Comment filtrer les données dans Access 2016 - les nuls

Parfois, vous devez voir un groupe d'enregistrements partageant une valeur commune dans un champ dans Access. Peut-être qu'ils énumèrent tous une ville particulière, un certain titre d'emploi, ou ce sont tous des produits qui ont le même coût. Toujours prêt à vous aider, Access inclut un outil spécial pour cela: la commande Filter.

Filtre utilise vos critères et affiche tous les enregistrements correspondants, créant une mini-table contenant uniquement les enregistrements correspondant à vos besoins. C'est comme une requête instantanée sans tout le travail et la planification. Bien sûr, ce n'est pas aussi souple ou puissant qu'une requête, mais c'est tout ce dont vous avez besoin lorsque vous cherchez une réponse assez simple.

L'outil Filtre apparaît dans la section Trier et filtrer de l'onglet Accueil du ruban et vous avez les choix suivants pour un filtre simple:

• Filtre

• Sélection

• Filtre avancé par Formulaire

• Filtre / tri avancé

• Filtre à bascule

Chaque type de filtre remplit la même fonction de base, mais de manière légèrement différente. L'option Filtre / tri avancé, que l'on trouve en cliquant sur le bouton Avancé, ouvre une fenêtre qui vous permet de créer une requête - sélectionnant les tables et les champs à filtrer, définissant les critères du filtre à utiliser lors de la recherche d'enregistrements spécifiques.

Les filtres fonctionnent dans les tables, les formulaires et les requêtes. Bien que vous puissiez appliquer un filtre à un rapport, filtrer les rapports peut s'avérer une tâche ardue. Bien sûr, ce que vous lisez ici peut être appliqué à ce processus, si vous voulez l'essayer par vous-même. Et ce que vous apprenez à appliquer à une table peut également être appliqué lorsque vous travaillez avec des requêtes et des formulaires.

Filtrage par le contenu d'un champ

La commande Filtre principale vous permet de filtrer vos enregistrements pour afficher uniquement les enregistrements répondant à des critères spécifiques. Supposons, par exemple, que vous voulez voir tous les enregistrements pour les personnes vivant dans une ville particulière. Voici comment le faire:

1. Dans votre tableau d'intérêt, cliquez sur le petit triangle sur le nom du champ que vous souhaitez filtrer (Ville dans ce cas).

   Accès affiche un menu contextuel.

   Ne faites pas un clic droit sur l'en-tête en haut de la colonne (où il est indiqué Ville). Cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher un menu contextuel différent rempli de choses merveilleuses que vous pouvez faire pour cette colonne de votre tableau.

   

   Filtrage d'un seul champ en fonction des entrées de ce champ.

2. Si vous souhaitez omettre certaines entrées de votre filtre, supprimez leurs coches dans le menu contextuel.

   Vous pouvez

   • Supprimer les coches des entrées individuelles.

     ou

   • Décochez la case Sélectionner tout pour décocher tous les éléments.

   Décochez tout afin de ne vérifier que les entrées dont vous souhaitez voir les enregistrements correspondants.Avec toutes les entrées cochées, vous voyez tous les enregistrements.

3. Placez des marques à côté des entrées que vous voulez utiliser pour construire votre filtre pour le champ.

   Access recherche le champ sélectionné et n'affiche que les enregistrements correspondant à vos critères de filtre.

4. Cliquez sur OK.

   Tous les enregistrements répondant aux critères définis (en vertu des éléments que vous avez cochés) sont affichés. Cela peut être plusieurs enregistrements, beaucoup d'enregistrements ou juste un.

Pour revenir en arrière et voir tous les enregistrements originaux (non filtrés), vous pouvez soit

• cliquer sur le bouton Basculer le filtre dans la section Trier et filtrer du ruban pour supprimer le dernier filtre appliqué.

  ou

• Cliquez à nouveau sur le petit triangle du nom du champ et choisissez Effacer le filtre du Nom du champ.

  Si vous ne vous souvenez pas des champs que vous avez filtrés, vous pouvez les indiquer par le symbole du petit entonnoir qui apparaît en regard du nom du champ en mode Feuille de données.

La table entière, pleine d'enregistrements, revient à la vue.

Filtrer par sélection

La commande Sélection est la plus simple des commandes Trier et Filtrer à utiliser. Il suppose que vous avez trouvé un enregistrement correspondant à vos critères. Utiliser le filtre de sélection, c'est comme attraper quelqu'un dans la foule et crier: «D'accord, tous ceux qui sont comme ce mec ici, font la queue là-bas. "

Par exemple, imaginez que vous voulez trouver tous les bénévoles qui habitent à Landisville. Vous pouvez utiliser le filtre Sélection de la manière suivante:

1. Cliquez sur le champ contenant les informations que vous voulez faire correspondre.

   Dans ce cas, c'est le champ Ville.

2. Faites défiler la liste jusqu'à ce que vous trouviez l'entrée de champ qui servira d'exemple approprié pour votre filtre.

3. Cliquez pour sélectionner la valeur que vous recherchez, cliquez avec le bouton droit sur la cellule contenant la sélection, puis choisissez Equals Whatever . (Dans ce cas, ce serait Equals Landisville.) Vous pouvez également sélectionner la cellule, puis cliquer sur le bouton Sélection de l'onglet Accueil (dans la section Trier et filtrer) pour accéder à la même liste de choix.

   L'accès affiche immédiatement un tableau contenant uniquement les enregistrements correspondant à votre sélection.

   

   L'accès affiche uniquement les enregistrements correspondant au critère Filtrer par sélection.

4. Cliquez sur le bouton Basculer le filtre dans la barre d'outils après avoir utilisé le filtre.

   Votre tableau ou formulaire retourne à son affichage normal.

A ce stade du jeu, vous pouvez enregistrer une liste de tout ce qui correspond à votre filtre. Malheureusement, la simplicité et la facilité d'utilisation du filtre reviennent maintenant vous hanter. Pour enregistrer définitivement votre recherche filtrée, vous devez créer une requête.

Vous pouvez également utiliser le menu Filtre qui affiche les options de tri et la liste des valeurs de champs cochées. Lorsque vous affichez le menu contextuel, décochez Sélectionner tout puis vérifiez la valeur que vous voulez rechercher. Choisissez ensuite Filtres de texte dans ce même menu contextuel. La même liste d'options (Equals, Does not Equal, Begins With, etc.) apparaît sous forme de menu déroulant et vous pouvez y faire votre choix.

Filtrer par formulaire

Vous pouvez resserrer une recherche en utilisant des filtres supplémentaires pour éliminer les correspondances indésirables, mais cela demande énormément d'efforts.Pour un moyen plus simple d'isoler un groupe d'enregistrements en fonction des valeurs de plusieurs champs, essayez Filtrer par formulaire.

Filtrer par formulaire utilise plusieurs critères pour parcourir les enregistrements. À certains égards, c'est comme une simple requête. C'est tellement similaire à une requête que vous pouvez même sauvegarder vos critères de filtrage par formulaire en tant que une requête à part entière!

Supposons, par exemple, que vous ayez besoin d'une liste de tous les employés de votre entreprise qui travaillent dans un département donné et qui ont un titre particulier. Vous pouvez effectuer deux filtres de sélection (dans les champs Département et Titre du travail, en utilisant la base de données des employés comme exemple) et noter les résultats de chacun pour obtenir votre liste, ou effectuer une recherche un avec Filtre par formulaire et voir tous les enregistrements qui répondent à vos critères (en fonction de leurs entrées dans plusieurs tables) en une seule étape.

Pour utiliser Filtrer par formulaire, procédez comme suit:

1. Dans l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur le bouton Avancé dans la section Trier et filtrer.

   Un menu apparaît.

2. Choisissez Filtrer par formulaire dans le menu.

   La table est remplacée par une seule ligne de cellules, une sous chaque en-tête de champ de votre table.

3. Cliquez dans la cellule vide sous le nom du champ pour la première colonne que vous souhaitez filtrer.

   Utilisez les barres de défilement pour amener la colonne à l'écran si elle est sur la droite et ne peut pas être vue.

   La flèche vers le bas permet d'accéder à la colonne sur laquelle vous cliquez.

   • Normalement, Access affiche un bouton flèche vers le bas à côté du premier champ de la table.

   • Si vous avez précédemment utilisé une commande Filtre avec la table, Access place le bouton flèche vers le bas dans le dernier champ que vous avez filtré.

     

     Filtrer par formulaire propose une grille et des listes déroulantes pour définir des critères pour chaque champ.

4. Cliquez sur la flèche vers le bas pour voir la liste des valeurs contenues dans le champ.

   

   La liste déroulante affiche toutes les valeurs uniques d'un champ.

5. Dans la liste des valeurs, cliquez sur la valeur que vous souhaitez utiliser dans ce filtre.

   Par exemple, si vous sélectionnez Landisville dans la liste déroulante du champ Ville, "Landisville" se déplace dans la colonne Ville. Access ajoute automatiquement les citations - un détail de moins que vous devez retenir!

6. Pour ajouter une autre option de filtre pour le champ choisi, cliquez sur l'onglet Ou dans le coin inférieur gauche de la table.

   Une nouvelle fenêtre Filtrer par formulaire apparaît, vous permettant d'ajouter une autre condition de recherche. Access propose également un onglet Or dans le coin inférieur gauche de l'écran.

   La commande Filtrer par formulaire aime répondre à des questions simples, telles que «Montrez-moi tous les volontaires qui vivent à Lancaster. "Il fournit également des réponses à des questions plus complexes comme" Montrez-moi tous les enregistrements contenant Th dans le champ AvailableDays et qui ont Landisville dans le champ City ", et il effectue les deux tâches facilement.

   Poser une question plus complexe (comme «Montrez-moi tous les volontaires de Lancaster qui aiment la collecte de fonds») nécessite une recherche.

   

   Cliquez sur l'onglet Ou pour définir plus précisément les critères.

7. Pour chaque champ supplémentaire que vous souhaitez filtrer, cliquez sur l'onglet Ou et répétez les étapes 3 à 6.

   Dans cet exemple, le deuxième champ à filtrer est VolunteerInfo et Fundraising a été saisi la boîte du champ.

8. Lorsque vous avez terminé d'entrer tous les critères du filtre, cliquez sur le bouton Basculer le filtre.

   

   Access trouve tous les bénévoles qui aiment la collecte de fonds en filtrant deux des champs de la table.

Une dernière réflexion sur Filtrer par formulaire:

Bien que vous puissiez vous amuser en ajoutant des recherches Or au contenu de votre coeur, le suivi de votre création devient difficile en un rien de temps. Avant d'aller trop loin, , rappelez-vous que les requêtes fonctionnent mieux que les filtres lorsque les questions deviennent complexes.

Lorsque vous avez fini de jouer avec votre filtre, cliquez sur le bouton Basculer le filtre. À ce stade, votre table redevient normale (ou du moins aussi normale que les tables de données).

Filtrage sous une forme

Que faites-vous lorsque vous entrez des critères par erreur? Ou lorsque vous décidez que vous ne voulez vraiment pas inclure Lancaster dans votre filtre juste après avoir cliqué sur Lancaster? Pas de problème - la commande Clear Grid vient à la rescousse!

Lorsque vous cliquez sur la commande Effacer la grille (dans le menu Avancé de la section Trier & Filtrer), Access efface toutes les entrées de la grille Filtrer par formulaire et vous donne un endroit propre et agréable pour recommencer.

Filtrer en excluant la sélection

Le filtre Sélection peut également être utilisé pour exclure certains enregistrements. Cela fonctionne très bien lorsque vous souhaitez masquer brièvement un groupe d'enregistrements qui partagent tous un attribut unique (un état particulier, une ville ou un code postal).

Voici comment faire pour que le filtre de sélection exclue les enregistrements pour vous:

1. Faites défiler la table jusqu'à ce que vous trouviez la valeur que vous voulez exclure.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le champ contenant la valeur, puis choisissez Ne pas égal ______ (où le blanc représente la valeur sur laquelle vous avez cliqué avec le bouton droit de la souris) dans le menu qui s'affiche.

   Les enregistrements correspondant à la valeur que vous avez choisie sont éliminés afin que vous puissiez vous concentrer sur les enregistrements qui vous intéressent vraiment.

   

   En un clic, Access masque tous les volontaires dont la valeur du champ Statut est Prospective.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélection (dans la section Trier et filtrer de l'onglet Accueil) et choisir Ne pas égal dans le menu. Vous remarquerez également les commandes Contient et Ne contient pas. Ils sont pratiques pour l'élimination des enregistrements qui ont quelque chose en commun, tels qu'un mot ou un numéro particulier. Vous pouvez également combiner des filtres, en excluant non seulement (par exemple) les volontaires qui sont Prospective, mais les volontaires potentiels qui vivent dans une certaine ville ou un État.