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Une base de données de contacts professionnels est en constante évolution, mais Outlook 2003 peut aider à maintenir l'ordre. Que ce soit les clients ou les fournisseurs, les gens vont et viennent, les numéros de téléphone changent, les gens sont promus, et ainsi de suite. Garder la liste de contacts à jour est un défi qui s'intensifie lorsque vous prenez en compte l'emplacement. Très souvent, la liste est répartie entre le système de facturation, le service des achats et les différentes archives de chaque vendeur (Rolodex, Pocket PC, et même la carte de visite oubliée dans le tiroir du haut). Sans base de données mise à jour, vous ne pouvez pas communiquer correctement avec vos clients.
Voici quelques solutions possibles à ce problème:
- Utilisez votre liste de contacts comme base de données clients et fournisseurs. Mettez à jour les informations au fur et à mesure que vous les recevez.
- Utilisez la liste de contacts d'une personne comme liste d'entreprises. En faire une règle de l'entreprise: Toutes les nouvelles mises à jour (comme une carte de visite, un appel téléphonique avec de nouvelles informations ou un e-mail) sont envoyées à une personne centrale pour la mise à jour de la base de données.
- Créez une liste publique sur le serveur Exchange et choisissez une personne comme gardien de liste. Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels version 2. 0, qui est un complément gratuit à Outlook dans les éditions Office Professionnel et Petites entreprises. Vous pouvez partager les contacts d'affaires et les comptes comme une liste avec le reste de votre entreprise.
Vous devez mettre à jour les changements d'adresse et ajouter de nouvelles informations de contact immédiatement. La première option est bonne quand vous travaillez seul. La deuxième option fonctionne lorsque vous n'avez pas de serveur Exchange disponible ou n'utilisez pas le Gestionnaire de contacts professionnels version 2. 0. La meilleure option est la troisième, car la liste des contacts est disponible pour toute l'équipe à tout moment, n'importe où Accès Web Outlook. Vous tapez simplement les nouveaux contacts dans votre liste de contacts, enregistrez-le, puis envoyez-le en tant que vCard au détenteur de liste de contacts comme suit:
1. Ouvrez le contact enregistré.
2. Choisissez Actions, Transférer en vCard.
Un nouvel e-mail s'ouvre avec la vCard jointe.
3. Envoyez-le au responsable de la liste des contacts.
Le responsable de la liste des contacts reçoit l'e-mail et peut simplement faire glisser et déposer la vCard de l'e-mail dans la liste des contacts.
L'ajout d'un contact de cette manière enregistre automatiquement la date à laquelle le contact a été créé (en utilisant le nom de champ Créé) et conserve une date de dernière modification (en utilisant le champ Modifié). Vous pouvez personnaliser l'affichage de vos contacts pour inclure les champs Créé et Modifié si vous souhaitez conserver ces informations.
Vous êtes susceptible de recevoir des informations de contact provenant de plusieurs sources, telles que le système de vente interne, chaque vendeur ou l'équipe de gestion. L'association du contact avec la personne qui l'a généré facilite le suivi.
Vous pouvez utiliser des catégories pour vous aider à suivre ces informations:
1. Créez une nouvelle catégorie pour chaque membre de l'équipe de vente.
2. Insérer un nouveau contact dans la liste.
3. Avec le contact ouvert, cliquez sur le bouton Catégories.
La boîte de dialogue Catégories apparaît.
4. Sélectionnez la catégorie Nom de l'expéditeur et enregistrez le contact.
Le contact est associé à sa source.
