Archivage des dossiers Outlook - des nuls

Dans certains cas, Outlook place les e-mails, les tâches et les rendez-vous de plus de six mois dans le dossier Archive - un dossier spécial pour les éléments considérés comme périmés ou non valables. Outlook appelle l'envoi de ces éléments dans le dossier Archive autoarchiving. Les éléments contenant des archives Outlook ne sont cependant pas perdus pour toujours. Vous pouvez les visiter en ouvrant le dossier Archive et ses sous-dossiers dans la liste des dossiers. Outlook crée automatiquement le dossier Archive et ses sous-dossiers la première fois que vous archivez des éléments.

Vous décidez comment et quand Outlook archive les éléments. Pour archiver les éléments, vous définissez un ensemble de règles d'archivage par défaut qui s'appliquent à tous les dossiers. Si un dossier requiert une attention particulière (ce qui signifie que vous ne souhaitez pas qu'il soit soumis aux règles d'archivage par défaut), vous pouvez définir des règles spéciales. dossier. Chaque dossier peut avoir son propre ensemble de règles d'archivage ou être soumis aux règles par défaut.

Pour indiquer à Outlook comment archiver des données obsolètes, commencez par afficher une boîte de dialogue AutoArchive:

• Définition des règles d'archivage par défaut: Choisissez Outils -> Options et, dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez l'onglet Autre. Cliquez sur le bouton AutoArchive.
• Définition de règles pour un dossier spécifique: Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et choisissez Propriétés ou affichez le dossier et choisissez Fichier -> Dossier -> Propriétés pour le nom du dossier. Ensuite, dans la boîte de dialogue Propriétés, sélectionnez l'onglet Archivage automatique. (Comme aucune date n'est connectée aux éléments du dossier Contacts, vous ne pouvez pas enregistrer automatiquement les noms et les adresses.)

Négociez ces options pour établir des règles d'archivage par défaut:

• Exécuter l'archivage automatique toutes les: Entrez un nombre pour indiquer à Outlook la fréquence d'archivage des éléments.
• Invite avant l'exécution de l'archive: Si vous cochez cette case, une boîte de message s'affiche avant le début de l'archivage et vous pouvez refuser d'archiver si vous le souhaitez en sélectionnant Non dans la boîte de message.
• Supprimer les éléments expirés (dossiers de courrier électronique uniquement): Cochez cette case pour supprimer tous les messages électroniques lorsque la période expire.
• Archiver ou supprimer les anciens éléments: Désélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas archiver les éléments.
• Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers: Sélectionnez cette option si vous souhaitez conserver le dossier Archive dans la liste des dossiers. Ce dossier contient des éléments archivés.
• Nettoyer les éléments plus anciens que: Choisissez une période de temps limite après laquelle archiver les éléments.
• Déplacer les anciens éléments vers: Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous souhaitez stocker le fichier d'archive dans un certain endroit.
• Supprimer définitivement les anciens éléments: Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, et non archiver, les anciens éléments.

Choisissez parmi ces options pour définir des règles d'archivage pour un dossier spécifique:

• Ne pas archiver les éléments dans ce dossier: Sélectionnez cette option si les éléments du dossier ne valent pas l'archivage.
• Archiver les éléments dans ce dossier en utilisant les paramètres par défaut: Sélectionnez cette option pour reporter aux règles d'archivage par défaut du dossier.
• Archiver ce dossier à l'aide de ces paramètres: Choisissez cette option pour définir les règles d'archivage du dossier.
• Nettoyer les éléments plus anciens que: Choisissez une période de temps limite après laquelle archiver les éléments dans le dossier.
• Déplacer les anciens éléments vers: Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez un dossier si vous souhaitez stocker les éléments archivés dans un emplacement spécifique.
• Supprimer définitivement les anciens éléments: Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer, et non archiver, les éléments de ce dossier.

Périodiquement compilez le fichier dans lequel vous stockez les données Outlook pour réduire le fichier et obtenir plus de place sur votre disque dur. Pour compacter le fichier de données Outlook, procédez comme suit:

1. Choisissez Fichier -> Gestion des fichiers de données.

2. Sélectionnez Dossiers personnels dans la boîte de dialogue Fichiers de données Outlook.

3. Cliquez sur le bouton Paramètres.

Une boîte de dialogue Dossier personnel apparaît.

4. Sélectionnez le bouton Compacter maintenant.

Le compactage d'un fichier Outlook peut prendre du temps si le fichier est bourré de données.