Organiser vos messages Outlook 2007 - mannequins

Personne ne reçoit plus de peu d'e-mail. Si vous recevez un message, vous en obtenez une tonne. Heureusement, Outlook 2007 vous offre un tas de façons différentes d'organiser ce mess de messages afin que vous ayez une chance de comprendre ce qui est important et ce qui peut attendre.

Lorsque Outlook est configuré pour afficher le volet de lecture sur le côté droit de l'écran (choisissez Affichage -> Panneau de lecture -> Droite), vous voyez deux boutons en haut de la liste des messages:

Bouton Arrangé par: Ce bouton le plus à gauche décrit le système qu'utilise Outlook pour organiser vos messages.
Bouton de détail: À droite du bouton Arrangé par se trouve un autre bouton avec une étiquette qui offre des détails sur l'arrangement actuellement utilisé par Outlook. (Par exemple, si vos messages sont actuellement organisés par date, le bouton à droite indique soit le plus récent sur le dessus ou le plus ancien sur le dessus.)

Pour modifier la façon dont Outlook organise vos messages, cliquez simplement sur le bouton Arrangé par pour afficher un menu contextuel de tous les arrangements que vous pouvez utiliser.

Voici les offres offertes par Outlook:

Date: La manière la plus courante d'organiser les messages est par date. Lorsque vous configurez Outlook pour la première fois, voici comment vos messages seront organisés. Cliquez sur le bouton à droite pour alterner entre les messages les plus récents en haut et les plus anciens en haut.

Conversation: Cet arrangement regroupe les messages du même sujet. Si vous avez échangé une série de messages avec quelqu'un sur un projet ou une idée spécifique, vous pouvez choisir l'arrangement Conversation pour suivre le fil de la conversation.
De: Comme vous pouvez le deviner, cet arrangement organise votre collection de messages en fonction de la personne à qui le message a été envoyé.
À: La plupart des messages que vous recevez vous sont adressés, mais pas toujours. Parfois, vous recevez des messages adressés à une liste de personnes, votre nom n'apparaît donc pas sur la ligne À du message. Cet arrangement sépare vos messages selon que votre nom figure sur la ligne À de chaque message.
Dossier: Lorsque vous affichez des messages dans un dossier de recherche, les messages que vous consultez peuvent se trouver dans différents dossiers. Si vous voulez savoir exactement quel dossier contient chaque message, utilisez l'arrangement Dossier.
Taille: Certains messages électroniques incluent des photos, de la musique et toutes sortes de fichiers lourds qui peuvent vraiment obstruer les serveurs de messagerie de votre entreprise.Ainsi, lorsque votre administrateur système vous demande d'éclaircir votre boîte de réception, utilisez cette fonction pour identifier et supprimer les messages les plus en surpoids.
Objet: Cet arrangement regroupe des messages ayant le même sujet.
Type: Tous les éléments qui arrivent dans votre boîte de réception ne sont pas des messages simples. Vous pouvez également recevoir des invitations à des réunions, des demandes de tâches et toutes sortes d'autres éléments. Lorsque vous souhaitez séparer les messages des demandes de réunion, passez à l'arrangement Type.
Pièce jointe: Lorsque vous accédez à votre boîte de réception, vous n'êtes peut-être pas à la recherche d'un message, vous recherchez peut-être une pièce jointe. L'organisation de vos messages par pièce jointe vous permet d'examiner d'abord les suspects les plus probables.
Comptes de messagerie: Parfois, vous voulez savoir quel message provient de quelle adresse ou quels messages vous avez envoyés à une adresse particulière. Avec cet arrangement, Outlook vous montre seulement les messages des comptes qui vous intéressent.
Importance: Lorsque vous devez d'abord voir les messages marqués avec une grande importance, utilisez cet arrangement.
Catégories: Vous pouvez attribuer des catégories à n'importe quel message que vous envoyez, et parfois d'autres personnes peuvent attribuer des catégories aux messages qu'ils vous envoient. Pour voir quel message correspond à quelle catégorie, utilisez l'arrangement Catégories.
Disponibilité: Le paramètre Disponibilité est réservé aux personnes qui utilisent un ordinateur portable sur un réseau d'entreprise avec Microsoft Exchange. Vous pouvez configurer Exchange pour envoyer uniquement l'objet, la date et le nom de l'expéditeur pour chaque message électronique, et non le corps principal du message. Jusqu'à ce que vous cliquiez sur le message pour le lire, le reste du message reste sur l'ordinateur principal du bureau à domicile. Les messages auxquels vous pouvez accéder dans leur intégralité sont considérés comme disponibles.