Comment construire des relations de base de données de données dans Access 2016 - duos

Les bases de données relationnelles répartissent les données entre deux tables ou plus. Access 2016 utilise un champ de liaison, appelé une clé étrangère , pour lier les tables connexes. Par exemple, une table peut contenir des noms et des adresses de bénévoles, tandis qu'une autre table permet de suivre l'historique de participation à un événement de bénévolat. L'information de participation à l'événement est liée à l'information du bénévole avec un champ de liaison, qui (dans cet exemple) est probablement un identifiant de bénévole.

Si vous pouvez glisser-déposer, vous pouvez créer une relation de table.

Gardez ces trois limitations à l'esprit:

• Vous ne pouvez associer que des tables situées dans la même base de données.

• Vous pouvez associer des requêtes aux tables, mais c'est inhabituel.

• Vous devez indiquer spécifiquement à Access comment vos tables sont liées.

Lorsque vous êtes prêt à jouer le matchmaker entre vos tables d'amour, voici comment le faire.

La fenêtre Relations

Pour créer une relation de table, ouvrez d'abord la fenêtre Relations. Procédez comme suit:

1. Cliquez sur l'onglet Outils de base de données sur le ruban.

   Le groupe Relations apparaît sur le ruban.

   

   Le bouton Relations dans l'onglet Outils de base de données.

2. Dans le groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations.

   La fenêtre Relations s'affiche. La première fois que vous définissez une relation, la boîte de dialogue Afficher la table s'affiche également.

   Si certaines tables sont déjà répertoriées dans la fenêtre, quelqu'un (ou un assistant) a déjà défini des relations pour cette base de données. Si vous ne savez pas comment ils sont arrivés et si plus d'une personne travaille sur votre base de données, arrêtez et consultez tous les développeurs de bases de données avant de changer les relations. Ce qui pourrait fonctionner pour vous pourrait être désastreux pour vos collègues.

Lorsque la fenêtre Relations est ouverte, vous pouvez sélectionner et mettre en relation des tables.

Relations de table

Pour chaque paire de tables à laquelle vous faites référence, vous devez sélectionner les tables, puis joindre leurs champs communs.

Sélection de tables

Pour sélectionner les tables à relier, ouvrez la fenêtre Relations et procédez comme suit:

1. Choisissez Afficher la table dans le groupe Relations du ruban. (Si vous ne voyez pas le groupe Relations, sélectionnez l'onglet Outils de base de données sur le ruban.)

   La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche, répertoriant les tables dans le fichier de base de données en cours.

2. Pour chaque paire de tables de la relation, procédez comme suit:

   1. Cliquez sur le tableau.

   2. Cliquez sur Ajouter.

      Dans le grand espace de travail Relations, une petite fenêtre liste les champs de la table sélectionnée.Lorsque vous ajoutez des tableaux à la mise en page, une fenêtre distincte apparaît pour chaque table. Vous pouvez voir ces fenêtres sous la boîte de dialogue Afficher la table.

      

      Utilisez la boîte de dialogue Afficher la table pour ajouter des tables au diagramme Relations.

   Répétez l'étape 2 pour chaque paire de tables que vous souhaitez associer. Si l'une des tables de la paire est déjà présente (à cause d'une relation existante avec une autre table), il n'est pas nécessaire de l'ajouter à nouveau.

3. Après avoir ajouté des tables, cliquez sur le bouton Fermer.

Lorsque toutes les tables sont présentes, vous êtes prêt à faire connaissance avec ces tables.

Gestion des relations

Cette section contient toutes les informations dont vous aurez besoin pour créer, modifier et supprimer vos relations de table.

Création de relations

Après avoir sélectionné les tables, procédez comme suit pour créer une relation entre deux tables:

1. Choisissez les deux tables que vous souhaitez associer.

   Parce que la relation un-à-plusieurs est la plus courante, ces instructions s'y rapportent. Les deux tables d'une relation un-à-plusieurs sont désignées comme remplissant l'un des deux rôles suivants:

   • Parent: Dans la table parente, le champ associé est la clé primaire. Chaque enregistrement de la table parent est identifié de manière unique par ce champ associé.

   • Enfant: Dans la table enfant, le champ associé contient les mêmes informations que le champ de la table parente. En règle générale, il a le même nom que le champ correspondant dans la table parent - bien que ce ne soit pas une exigence.

   Pour faciliter la mise en relation des tables, placez les champs connexes près du début de la liste des champs. Dans Access, vous devez voir les champs connexes à l'écran avant de pouvoir établir une relation. Si les champs associés ne sont pas au début de la liste des champs, vous devez faire beaucoup de défilement pour les trouver. Pour déplacer un champ, ouvrez la table des problèmes dans DesignView, pointez sur le bouton qui se trouve à gauche du nom du champ, puis appuyez sur le bouton et faites-le glisser pour déplacer le champ vers le haut.

   Procédez comme suit pour sélectionner le champ parent dans la liste:

   1. Placez le pointeur de la souris sur le champ que vous voulez relier dans la table parente.

      Habituellement, le champ que vous voulez mettre en relation dans la table parente est la clé primaire.

   2. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé.

   Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, procédez comme suit pour joindre le champ parent au champ enfant:

   1. Faites glisser le pointeur de la souris du champ parent vers la table enfant.

      Un signe plus apparaît à la base du pointeur de la souris.

   2. Pointez sur le champ correspondant dans la table enfant.

   3. Relâchez le bouton de la souris.

      La boîte de dialogue Modifier les relations s'affiche, détaillant la prochaine relation.

      

      La boîte de dialogue Modifier les relations détaille comment Access connecte deux tables.

      Faites très attention avant de relâcher le bouton de la souris. Placez le pointeur de la souris directement sur le champ enfant avant de le lâcher.

   • Si vous faites glisser correctement les deux champs, la boîte de dialogue Modifier les relations affiche les champs parent et enfant côte à côte.

   • Si vous manquez, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Modifier les relations et recommencez l'étape 3.

   1. Dans la boîte de dialogue Modifier les relations, sélectionnez l'option Appliquer l'intégrité référentielle.

   2. Vérifiez que les noms de vos champs sont corrects, puis cliquez sur Créer.

      Access illustre la nouvelle relation dans la fenêtre Relations:

   • Une ligne entre les champs liés vous montre que les tables sont liées.

   • Si vous avez coché l'option Appliquer l'intégrité référentielle à l'étape précédente, Access place un 1 à côté du parent dans la relation et un symbole infini à côté de l'enfant …

Pour relier une autre paire de tables sélectionnées, répétez les étapes 1 à 5.

Une relation un-à-plusieurs entre deux tables.

Access fournit également des outils pour modifier et supprimer des relations.

Modification des relations

Une fois les tables mises en relation, vous pouvez voir, organiser et supprimer les relations.

Si vous créez une relation que vous ne souhaitez pas, ouvrez la fenêtre Relations et procédez comme suit pour supprimer la relation:

1. Cliquez sur la ligne Relation entre les deux tables.

   Si vous réussissez, la ligne s'épaissira. Cela signifie que la ligne est sélectionnée.

2. Appuyez sur la touche Supprimer de votre clavier, puis sur Oui dans la boîte de message qui s'affiche.

   Voilà! La relation est partie.

Si vous associez plusieurs tables, la fenêtre Relations peut sembler un peu confuse car les lignes de relation se croisent. Cela rend difficile de déterminer quelles tables sont liées les unes aux autres. Pour corriger cette situation, cliquez et faites glisser la barre de titre d'une fenêtre de tableau vers une autre partie de l'écran.

Il est bon, mais pas toujours possible, de montrer les parents au-dessus ou à la gauche de leurs enfants. Essayez d'organiser les tables parent et enfant afin que les lignes entre les tables parent et enfant ne dépassent pas les lignes qui illustrent d'autres relations de table.

Vous avez de la difficulté à comprendre vos relations? (Qui ne l'est pas?) Faites-vous défiler partout dans la fenêtre Relations pour tout voir? Si oui, le rapport de relation est juste pour vous. Pour prévisualiser ce rapport, cliquez sur le bouton Rapport de relation dans le groupe Outils de l'onglet Conception du ruban. Toutes les tables associées dans votre base de données s'affichent dans un rapport facile à lire. (Bon, plus facile à lire!)