Comment importer des données dans Access 2016 - dummies

Si vous voulez que la base de données dans laquelle vous placez les données remplace la source dans Access 2016, alors importer. C'est l'option qui vous convient si vous créez une base de données Access pour remplacer une ancienne feuille de calcul qui ne répond plus à vos besoins. Importer également si les données source sont fournies par un fournisseur externe dans un format autre qu'un format Access.

Supposons, par exemple, que vous receviez mensuellement des données sur les ventes au comptant d'un fournisseur externe, sous forme de feuille de calcul. Access est un excellent outil de création de rapports. Vous pouvez donc importer les données dans Access et utiliser ses outils de génération de rapports pour générer vos rapports.

Voici les étapes à suivre pour importer ou relier des sources de données à votre base de données Access:

1Ouvrez la base de données Access qui contiendra les données importées.

Vous devriez voir l'onglet Données externes.

2Cliquez sur l'onglet Données externes du ruban.

Le groupe de boutons Importer & Lier apparaît sur le ruban.

Chaque bouton est connecté à un assistant qui vous guide tout au long du processus:

Les formats de fichiers courants tels que Excel ou Text (étiquetés comme fichier texte) ont leurs propres boutons spécifiques.

Vous pouvez trouver les formats de fichier les moins courants en utilisant le bouton Plus.

3Cliquez sur le bouton correspondant au format de votre fichier.

Une boîte de dialogue Obtenir des données externes spécifique au format de fichier sélectionné apparaît à l'écran.

4Utilisez le bouton Parcourir pour sélectionner la source de données que vous souhaitez importer ou lier à Access.

Habituellement c'est un fichier. Il peut également s'agir d'un site SharePoint ou d'un dossier Outlook.

Si la saisie de noms de fichiers n'est pas votre truc, cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier.

5Sélectionnez la méthode de stockage des données.

C'est ici que vous dites à Access s'il faut importer ou lier les données. Vous pouvez lier à tous les formats de fichiers sauf XML.

6Suivez les étapes restantes dans la boîte de dialogue Obtenir les données externes.

À partir de maintenant, les étapes dépendent du format de données que vous importez. Suivez les invites attentivement. Le pire qui peut arriver est que vous obtenez une table importée (ou liée) pleine de charabia. Si c'est le cas, vérifiez le format du fichier source.

Par exemple, si la source est un fichier texte et que vous obtenez du charabia, vous devrez peut-être confirmer que le fichier texte a été enregistré comme fichier délimité (avec un caractère - une virgule, par exemple - placé entre les champs). Il est également possible que le fichier source ne soit pas au bon format (par exemple, vous pouvez penser que c'est une feuille de calcul Excel mais ce n'est pas le cas).

Si vous prévoyez d'importer ou de lier souvent ce type de fichier, cochez la case Enregistrer les étapes d'importation.(La case à cocher sera située sur le dernier écran de l'assistant.) Après avoir coché la case, vous serez invité à entrer un nom pour votre importation.

7Le groupe Importer de l'onglet Données externes sur le ruban contient un bouton appelé Importations sauvegardées. Vous pouvez utiliser ce bouton pour appeler les importations enregistrées et les exécuter aussi souvent que vous le souhaitez.

Les sources de données doivent rester dans leur emplacement d'origine avec leur nom d'origine pour réexécuter une importation enregistrée.