Filtrage d'une feuille de données dans Access 2003 - Les nuls

Filtrage une feuille de données Access 2003 est un moyen de se concentrer sur des enregistrements spécifiques plutôt que sur tous les enregistrements d'une table. Vous pouvez filtrer les enregistrements qui ne correspondent pas à ce que vous essayez de faire pour le moment.

Lorsque vous filtrez des données, vous utilisez des critères pour dire à Access ce que vous voulez voir. Un critère est un test que les données transmettent pour s'afficher après l'application du filtre. Par exemple, vous pouvez demander à Access de vous montrer les enregistrements avec une date de commande du 01/05/03. Un critère plus avancé est celui des commandes dont la date est le 5/1/03.

Vous pouvez utiliser cinq types de filtres dans une table: Filtrer par sélection, Filtrer par formulaire et Filtre / tri avancé. Le tableau 1 vous montre comment utiliser chaque filtre.

Tableau 1: Types de filtres de feuille de données

Type de filtre	Quand vous devriez l'utiliser
Filtrer par sélection	Vous avez un enregistrement avec une certaine valeur dans un champ, et vous voulez trouver tous les autres enregistrements qui ont la même valeur dans ce champ.
Filtrer par formulaire	Vous avez plus d'un critère; par exemple, vous voulez trouver les commandes passées avant le 01/06/03 qui ont été payées par carte de crédit.
Filtre pour l'entrée	Vous voulez taper la valeur ou les valeurs que vous recherchez dans un champ particulier, ou vous voulez utiliser une expression comme critère.
Filtrer hors sélection	Vous pouvez rechercher un enregistrement avec une certaine valeur dans un champ et vous souhaitez exclure tous les enregistrements ayant la même valeur dans ce champ.
Filtre / tri avancé	Vous souhaitez en faire plus que les autres filtres ne le permettent, comme le tri et l'application de critères à plusieurs champs. Le filtre / tri avancé crée une requête en utilisant une seule table.

Notions de base sur le filtrage

Si vous voulez avoir une idée de l'ensemble du concept de filtrage, commencez par jeter un coup d'œil sur les parties d'une feuille de données relatives aux filtres. La figure 1 montre une fiche technique avec les boutons et les indicateurs de filtre marqués. Cette fiche technique a un filtre appliqué - vous pouvez le dire en raison des indicateurs de la fiche filtrée au bas de la fiche technique. En outre, le bouton Appliquer / Supprimer le filtre est mis en surbrillance. Si vous cliquez à nouveau dessus, le filtre est supprimé et tous les enregistrements de la feuille de données sont affichés.

Figure 1: Une feuille de données filtrée.

Vous pouvez appliquer un filtre à n'importe quelle feuille de données, y compris une table, bien sûr, mais aussi des sous-feuilles de données et des feuilles de données générées par des requêtes. Vous pouvez entrer et modifier des données dans une feuille de données filtrée. Sachez simplement que le filtre n'est appliqué à aucun nouvel enregistrement tant que vous n'avez pas réappliqué le filtre (en sélectionnant Enregistrements -> Appliquer le filtre / tri).

Vous pouvez filtrer en utilisant les boutons Filtrer par sélection ou Filtrer par formulaire, ou vous pouvez utiliser le menu.Affichez le menu Enregistrements pour voir les options de filtrage, y compris celles qui n'ont pas de boutons (il y en a dans le menu Enregistrements et d'autres dans le sous-menu Filtre).

• Pour réappliquer le dernier filtre appliqué, choisissez Enregistrements -> Appliquer le filtre / tri.
• Pour supprimer un filtre, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre ou choisissez Enregistrements -> Supprimer le filtre / tri.

Un filtre exécute une requête simple sur une table - un bon moyen de commencer à analyser vos données. Le filtrage peut vous aider à créer des requêtes plus complexes. Si vous êtes confus au sujet des requêtes, la création d'un filtre peut vous aider à comprendre comment écrire des critères pour une requête. Lorsque vous créez le filtre, choisissez Enregistrements -> Filtre -> Filtre / tri avancé pour le voir dans la grille de la requête. Regardez la ligne Critères pour voir à quoi ressemblent les critères. Pour fermer la grille de la requête, cliquez sur le bouton Fermer dans la barre d'outils.

Les filtres apparaissent dans la propriété Filter de la feuille de propriétés. Vous pouvez filtrer une table en y entrant une expression, mais presque personne ne le fait parce que le filtre reste appliqué, et certains enregistrements peuvent être filtrés au moment où vous ouvrez la table.

Filtrage par sélection

Le filtrage par sélection est le type de filtre le plus simple: il trouve des enregistrements avec des valeurs correspondantes dans un champ. Pour filtrer par sélection, procédez comme suit:

1. Trouvez un enregistrement avec la valeur ou le texte que vous voulez faire correspondre, puis placez votre curseur dans cette cellule pour qu'il corresponde à la valeur entière.

• Pour trouver tous les produits au prix de 29. 99, placez le curseur dans une cellule Prix avec la valeur 29. 99.

• Pour faire correspondre le début de la valeur, sélectionnez le premier caractère et autant de fois par la suite comme vous voulez faire correspondre. Pour trouver toutes les entrées dans le champ commençant par La, mettez en surbrillance La dans la pelouse Flamant avant de filtrer.

• Pour faire correspondre une partie de la valeur, sélectionnez les caractères au milieu d'une valeur que vous voulez faire correspondre. Sélectionnez 99 pour rechercher toutes les valeurs contenant 99, par exemple 499.

2. Cliquez sur le bouton Filtrer par sélection dans la barre d'outils

Access filtre la feuille de données pour n'afficher que les enregistrements ayant la même valeur dans ce champ.

Pour afficher la totalité de la table, cliquez sur le bouton Supprimer le filtre (bouton inversé du bouton Appliquer le filtre, le même bouton de la barre d'outils permet de basculer entre le bouton Appliquer le filtre et le bouton Supprimer le filtre).

Filtrage par exclusion

Le filtrage par exclusion est très similaire au filtrage par sélection, sauf qu'au lieu de voir uniquement les enregistrements correspondant à vos critères, tous les enregistrements correspondants sont exclus de la feuille de données.

Pour filtrer par exclusion, sélectionnez une valeur à exclure de la même manière que vous sélectionnez une valeur à filtrer par sélection:

• Placez le curseur n'importe où dans la cellule pour exclure les valeurs correspondant à la valeur entière. Par exemple, placez le curseur dans une cellule avec la valeur ME pour exclure toutes les adresses dans l'état du Maine.
• Sélectionnez le début de la valeur et autant de caractères que vous voulez pour exclure tous les enregistrements avec des valeurs de début correspondantes.
• Sélectionnez les caractères au milieu d'une valeur pour exclure tous les enregistrements contenant la sélection n'importe où dans le champ.

Pour filtrer par exclusion après avoir sélectionné les valeurs que vous souhaitez exclure, choisissez Enregistrements -> Filtre -> Filtrer hors sélection. (Ce type de filtre ne figure pas dans la barre d'outils.)