Vidéo: Organisez et structurez votre tâches grâce à Outlook 2024
Personne ne reçoit plus de peu d'e-mail. Si vous recevez un message, vous en obtenez une tonne. Heureusement, Outlook vous offre un tas de façons différentes d'organiser ce désordre de messages afin que vous ayez une chance de comprendre ce qui est important et ce qui peut attendre.
Lorsque Outlook est configuré pour afficher le volet de lecture sur le côté droit de l'écran, deux boutons apparaissent en haut de la liste des messages. Le bouton le plus à gauche a une étiquette qui dit quelque chose comme "Arrangé par: Date. "Le bouton Arrangé par décrit le système qu'utilise Outlook pour organiser vos messages. À droite du bouton Arranged By se trouve un autre bouton avec une étiquette qui offre des détails sur l'arrangement actuellement utilisé par Outlook. (Par exemple, si vos messages sont actuellement classés par date, le bouton à droite dira "Plus récent en haut" ou "Plus ancien en haut".)
Pour modifier la manière dont Outlook organise vos messages, cliquez simplement sur le bouton Arrangé par pour afficher un menu contextuel de tous les arrangements que vous pouvez utiliser. Voici les offres offertes par Outlook:
- Date: La manière la plus courante d'organiser les messages est par date. Lorsque vous configurez Outlook pour la première fois, voici comment vos messages seront organisés. Cliquez sur le bouton à droite pour alterner entre les messages les plus récents en haut et les plus anciens en haut.
- Conversation: Cet arrangement regroupe les messages du même sujet. Si vous avez échangé une série de messages avec quelqu'un sur un projet ou une idée spécifique, vous pouvez choisir l'arrangement Conversation pour suivre le fil de la conversation.
- De: Comme vous pouvez le deviner, cet arrangement organise votre collection de messages en fonction de la personne à qui le message a été envoyé. Le choix de l'arrangement De est un peu plus rapide que la configuration d'un dossier de recherche, mais parfois, un dossier de recherche est toujours le meilleur moyen de suivre les messages de personnes spécifiques.
- À: La plupart des messages que vous recevez vous sont adressés, mais pas toujours. Parfois, vous recevez des messages adressés à une liste de personnes, votre nom n'apparaît donc pas sur la ligne À du message. Cet arrangement sépare vos messages selon que votre nom figure sur la ligne À de chaque message.
- Dossier: Lorsque vous affichez des messages dans un dossier de recherche, les messages que vous consultez peuvent se trouver dans différents dossiers. Si vous voulez savoir exactement quel dossier contient chaque message, utilisez l'arrangement Dossier. Lorsque vous affichez votre boîte de réception, l'agencement des dossiers n'est pas disponible. c'est seulement pour les dossiers de recherche.
- Taille: Tout le monde sait que la taille n'a pas d'importance; c'est le sentiment qui compte. Bon, d'accord, pas toujours. La taille est importante pour certains administrateurs système - et ce n'est pas toujours un problème personnel. Certains messages électroniques comprennent des photos, de la musique et toutes sortes de fichiers lourds qui peuvent vraiment obstruer les serveurs de messagerie de votre entreprise. Ainsi, lorsque votre administrateur système vous demande d'éclaircir votre boîte de réception, utilisez cette fonctionnalité: Identifiez et supprimez les messages les plus en surpoids.
- Objet: Cet arrangement est similaire à l'arrangement Conversation, sauf qu'il ne suit pas le fil d'une conversation, il regroupe juste des messages qui ont le même sujet.
- Type: Tous les éléments qui arrivent dans votre boîte de réception ne sont pas des messages simples. Vous pouvez également recevoir des invitations à des réunions, des demandes de tâches et toutes sortes d'autres éléments. Lorsque vous souhaitez séparer les messages des demandes de réunion, passez à l'agencement de type afin que les messages les plus intéressants apparaissent en haut de la liste.
- Drapeau: Lorsque vous signalez un message, vous avez probablement l'intention d'y revenir. Cette disposition place les messages marqués en haut de la liste et les messages non marqués en bas. Si vous utilisez plusieurs couleurs de drapeau différentes, cette disposition est triée en fonction de la couleur du drapeau.
- Pièce jointe: Lorsque vous accédez à votre boîte de réception, vous n'êtes peut-être pas à la recherche d'un message, vous recherchez peut-être une pièce jointe. L'organisation de vos messages par pièce jointe vous permet d'examiner d'abord les suspects potentiels.
- Comptes de messagerie électronique: Vous pouvez configurer Outlook pour collecter des e-mails à partir de plusieurs adresses électroniques différentes. Parfois, vous voulez savoir quel message provient de ces adresses, ou simplement regarder les messages envoyés à l'une de ces adresses. Si vous souhaitez afficher uniquement les messages envoyés à une seule adresse, choisissez l'arrangement Comptes de messagerie électronique, puis cliquez sur le signe moins (-) en regard des noms des comptes que vous ne souhaitez pas voir. Avec cet arrangement, Outlook vous montre seulement les messages des comptes qui vous intéressent.
- Importance: Tout d'abord, vous connaissez le dicton. Lorsque vous devez d'abord voir les messages marqués avec une grande importance, c'est l'arrangement que vous voulez utiliser.
- Catégories: Vous pouvez attribuer des catégories à n'importe quel message que vous envoyez, et parfois d'autres personnes peuvent attribuer des catégories aux messages qu'ils vous envoient. Pour voir quel message correspond à quelle catégorie, utilisez l'arrangement Catégories.
Le bouton Réorganiser par apparaît en haut de votre liste de messages uniquement lorsque le volet de lecture est défini sur le côté droit de l'écran. Vous pouvez activer le volet de lecture en choisissant Affichage -> Volet de lecture -> Droite. Si vous souhaitez organiser vos messages lorsque le volet de lecture est désactivé, choisissez Affichage -> Réorganiser par pour afficher la liste des arrangements, puis choisissez celui que vous souhaitez.
