Accès Chèque-Fiche de l'All-In-One For Dummies 2013 - nuls

Access by Alison Barrows, Joseph G. Stockman, Allen G. Taylor <2013> facilite la gestion de vos données une interface visuelle avec la puissance d'une base de données relationnelle. Découvrez comment organiser les données en tableaux, concevoir des formulaires et des rapports pour éditer et présenter des informations, et créer des requêtes pour sélectionner et combiner des informations. Les étapes suivantes consistent à écrire des macros et des scripts Visual Basic pour Applications (VBA) pour rendre votre base de données plus intelligente et utiliser SharePoint pour publier des données sur le Web.

Conception d'une base de données relationnelle dans Access 2013

Lorsque vous utilisez un programme de base de données comme Access 2013, vous ne pouvez pas commencer à saisir des données. Au lieu de cela, vous devez créer une conception de base de données relationnelle, en divisant vos informations en une ou plusieurs tables, chacune composée de champs (qui sont comme les colonnes d'une feuille de calcul). Les tables sont connectées par des jointures relationnelles, dans lesquelles un champ dans une table correspond (se rapporte à) un champ dans une autre. Voici l'idée générale:

Identifiez vos données.

Faites une liste des champs possibles (éléments d'information), y compris les champs texte, numérique, date, vrai / faux et autres types de données.

Élimine les champs redondants.
Ne stockez pas les mêmes informations à plus d'un endroit. Si vous pouvez calculer un champ d'un autre, en stocker un seul. (Mémoriser la date de naissance ou l'âge, mais pas les deux, par exemple.)

Organisez les champs en tableaux.
Groupez vos champs en fonction de ce qu'ils décrivent afin que chaque groupe devienne une table. Une base de données d'entrée de commande pour un magasin peut avoir une table pour les clients, une pour les produits et une pour les commandes.
Ajoutez des tableaux pour les codes et les abréviations.
Prévoyez d'inclure un tableau des noms d'état et des codes à deux lettres, ainsi qu'un tableau de tous les autres codes ou abréviations que vous prévoyez d'utiliser dans la base de données. Vous utiliserez ces tables pour créer des menus déroulants de valeurs que vous pouvez choisir lors de la saisie des enregistrements.

Choisissez une clé primaire pour chaque table.
La clé primaire est le champ qui identifie de manière unique chaque enregistrement de la table. Vous pouvez indiquer à Access d'attribuer un numéro d'identification unique à chaque enregistrement en utilisant un champ NuméroAuto.

Liez les tableaux.
Voir les tables qui contiennent des champs correspondant aux champs d'autres tables. Dans une base de données d'entrée de commande, la table Commandes doit contenir un champ identifiant le client qui a passé la commande. Ce champ correspond au champ de clé primaire de la table Customers. La plupart des relations sont

un-à-plusieurs , dans lesquelles un enregistrement d'une table peut correspondre à plus d'un (ou aucun) enregistrement dans une autre table. Conseils pour choisir les types de champs dans Access 2013

Lorsque vous concevez une base de données dans Access 2013, vous décidez du type de chaque champ. L'accès fournit 12 types de champs parmi lesquels vous pouvez choisir. Choisissez le type de champ qui décrit le mieux les données que vous souhaitez stocker dans le champ et qui fonctionne pour le type d'analyse dont vous avez besoin pour utiliser le champ. Voici des conseils sur quand utiliser quel type de champ.

Type de champ

Contenu de la balise	Texte court
Texte d'une longueur maximale de 255 caractères (espaces compris et ponctuation	). Utilisez un champ Texte, et non un champ Numéro, pour les codes même s'ils ressemblent à des chiffres, tels que des numéros de téléphone, des codes postaux et d'autres codes postaux. Texte long
Texte jusqu'à 65 536 caractères. Un champ Texte long peut contenir	Texte enrichi (texte formaté) et vous pouvez le définir sur Ajouter uniquement afin qu'il puisse accumuler des notes sans permettre à l'utilisateur de supprimer ce qui est déjà présent. Numéro
Uniquement les numéros. Vous pouvez utiliser + ou - avant le nombre, comme	ainsi qu'un point décimal. Si vous envisagez de faire des maths avec un champ, utilisez un champ Nombre ou devise. Devise
Chiffres avec un symbole de devise devant eux ($, & yen;, et ainsi de suite	). NuméroAuto
Numéros propres à chaque enregistrement et attribués par Access à mesure que vous ajoutez des enregistrements	, en commençant à 1. Utilisez un champ NuméroAuto comme champ de clé primaire pour la plupart des tables. Date / Heure
Dates, heures ou les deux.	Hyperlien
Chaîne de texte mise en forme sous forme de lien hypertexte. (Si vous cliquez sur le lien,	il vous amène à la page.) Ce type de champ est particulièrement utile si des informations relatives à sont disponibles sur le Web. Oui / Non
Oui ou non (une condition particulière est ou n'est pas dans l'effet	) - ou d'autres ensembles de deux mots, tels que Vrai / Faux, Activé / Désactivé, et Homme / Femme. Utilisez un champ Oui / Non si vous souhaitez afficher le champ comme une case à cocher sur les formulaires. Pièce jointe
Stocke un ou plusieurs fichiers entiers - images, sons, documents Word	, même vidéo - dans un champ de pièce jointe. Calculé
Données créées avec une formule. Utilisez un champ Calculé lorsqu'une valeur calculée	sera utilisée dans de nombreuses requêtes, formulaires et rapports . Handy Access 2013 Raccourcis clavier

Certaines personnes préfèreraient utiliser le clavier plutôt que la souris, et Access 2013 a beaucoup de raccourcis clavier pour ces personnes. Les raccourcis clavier suivants sont particulièrement utiles dans Access 2013. Certaines séquences de touches fonctionnent n'importe où dans Access 2013; d'autres travaillent uniquement dans des vues spécifiques, comme indiqué.

Combinaison de touches

Action	F1
Affiche la fenêtre d'aide	Ctrl + F1
Masque ou affiche le ruban	F5
Va à l'enregistrement avec le numéro d'enregistrement type	F6
Déplace le focus sur une autre zone de la fenêtre	F7
Vérifie l'orthographe de l'objet sélectionné	F11
Masque ou affiche le volet de navigation	Del > Supprime l'objet sélectionné
Alt + Entrée	En mode Création, affiche les propriétés de l'objet
sélectionné	Ctrl + C Copie le texte ou les objets sélectionnés dans le presse-papiers
Ctrl + F	Trouve le texte (avec la possibilité de le remplacer) dans la table ouverte,
requête, ou le formulaire	Ctrl + N Commence une nouvelle base de données
Ctrl + O	Ouvre une base de données
Ctrl + P	Imprime l'objet sélectionné
Ctrl + S	Enregistre l'objet sélectionné
Ctrl + V	Colle le contenu du presse-papiers dans la fenêtre active
Ctrl + X	Supprime le texte ou l'objet sélectionné et l'enregistre dans le
presse-papiers	Ctrl + Z Annule la dernière action qui peut être annulée (nos l-temps
favori!	Ctrl +; Tapez la date du jour
Ctrl + "	Duplique l'entrée du même champ dans l'enregistrement précédent
	Echap Annule ce que vous tapez.
Secrets d'accès 2013 Conception de la base de données	Voici les cinq commandements de la conception de la base de données, que vous utilisiez Access 2013 ou un autre programme de base de données. Une base de données bien conçue facilite la maintenance de vos données.

Stockez les informations là où elles appartiennent, pas où elles apparaissent.

L'endroit où vous stockez des informations n'a rien à voir avec leur emplacement. Dans une feuille de calcul, vous tapez les informations à l'endroit où vous souhaitez l'afficher lorsque vous imprimez la feuille de calcul, mais les bases de données fonctionnent différemment. Dans une base de données, vous stockez des informations dans des tables en fonction de la structure de l'information. Une information peut apparaître dans beaucoup de rapports, mais vous la stockez dans un seul champ dans une table.

Stockez les informations telles qu'elles existent réellement, et non telles que vous souhaitez qu'elles apparaissent dans un rapport spécifique. Cette règle est un corollaire de la première règle. Si vous souhaitez que les titres de livres apparaissent en majuscules dans vos ordres d'achat, Access peut les mettre en majuscule. Stockez les titres de livres avec la bonne capitalisation de sorte que vous ne soyez pas obligé de les avoir en majuscules sur chaque rapport. Access a beaucoup de fonctions intégrées qui peuvent ajuster la façon dont le texte, les nombres et les dates sont formatés.
Évitez les déchets, les déchets (GIGO). Si vous ne vous souciez pas de créer un bon design sensible pour votre base de données - et si vous ne faites pas attention à entrer des données correctes et propres - votre base de données se retrouvera pleine d'ordures. Une base de données bien conçue est plus facile à maintenir qu'une base de données mal conçue parce que chaque information n'est stockée qu'une seule fois, dans un champ clairement nommé dans une table clairement nommée, avec les règles de validation appropriées en place. Oui, cela ressemble à beaucoup de travail, mais nettoyer une base de données de 10 000 enregistrements incorrects est (pardonnez l'euphémisme) encore plus de travail.
Séparez vos données de vos programmes. Si vous créez une base de données à partager ou à distribuer à d'autres personnes, stockez toutes les tables dans une base de données (l'arrière-plan) et tous les autres objets d'une autre base (front end). Ensuite, vous pouvez lier ces deux bases de données pour que tout fonctionne. Séparer les tables de tout le reste rationalise l'ensemble de la mise à jour des requêtes, des formulaires, des rapports et d'autres choses plus tard sans perturber les données dans les tableaux.
Sauvegardez tôt et souvent. D'accord, cette astuce ne concerne pas la conception, mais c'est trop important à omettre: Faites une sauvegarde de votre base de données tous les jours. Avec de la chance, votre bureau dispose déjà d'un système de sauvegardes régulières (probablement tous les soirs) qui inclut votre base de données. Si ce n'est pas le cas, faites une copie de sauvegarde de votre base de données à intervalles réguliers, et certainement faites une copie de sauvegarde avant d'apporter des modifications majeures. Gardez plusieurs sauvegardes, pas seulement la plus récente, au cas où il faudrait un certain temps pour découvrir un problème.
Trouver le bon outil Access 2013 pour éliminer les déchets Si les données entrées dans votre base de données via les tables et les formulaires sont inutilisables, toute sortie ou analyse effectuée avec des requêtes et des rapports vous gâchera également.Heureusement, Access offre de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui vont dans chaque champ sont celles qui sont supposées aller dans ce champ. Vous pouvez trouver beaucoup d'outils qui gardent la poubelle dans la vue Conception de la table:

Type de données:

Utilisez le type de données correct pour empêcher la saisie de données du mauvais type.

Taille du champ: Cette propriété limite le nombre de caractères. Si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, par exemple, définissez Taille du champ sur 4.
Format: Cette propriété donne l'apparence correcte des données. Vous pouvez modifier le texte en majuscules ou en minuscules, par exemple.
Masque de saisie: Un masque de saisie
limite les informations autorisées dans un champ en spécifiant les caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous connaissez le format que les données doivent prendre - si un numéro de commande comporte deux lettres suivies de quatre chiffres, par exemple. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de champs dans lesquels les masques de saisie sont utiles. Les masques de saisie fonctionnent avec la propriété de champ Format. Valeur par défaut: Cette propriété définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur n'est entrée. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur soit entrée.
Champ ou enregistrement Règle de validation:
Les données doivent transmettre cette règle avant d'être entrée. Cette propriété fonctionne avec la règle de propriété Validation Text. Obligatoire: Cette propriété spécifie que le champ doit avoir une valeur pour enregistrer l'enregistrement. Lorsqu'aucune valeur n'est entrée, Access ne crée pas de nouvel enregistrement lorsque l'on appuie sur Tab ou Enter et le bouton New Record est grisé.
Allow Zero Length: Cette propriété indique si une entrée de longueur nulle telle que "" (entre guillemets sans espace) est autorisée (uniquement pour les champs Texte, Texte long et Lien hypertexte). Un champ de longueur nulle vous permet de faire la différence entre une information qui n'existe pas et une valeur nulle (vide) qui est inconnue ou n'a pas été saisie. Lorsque cette option est définie, elle autorise une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire en sorte qu'un champ de longueur nulle soit différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont autorisés.
Indexé: Lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucune valeur en double n'est autorisée dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir de la feuille de données. c'est une case à cocher dans l'onglet Datasheet du ruban.
Champs de recherche: Cette propriété permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ stocké dans un autre champ, éliminant ainsi de nombreuses fautes d'orthographe et normalisant les options du champ. Utilisez l'assistant de recherche pour créer un champ de recherche.
Utilisation efficace de Visual Basic pour Applications 2013 Lorsque vous automatisez une application de base de données Access 2013 à l'aide de Visual Basic pour Applications (VBA), vous pouvez vous perdre avec une page vierge pour commencer à écrire du code. Où commencez-vous? Voici quelques instructions simples à suivre qui vous permettront d'écrire du code VBA comme un pro:

Obtenez de l'aide.

Appuyez sur F1 à tout moment pour démarrer l'aide de Microsoft Access, où vous pouvez voir des exemples de code VBA.

Utilisez le navigateur d'objets.

Le navigateur d'objets vous permet d'explorer les propriétés et les méthodes des objets dans VBA. Dans Visual Basic Editor, choisissez Affichage, puis Navigateur d'objets ou appuyez simplement sur F2.
Obtenez plus d'aide.

Bien sûr, les outils d'aide intégrés dans VBA sont merveilleux, mais vous pouvez également utiliser votre navigateur préféré pour rechercher sur Internet de l'aide sur l'écriture de code VBA. Vous pouvez même trouver des exemples que vous pouvez voler - ou emprunter - pour votre propre projet.
Gérez vos erreurs.

Même le programmeur le plus parfait ne peut empêcher les erreurs de se produire, mais il peut les empêcher d'interrompre un programme. Utilisez la gestion intégrée des erreurs de VBA avec les instructions On Error Goto et Resume pour intercepter les erreurs et modifier le flux du programme afin que vos applications ne frustrent pas les personnes qui les utilisent.
Utiliser les fonctions et sous-procédures.

Utilisez des fonctions et des sous-procédures pour gérer les tâches qui seront exécutées par différentes zones de votre programme. En règle générale, si vous vous retrouvez à copier et coller du code d'une zone d'un programme à un autre, vous pouvez mettre ce code dans sa propre procédure.
Convertir les macros en code VBA.

Le concepteur de macros dans Access 2013 vous permet de choisir parmi des listes de tâches prédéfinies pour automatiser votre application. Construire une macro qui fait ce que vous voulez et ensuite convertir cette macro en code VBA afin que vous puissiez voir à quoi cela ressemblerait si vous l'aviez tapé à partir de zéro.
Partage de données avec d'autres programmes depuis Access 2013

Access 2013 est une excellente application de base de données en soi, mais elle joue également bien avec les autres, vous permettant d'afficher et de récupérer des données de plusieurs autres programmes. Si un programme prend en charge Visual Basic pour Applications (VBA), vous pouvez le contrôler à partir d'Access. Voici une brève liste d'applications que vous pouvez contrôler et partager avec:

Microsoft Excel:

De nombreux utilisateurs d'Excel finissent par s'impliquer dans Access car ils ont besoin de plus de structure pour stocker leurs données. Cependant, certaines de ces personnes ne font pas le saut vers Access, de sorte qu'il existe toujours un lien fort entre Access et Excel. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel comme une table dans Access ou prendre complètement le contrôle d'une application Excel à partir de VBA.

Microsoft SQL Server: SQL Server est comme Access sur les stéroïdes - au moins du point de vue de la table et de la requête. Vous pouvez déplacer vos données d'Access vers SQL Server pour améliorer la vitesse et les performances lorsque vous utilisez de grandes quantités de données. Une fois les données dans SQL Server, vous pouvez créer vos formulaires, rapports, macros et modules Access pour utiliser les données de SQL Server.
Microsoft Word: La plupart des utilisateurs d'Access ont également utilisé Word. Que vous écriviez une lettre ou établissiez une liste de tâches à accomplir, Word est l'endroit où vous pouvez être habitué à tourner. Vous pouvez également utiliser Word comme un outil de création de rapports, où vous pouvez créer des signets pour placer des données à partir d'Access et quelqu'un d'autre - qui peut ne pas être familier avec Access - peut modifier les autres informations dans le document Word.
Microsoft SharePoint: SharePoint est la vision de Microsoft pour le partage et la collaboration avec les données sur le Web.Depuis Access 2013, vous pouvez partager des données avec un serveur SharePoint. Vous pouvez même créer une application Web personnalisée qui stocke les tables Access, les requêtes, les formulaires (en tant que vues) et les macros sur un serveur SharePoint 2013 et vous permet d'accéder à ces formulaires sur le Web sans avoir Access 2013 installé.
Microsoft Outlook: Outlook est plus qu'un simple outil de courrier électronique. c'est aussi un système de gestion des contacts. Vous pouvez partager des informations sur les contacts, le calendrier et les tâches avec votre application Access de sorte que vous ne puissiez l'entrer que dans un seul endroit.