Comment rechercher des données dans Access 2016 - des mannequins

Si vous voulez retrouver un enregistrement en ce moment, créer une requête pour le travail est exagéré. Heureusement, Access 2016 a un moyen très simple de trouver une donnée spécifique dans les tables et les formulaires de votre projet: la commande Rechercher.

La trouvaille est trouvée - grosse surprise ici - dans la section Chercher de l'onglet Accueil, accompagnée d'une icône de jumelles. Vous pouvez également accéder à Rechercher en appuyant sur Ctrl + F pour ouvrir la boîte de dialogue Rechercher.

Bien que la commande Find soit très facile à utiliser, connaître quelques astuces la rend encore plus puissante, et si vous êtes un utilisateur Word ou Excel, vous trouverez les trucs utiles dans ces applications aussi, car la commande Rechercher est une fonctionnalité à l'échelle du Bureau.

Trouver quoi que ce soit rapidement

Utiliser la commande Rechercher est une tâche très simple. Voici comment cela fonctionne:

1. Ouvrez la table ou le formulaire que vous souhaitez rechercher.

   Notez que la commande Rechercher fonctionne en mode feuille de données et avec les formulaires Access et devient disponible dès qu'une table ou un formulaire est ouvert.

2. Cliquez dans le champ que vous souhaitez rechercher.

   La commande Chercher recherche le champ courant dans tous les enregistrements de la table, alors assurez-vous de cliquer sur le bon champ avant de commencer le processus de recherche. L'accès ne se soucie pas de l'enregistrement sur lequel vous cliquez; Tant que vous êtes sur un enregistrement dans le bon champ, Access sait exactement dans quel champ vous voulez trouver.

3. Lancez la commande Rechercher.

   Vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher dans la section Rechercher de l'onglet Accueil ou appuyer sur Ctrl + F.

   La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s'ouvre, prête à vous servir.

4. Tapez le texte que vous recherchez dans la zone Rechercher.

   Prenez un moment pour vérifier votre orthographe avant de lancer la recherche. L'accès est assez intelligent, mais il n'est pas assez brillant pour comprendre que vous vouliez dire plombier lorsque vous avez tapé plumer.

   

   La boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

5. Cliquez sur Suivant pour lancer votre recherche.

   • Si les données que vous recherchez se trouvent dans le champ actif, la commande Rechercher recherche immédiatement l'enregistrement souhaité.

     La cellule contenant les données que vous recherchez est mise en surbrillance.

     Que faire si le premier enregistrement trouvé par Access n'est pas celui que vous cherchez? Supposons que vous vouliez le deuxième, le troisième ou le quatorzième John Smith dans le tableau? Aucun problème; C'est pourquoi la boîte de dialogue Rechercher et remplacer a un bouton Rechercher suivant. Continuez à cliquer sur Rechercher suivant jusqu'à ce que l'accès se déplace vers l'enregistrement souhaité ou vous indique qu'il abandonne la recherche.

   • Si Find ne trouve rien, il se plaint de son échec dans une petite boîte de dialogue, accompagnée de cette triste déclaration:

     Microsoft Access a fini de rechercher les enregistrements.L'élément de recherche n'a pas été trouvé.

Si Find n'a pas trouvé ce que vous cherchiez, vous avez quelques options:

• Vous pouvez abandonner en cliquant sur OK dans la petite boîte de dialogue pour le faire disparaître.

• Vous pouvez vérifier la recherche et réessayer (vous devrez toujours cliquer sur OK pour vous débarrasser de la boîte de dialogue d'invite). Voici les éléments à vérifier après votre retour dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer:

  • Vérifiez que vous avez cliqué dans le champ approprié et que vous avez correctement orthographié tout dans la zone Rechercher.

    Vous pouvez également consulter les options de recherche spéciales pour voir si l'un d'entre eux perturbe votre recherche.

  • Si vous avez fini par changer l'orthographe ou les options, cliquez à nouveau sur Suivant.

Passer à la vitesse supérieure

Parfois, taper simplement les données dont vous avez besoin dans la zone Rechercher ne produit pas les résultats dont vous avez besoin:

• Vous trouvez trop d'enregistrements (et finissez par cliquer sur le bouton Rechercher pour arriver à l'enregistrement que vous voulez).

• Les enregistrements qui correspondent ne sont pas ceux que vous voulez.

Le meilleur moyen de réduire le nombre de fausses correspondances est d'ajouter plus de détails à votre recherche, ce qui réduira le nombre de correspondances et vous donnera peut-être juste le même enregistrement que vous avez besoin de trouver.

Access offre plusieurs outils pour affiner une recherche. Pour les utiliser, ouvrez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer soit

• Cliquez sur le bouton Rechercher dans l'onglet Accueil

  ou

• Appuyez sur Ctrl + F

Si votre commande Rechercher ne fonctionne pas comme vous le pensez il devrait, vérifiez les options suivantes. Les chances sont qu'au moins une de ces options soit exclue ce que vous cherchez.

Rechercher dans

Par défaut, Access recherche uniquement les correspondances dans le champ actuel , quel que soit le champ sur lequel vous avez cliqué avant de lancer la commande Rechercher. Pour indiquer à Access de rechercher l'ensemble du tableau, choisissez Document actuel dans la liste déroulante Regarder dans.

Pour rechercher l'ensemble du tableau, modifiez Look In.

Match

Vos options sont les suivantes:

• N'importe quelle partie de champ: Permet une correspondance n'importe où dans un champ (trouver Richard, Ulrich, et Styles de vie du Riche et Célèbre ). C'est la valeur par défaut.

• Champ entier: Cela nécessite que les termes de recherche (que vous tapez dans la zone Rechercher) soient l'intégralité de la valeur du champ. Donc Riche ne trouvera pas Ulrich , Richlieu , Richard ou Richmond . Il ne trouve que Rich.

• Début du champ: Reconnaît uniquement les correspondances qui commencent au début du champ. Donc Rich trouve Richmond, mais pas Ulrich.

  Cette option vous permet aussi de mettre juste une partie d'un nom, surtout si vous ne connaissez que le début d'un nom ou le début d'une adresse.

Pour modifier le paramètre Correspondance, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du champ Correspondance, puis faites votre choix dans le menu déroulant qui s'affiche.

Utilisation de l'option Correspondance.

Recherche

Si vous trouvez trop de correspondances, essayez de limiter votre recherche à une partie du tableau à l'aide de l'option Rechercher. La recherche indique à la commande

• À tous les enregistrements de la table (paramètre par défaut)

  ou

• Haut ou bas de l'enregistrement en cours

En cliquant sur un enregistrement à mi-chemin L'accès à la recherche à partir de là limite votre recherche à la partie inférieure de la table.

Affinez vos paramètres de recherche en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de la zone de recherche et en choisissant l'offre appropriée dans le menu déroulant.

Case à cocher

Cocher la case Correspondance s'assure que le terme que vous recherchez est exactement identique à la valeur stockée dans la base de données, y compris les mêmes majuscules et minuscules.

Cela fonctionne très bien si vous cherchez un nom, plutôt qu'un seul mot, de sorte que riche custard n'est pas trouvé lorsque vous recherchez (capital R ) Riche dans tout le tableau.

Champs de recherche au format

Cette option indique à Access de regarder la version formatée du champ plutôt que les données réelles que vous avez tapées. Par "formaté", cela signifie que la mise en forme s'applique au contenu - les nombres sont mis en forme sous la forme de pourcentages, les dates sont définies comme des dates courtes et des dates moyennes, et ainsi de suite.

Limiter la recherche de cette manière est pratique lorsque vous recherchez des dates, des ID d'unité de gestion des stocks ou tout autre champ avec un peu de formatage spécialisé.

Activez les champs de recherche au format en cochant la case à côté.

Ce paramètre ne fonctionne pas avec Match Case. Par conséquent, si Case à cocher est cochée, les champs de recherche en tant que formatés apparaissent grisés. Dans ce cas, décochez Match Case pour rétablir la case à cocher Search Fields as Formatted.

La plupart du temps, cette option ne fait pas beaucoup de différence. En fait, la seule fois où vous vous souciez probablement de cette option de recherche, c'est quand (ou si) vous recherchez beaucoup de champs très formatés.