code VBA. Vous pouvez même trouver des exemples que vous pouvez voler - ou emprunter - pour votre propre projet.
Gérez vos erreurs. Même le programmeur le plus parfait ne peut empêcher les erreurs de se produire, mais il peut les empêcher d'interrompre un programme. Utilisez la gestion intégrée des erreurs de VBA avec les instructions On Error Goto et Resume pour intercepter les erreurs et modifier le flux du programme afin que vos applications ne gênent pas les personnes qui les utilisent.
Utiliser les fonctions et sous-procédures. Utilisez les fonctions et sous-procédures pour gérer les tâches qui seront exécutées par différentes zones de votre programme. En règle générale, si vous vous retrouvez à copier et coller du code d'une zone d'un programme à un autre, vous pouvez mettre ce code dans sa propre procédure.
Convertir les macros en code VBA. Le concepteur de macros dans Access 2010 vous permet de cliquer et de choisir parmi des listes de tâches prédéfinies pour automatiser votre application. Construire une macro qui fait ce que vous voulez, puis convertissez cette macro en code VBA afin que vous puissiez voir comment il aimerait si vous l'avez tapé à partir de zéro.

Partage de données avec d'autres programmes à partir d'Access 2010

Access 2010 est une excellente application de base de données à elle seule, mais elle joue également bien avec les autres. Vous pouvez afficher et récupérer des données d'un certain nombre de programmes différents. Si un programme prend en charge VBA, vous pouvez le contrôler à partir d'Access. Voici une brève liste des applications Microsoft dont vous pouvez prendre le contrôle et partager des données avec:

Excel: De nombreux utilisateurs d'Excel finissent par s'impliquer dans Access car ils ont besoin de plus de structure pour stocker leurs données. Cependant, certaines de ces personnes ne le font pas, il existe donc toujours un lien fort entre Access et Excel. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel en tant que table dans Access ou prendre complètement le contrôle d'une application Excel à partir d'Access VBA.
SQL Server: SQL Server est comme Access sur les stéroïdes - au moins du point de vue de la table et de la requête. Vous pouvez déplacer vos données d'Access vers SQL Server pour améliorer la vitesse et les performances lors de l'utilisation de grandes quantités de données. Une fois que les données sont dans SQL Server, vous pouvez créer vos formulaires, rapports, macros et modules Access pour utiliser les données de SQL Server.
Word: La plupart des utilisateurs d'Access ont également utilisé Word. Que vous écriviez une lettre ou que vous établissiez une liste de tâches à accomplir, Word est l'endroit où beaucoup d'entre nous tournons. Vous pouvez également utiliser Word comme un outil de création de rapports dans lequel vous pouvez créer des signets pour placer des données à partir d'Access, afin que vous puissiez demander à une personne qui ne connaît pas Access de modifier les données statiques du rapport.
SharePoint: SharePoint est la vision de Microsoft pour le partage et la collaboration avec les données sur le Web, et à partir d'Access 2010, vous pouvez partager des données avec un serveur SharePoint. Vous pouvez même créer des formulaires et des rapports dans Access et les publier sur un site SharePoint afin que les utilisateurs puissent les utiliser depuis leurs navigateurs, sans avoir à installer Access 2010.
Outlook: Outlook est plus qu'un simple outil de courrier électronique; c'est aussi un système de gestion des contacts. À l'aide d'Access 2010, vous pouvez envoyer des e-mails et collecter des données directement à partir des messages électroniques reçus. Vous pouvez également partager les informations relatives aux contacts, au calendrier et aux tâches avec votre application Access, de sorte que vous devez entrer ces données dans un seul endroit.