Mise à jour automatique de votre journal dans Outlook 2000 - dummies

Stardate 2001: Sur Star Trek, le capitaine du vaisseau Enterprise fait fidèlement des entrées quotidiennes dans le journal du capitaine. Le capitaine enregistre des informations sur les planètes que l'équipage a explorées, les extraterrestres qu'ils ont combattus et les phénomènes bizarres qu'ils ont observés dans l'espace profond, où personne n'est jamais allé auparavant!

Maintenant c'est ton tour. Tout comme le capitaine de Enterprise , vous pouvez enregistrer vos interactions quotidiennes avec des êtres étranges dans des environnements bizarres dans des circonstances stressantes, même si les êtres étranges sont tous dans votre propre bureau. Le journal Outlook est le journal de votre capitaine.

Sans aucun doute, les muckness-mucks de la galaxie utilisent la bûche du capitaine pour des choses terriblement importantes, mais votre Journal vous sert plus directement. Parfois, lorsque vous avez besoin de trouver un document ou un enregistrement d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous avez appelé le document ou de l'endroit où vous l'avez stocké, mais vous vous souvenez de quand vous l'avez créé ou reçu. Dans ce cas, vous pouvez aller dans le journal et vérifier la date à laquelle vous vous souvenez avoir traité l'objet et trouver ce que vous devez savoir.

Pour tirer le meilleur parti du Journal, vous devez l'utiliser, cependant. Vous pouvez configurer Outlook pour créer des entrées de journal pour presque tout ce que vous faites, ou vous pouvez fermer complètement le journal et ne rien y faire. Si vous ne mettez rien dans le journal, vous n'obtiendrez rien.

Quel est le moyen le plus simple de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Le journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans n'importe quelle application Office 2000. Le Journal suit également automatiquement les messages électroniques, les demandes de réunion et les réponses, ainsi que les demandes de tâches et les réponses. À l'avenir, les programmes autres que la suite Microsoft Office peuvent avoir la capacité de créer des entrées dans le journal, mais pour le moment, cette fonctionnalité est limitée aux programmes Office 2000.

Il y a un problème: vous devez indiquer à Outlook que vous voulez que l'enregistrement automatique du journal soit activé. Heureusement, si vous n'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du journal, Outlook 2000 vous demande si vous souhaitez activer la fonction à chaque fois que vous cliquez sur l'icône Journal.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du journal, procédez comme suit:

1. Choisissez Outils-> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Options du journal.

La boîte de dialogue Options de journal apparaît (voir Figure 1) avec des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement et les noms de toutes les personnes pour lesquelles vous pouvez enregistrer automatiquement des transactions, telles que les e-mails.

Figure 1: La boîte de dialogue Journal Options.

3. Cliquez pour cocher la case pour les éléments et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts à propos desquels vous souhaitez que les informations soient enregistrées.

La liste des personnes dans la zone Pour ces contacts est identique à la liste des personnes de votre liste de contacts. Vous pouvez créer manuellement des entrées de journal pour les personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts.

Lorsque vous ajoutez des noms à votre liste de contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définis pour l'enregistrement automatique dans le journal. Vous devez soit vérifier le nom dans la boîte de dialogue Options du journal, soit ouvrir l'enregistrement Contact, cliquer sur l'onglet Journal et cocher Enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le journal enregistre automatiquement les éléments et fichiers que vous avez sélectionnés pour les contacts que vous avez nommés.