Comment co-écrire des documents avec Office 365 - des nuls

Dans Office 365, vous pouvez co-enregistrer des documents dans Word, PowerPoint et OneNote ou une collection de documents avec d'autres utilisateurs simultanément. Si vous utilisez l'application Web Excel (pas la version de bureau), vous pouvez également co-créer en temps réel avec d'autres utilisateurs. Cette fonctionnalité est rendue possible grâce à l'utilisation des technologies SharePoint Online.

Pour Word et PowerPoint, activez le suivi des versions majeures et mineures dans la bibliothèque de documents avant de commencer la co-création. Cela vous permet de conserver un historique du document au cours de la phase d'édition, de revenir à une ancienne version si nécessaire et d'indiquer les étapes atteintes dans le processus de collaboration en marquant le document en tant que version majeure.

Idéalement, pour les notebooks OneNote, vous ne devez activer que les versions majeures car trop de versions mineures peuvent provoquer des erreurs de synchronisation pouvant entraîner la perte de données. Le seul inconvénient à cela, cependant, est que vous devez créer une bibliothèque de documents séparée pour vos ordinateurs portables OneNote.

Vous pouvez également limiter le nombre de versions enregistrées pour éviter les erreurs. Tenez compte des besoins de votre entreprise pour déterminer si les versions majeures et mineures des blocs-notes OneNote doivent être activées ou non.

Lorsque vous activez le contrôle de version pour une bibliothèque de documents, vous avez la possibilité d'activer la fonctionnalité Exiger le retrait. Si vous sélectionnez Oui sous Exiger les documents à extraire avant qu'ils ne soient modifiés?, vous dites essentiellement que personne d'autre ne peut modifier le document pendant que vous l'avez extrait.

Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher une copie en lecture seule du document, mais ils ne pourront pas y apporter de modifications et le réenregistrer dans la bibliothèque de documents. Parce que cela est contraire à ce que vous voulez réaliser lorsque vous co-rédigez des documents, n'activez pas cette fonctionnalité.

Par défaut, les bibliothèques SharePoint ne l'ont pas activé. Même ainsi, vous avez toujours la possibilité d'extraire un document de la bibliothèque et quand vous faites cela, personne d'autre ne sera capable de travailler sur le document pendant que vous l'avez extrait.

L'Excel Web App 2010 est une version cloud de l'application de bureau, visualisable en haute fidélité à partir d'un navigateur Web, ce qui lui confère un aspect visuellement familier en tant que contrepartie de bureau. La technologie pour les calculs mathématiques est la même dans l'application Web que pour l'application de bureau.

Par conséquent, que vous ayez entré la formule dans votre feuille de calcul à partir de l'application Web ou du client de bureau, vous pouvez obtenir les mêmes résultats.

Co-écrire dans Excel Web App est comme par magie. Vous voyez des modifications faites par votre coauteur automatiquement par magie sur votre écran dès que votre coauteur se déplace dans une cellule différente. Vous pouvez voir qui modifie la feuille de calcul en cliquant sur la barre d'état de coauthorisation dans le coin inférieur droit de l'écran.