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Vidéo: Access - Tutoriel et Formation - Importer et Exporter des données (Module n° 4) 2024
Bien que chaque objet Microsoft Access 2007 puisse être exporté, l'exportation des données dans une table ou une requête vers un autre programme, tel qu'une feuille de calcul, est la plus fréquente. tâche d'exportation. L'exportation d'une table ou d'une requête implique la réorganisation des données qu'elle contient dans un format différent. Comme pour l'importation, Access peut traduire les données dans une variété de formats de fichiers en fonction de vos besoins.
Formats d'exportation
L'onglet Données externes du ruban indique tous les formats de fichier dans lesquels l'objet peut être exporté. (Access exporte vers les mêmes formats que ceux importés, Access exporte également vers PDF - Fichiers Adobe Acrobat - et Microsoft Word.)
Le principal problème à surveiller lors de l'exportation est la perte de données. Une fabuleuse table Access ne se traduit pas toujours par une fabuleuse table Paradox. Toutes les bases de données ne partagent pas les mêmes règles pour les types de données
- : Les types de données Special Access tels que AutoNumber, Yes / No, Memo et OLE sont presque sûrs de provoquer des problèmes dans d'autres programmes. Vous pouvez avoir besoin de résoudre des problèmes créatifs pour que les données fonctionnent comme vous le souhaitez.
- Noms de champs: Chaque programme de base de données possède son propre ensemble de règles régissant les noms de champs tels que la longueur et les caractères spéciaux (comme un dollar ou un signe de pourcentage) autorisés dans le nom du champ. Pour éviter les problèmes de nom de champ lors de l'exportation, gardez vos noms de champs courts et n'utilisez que des lettres et des chiffres en nommant vos champs Access. Si les noms de champs de votre table Access ne respectent pas les règles du programme que vous exportez, l'exportation ne fonctionnera pas correctement.
Soyez prêt à consacrer du temps au réglage de l'exportation afin qu'il fonctionne exactement comme vous le souhaitez. Si vous rencontrez un problème lors de l'exportation, consultez la documentation du logiciel dont vous exportez le format de fichier pour les règles de nom de champ et de type de données .
Exportation d'une table ou d'une requête
Les étapes d'exportation d'une table ou d'une requête sont simples:
1. Avec la base de données ouverte, cliquez sur la table ou la requête que vous souhaitez exporter.
Le nom de la table est en surbrillance.
2. Cliquez sur l'onglet Données externes sur le ruban.
Le groupe d'outils Exporter apparaît sur le ruban:
• Les tâches d'exportation communes ont leurs propres boutons.
• Les formats rarement utilisés sont regroupés sur le bouton Plus.
3. Cliquez sur l'outil correspondant au programme dans lequel vous allez exporter vos données.
Une boîte de dialogue d'exportation personnalisée au format de votre choix apparaît.
4. Suivez les étapes de la boîte de dialogue Exporter pour terminer l'exportation.
La boîte de dialogue Exporter affichera les choix pour votre format de fichier d'exportation:
• Chaque choix demandera un nom de fichier (y compris le chemin) pour vos données exportées.
• Certains processus d'exportation vous demandent également si vous souhaitez ouvrir votre nouveau fichier une fois l'exportation terminée. Cela peut empêcher une recherche frustrante après l'enregistrement du fichier.
5. Cochez la case Enregistrer les étapes d'exportation si vous savez que vous réexécuterez cette exportation.
Le ruban contient un bouton appelé Exportations enregistrées. Utilisez ceci pour exporter facilement une table ou une requête sur une base régulière.
