Ajouter un nouveau nom au dossier Contacts Outlook - des mannequins

Un dossier Contacts Outlook est aussi bon et aussi complet que les informations sur les contacts que vous y mettez. Pour placer une personne dans la liste des contacts, ouvrez le dossier Contacts et commencez par effectuer l'une des opérations suivantes:

• Cliquez sur le bouton Nouveau.
• Appuyez sur Ctrl + N (dans la fenêtre du dossier Contacts) ou sur Ctrl + Maj + C.
• Choisissez Fichier -> Nouveau -> Contact.

Vous voyez le formulaire de contact. Sur ce formulaire, vous pouvez trouver des endroits pour entrer à peu près tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur une personne (sauf sa vie amoureuse et ses vices secrets). Entrez toutes les informations que vous souhaitez enregistrer, en gardant à l'esprit ces règles de la route:

• Noms complets, adresses, etc.: Bien que vous puissiez être tenté d'entrer simplement des adresses, des numéros de téléphone, des noms, etc. dans les zones de texte, ne le faites pas! Cliquez sur le bouton Nom complet dans l'onglet Général, par exemple, pour entrer un nom. Cliquez sur le bouton Business ou Home pour entrer une adresse dans la boîte de dialogue Vérifier l'adresse. En cliquant sur les boutons et en entrant des données dans les boîtes de dialogue, vous autorisez Outlook à séparer les composants des noms, des adresses et des numéros de téléphone. En tant que tel, Outlook peut utiliser des noms et des adresses comme source pour les mailings de masse et les mailings de masse.

Lorsque vous saisissez des informations sur une société, pas sur une personne, laissez le champ Nom complet vide et entrez le nom de l'entreprise dans le champ Société.
• Informations qui vous intéressent: Si le formulaire ne semble pas avoir de place pour entrer un certain type d'informations, essayez de cliquer sur un bouton triangle et de choisir une nouvelle catégorie d'informations dans le menu contextuel. Cliquez sur le bouton triangle à côté du bouton Business et sélectionnez Accueil, par exemple, si vous souhaitez entrer une adresse de domicile plutôt qu'une adresse professionnelle.

• Fichier sous: Ouvrez le menu déroulant Fichier sous et choisissez une option pour classer le contact dans le dossier Contacts. Outlook peut classer les contacts par ordre alphabétique par nom, prénom, nom de société ou combinaison des trois. Choisissez l'option qui décrit le mieux comment vous vous attendez à trouver le contact dans le dossier Contacts.
• Adresses postales: Si vous conservez plusieurs adresses pour un contact, affichez l'adresse à laquelle vous souhaitez envoyer le courrier et cochez la case Ceci est l'adresse postale. De cette façon, dans un publipostage, vous obtenez des lettres envoyées aux bonnes adresses.
• Adresses e-mail: Vous pouvez entrer trois adresses e-mail pour chaque contact. (Cliquez sur le bouton triangle et choisissez Email 2 ou Email 3 pour entrer une deuxième ou une troisième adresse.
Dans la zone de texte Afficher en tant que, Outlook vous montre à quoi ressemblera la ligne de: courrier électronique lorsque vous envoyez un courrier électronique à un contact. Par défaut, la ligne À: affiche le nom du contact suivi de son adresse électronique entre parenthèses. Cependant, vous pouvez entrer ce que vous voulez dans la zone de texte Afficher comme, et si entrer quelque chose de différent peut vous aider à distinguer les adresses e-mail, entrez quelque chose de différent. Par exemple, entrez Lydia - Personnel afin de savoir quand vous envoyez un courriel à l'adresse personnelle de Lydia, par opposition à son adresse professionnelle.
• Photos: Pour mettre une photo numérique sur un formulaire de contact, cliquez sur le bouton Ajouter une photo de contact et, dans la boîte de dialogue Ajouter une image de contact, sélectionnez une image et cliquez sur OK.

Veillez à écrire quelques mots sur l'onglet Général pour décrire comment et où vous avez rencontré le contact. Lorsque le moment est venu d'éliminer les contacts dans la liste des dossiers Contacts, la lecture des descriptions peut vous aider à décider qui est désherbé ou non.

Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Si vous êtes pressé d'entrer vos coordonnées, cliquez sur le bouton Enregistrer et nouveau. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un formulaire vide afin de pouvoir enregistrer des informations sur un autre contact.