Création d'une règle dans Lotus Notes 6 - mannequins

Une règle indique à Notes ce qu'il faut faire de certains messages entrants. Par exemple, vous pourriez avoir une règle qui place toujours les messages avec un certain mot dans le champ sujet dans un certain dossier, ou une règle qui déplace le courrier électronique d'une certaine personne directement dans le dossier Corbeille, ou peut-être une règle qui change instantanément l'importance de tout message que vous recevez de votre patron à High. Consultez vos règles en cliquant sur le mot Règles dans le volet de navigation.

Pour créer une nouvelle règle, cliquez d'abord sur le dossier Règles dans le volet de navigation de votre courrier. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle règle de la barre d'action. La figure 1 montre la boîte de dialogue Nouvelle règle (plutôt grande) qui apparaît.

Figure 1:

Créez une nouvelle règle ici. Comme vous pouvez le voir sur la figure 1, la boîte de dialogue Nouvelle règle est divisée en trois sections. Cette règle détermine si la règle est activée, si les conditions spécifient les messages sur lesquels la règle va agir et les actions spécifiques déterminent ce que la règle fera avec les messages qu'elle choisit.

Toute nouvelle règle que vous créez est activée par défaut. Vous pouvez toutefois avoir une règle que vous souhaitez désactiver temporairement. par exemple, vous ne voulez peut-être pas que les messages entrants soient envoyés dans ce dossier, pour le moment. En haut de la boîte de dialogue, utilisez les boutons radio Cette règle pour décider si la règle doit être appliquée. Sélectionnez le bouton radio On dans le champ (par défaut), et la règle fait ce que vous lui avez demandé de faire. D'un autre côté, si vous sélectionnez le bouton radio Désactivé, votre règle est suspendue jusqu'à ce que vous l'activiez à nouveau.

Création d'une condition de règle

Les champs de la section Spécifier les conditions de la boîte de dialogue Nouvelle règle déterminent les messages auxquels votre règle s'appliquera. L'idée de base est d'utiliser ces champs pour définir un critère, puis d'utiliser le bouton Ajouter pour enregistrer la condition. Certaines règles peuvent avoir une seule condition, telle que

Le sujet contient Adulte . D'autres peuvent être plus compliqués, avec plus d'une condition. Par exemple, vous pouvez avoir une règle qui recherche un message entrant avec les mots Sales Updates dans la ligne d'objet qui ont été envoyés par un gars nommé Rob Fichtel. Lorsque vous définissez le deuxième champ déroulant dans la section Spécifier les conditions de la boîte de dialogue, vous pouvez choisir parmi 13 différents endroits à regarder:

expéditeur:

• Choisissez les messages par le nom de la personne qui a envoyé le message. Vous pouvez, par exemple, créer une règle qui recherche automatiquement les messages de votre responsable. sujet:
• Sélectionnez les messages en fonction de l'objet du message, par exemple Mise à jour des ventes . body:
• Trouver des messages avec un certain mot ou une phrase n'importe où dans le corps du message. importance:
• Sélectionnez les messages en fonction de l'importance que l'expéditeur a choisi pour lui (Élevé / Moyen / Faible). priorité de diffusion:
• Sélectionnez les messages en fonction de la priorité de diffusion attribuée par l'auteur au message. to:
• Sélectionnez les messages en fonction du nom de la personne ou des personnes dans le champ À du message. cc:
• Sélectionnez les messages en fonction du nom de la personne ou des personnes dans le champ cc du message. bcc:
• Sélectionnez les messages par le nom de la personne ou des personnes dans le champ ccc du message. to ou cc:
• Sélectionnez les messages en fonction du nom de la personne ou des personnes dans le champ À ou cc du message. corps ou sujet:
• Entrez un critère que Notes recherchera dans l'objet et le corps des messages. Domaine Internet:
• Spécifiez les messages d'une société en particulier, tels que ibm. com ou yourcustomerscompany. com. size:
• Spécifie les messages d'une taille particulière. tous les documents:
• Appliquez votre règle à tous les nouveaux messages. Après avoir indiqué à Notes où chercher, vous utilisez le troisième champ déroulant de la section Spécifier les conditions de la boîte de dialogue pour indiquer à Notes le genre de comparaison qui vous intéresse:

contient:

• Le terme que vous entrez dans le troisième champ peut apparaître n'importe où dans le champ que vous sélectionnez dans le premier champ. ne contient pas:
• Ce que vous avez choisi dans le premier champ ne peut pas inclure ce que vous entrez dans le troisième champ. est:
• Tout ce que vous avez choisi dans le premier champ doit être exactement égal à ce que vous avez entré dans le troisième champ. n'est pas:
• Ce que vous avez choisi dans le premier champ ne peut pas être ce que vous entrez dans le troisième champ. Enfin, utilisez le troisième champ de la section Spécifier les conditions pour indiquer à Notes ce que vous recherchez. Il suffit de taper le terme de recherche - le nom d'une personne, le mot que vous voulez trouver dans le corps du message, le nom de domaine Internet, et ainsi de suite - dans le troisième champ.

Après avoir défini les trois parties de la condition, cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer la condition. Si vous changez d'avis après avoir enregistré une condition, vous pouvez utiliser les boutons Supprimer et Supprimer tout pour modifier les erreurs. Vous devez sélectionner la condition dans le champ Quand les messages sont arrivés et rencontrer ces conditions et cliquer sur le bouton Supprimer pour le supprimer.

Parfois, vous pourriez vouloir une règle avec plus d'une condition. Peut-être que la règle est destinée à trouver des messages provenant d'un certain client et qui ont également les mots

nouvel ordre dans leur ligne d'objet. Une règle peut avoir autant de conditions que vous le souhaitez; Continuez à utiliser ce bouton Ajouter si vous en avez besoin de plus d'un. Lorsque vous spécifiez plusieurs conditions pour une règle, vous pouvez indiquer à Notes d'agir uniquement si

tous les critères sont remplis. D'autres fois, vous pouvez vouloir que Notes agisse si tout des critères spécifiés est atteint. Par exemple, dans la figure 1, Notes est configuré pour supprimer tous les messages dont le corps ou le sujet contient le mot Adulte . Le mot Adulte ne doit pas apparaître aux deux endroits pour activer la règle.Si vous préférez, vous pouvez configurer Notes pour que le mot Adulte apparaisse dans le corps et afin d'activer la règle. Vous contrôlez cette fonctionnalité en sélectionnant AND ou OR dans le premier champ déroulant. Ce champ déroulant apparaît uniquement après que vous avez cliqué sur Ajouter pour ajouter au moins une condition à votre règle. Définition de l'action d'une règle

Après avoir indiqué à Notes sur quels messages une règle va agir, utilisez la section Spécifier les actions de la boîte de dialogue pour déterminer ce que Notes fera avec ces messages. C'est la partie de la boîte de dialogue dans laquelle vous indiquez à Notes que vous souhaitez que ces messages particuliers soient déplacés vers un certain dossier, supprimés, etc.

Cette section de la boîte de dialogue comporte deux champs. La première - une liste déroulante - indique à Notes ce que vous voulez faire pour ces messages. Le deuxième champ indique à Notes où les mettre.

Dans le premier champ, vous pouvez choisir parmi six éléments avec un message répondant aux conditions que vous avez définies en haut de la boîte de dialogue Nouvelle règle:

déplacer dans le dossier:

• Dire Notes à Déplacez les messages correspondants dans un certain dossier, dont vous saisissez le nom dans le deuxième champ ou utilisez le bouton Sélectionner pour choisir, qui apparaissent lorsque vous sélectionnez cette option. copier dans le dossier:
• Dites à Notes de déplacer les messages correspondants vers un dossier donné, dont vous saisissez le nom dans le deuxième champ ou utilisez le bouton Sélectionner pour choisir les deux qui apparaissent lorsque vous sélectionnez cette option. Cela diffère du déplacement vers un dossier en ce que le message reste dans votre boîte de réception. Envoyer la copie à:
• Transférer automatiquement le message à quelqu'un d'autre. définir la date d'expiration:
• Marquez la date d'expiration du message. changez l'importance de:
• Marquez l'importance du message comme élevée, moyenne ou faible, quelle que soit la manière dont l'expéditeur a défini l'importance du message. supprimer:
• Supprimer le message. Après avoir utilisé cette liste déroulante pour décider de ce qui va arriver aux messages, utilisez le champ à sa droite pour entrer le nom du dossier, ou le nom de la personne à qui le message sera transmis, et ainsi sur. Le champ à droite apparaît ou ne dépend pas de ce que vous avez sélectionné dans la liste déroulante.

Après avoir défini la condition et l'action de la règle, cliquez sur le bouton OK en bas de la boîte de dialogue Nouvelle règle pour l'enregistrer. Votre nouvelle règle apparaîtra dans la vue Règles de votre courrier.

Comme avec les conditions, une règle peut avoir plus d'une action. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui recherche les messages d'un certain client, puis transmet automatiquement ce message à votre assistant après avoir également classé le message dans un dossier spécial.