Comment insérer des champs de publipostage dans Office 2016 - des nuls

Si vous fusionnez des listes de diffusion dans Microsoft Office 2016, vous devrez insérer des champs où vous souhaitez que la personnalisation soit. Tout d'abord, positionnez le point d'insertion de manière appropriée:

• Pour les lettres, cliquez à l'endroit où vous souhaitez que le code de fusion apparaisse. Vous voudrez le nom et l'adresse du destinataire près du haut du document, juste en dessous de la date. Vous pourriez également vouloir une salutation comme (Cher nom ). Vous pouvez également souhaiter une autre personnalisation, par exemple une mention de la ville ou de l'état de la personne dans un paragraphe de corps.

• Pour les e-mails, cliquez à l'endroit où vous souhaitez afficher le premier élément de personnalisation. Il n'y a pas de placement habituel pour les données personnalisées dans les messages électroniques comme pour une lettre commerciale.

• Pour les enveloppes, placez le point d'insertion dans la zone de texte vide au centre de l'étiquette.

• Pour les étiquettes, placez le point d'insertion dans la cellule supérieure droite de la table. Si vous ne voyez pas de tableau, choisissez l'option Outils de tableau → Afficher le quadrillage.

• Pour un répertoire, cliquez à l'endroit où vous voulez que le code de fusion apparaisse. Si vous souhaitez qu'un séparateur apparaisse entre les enregistrements, créez-le (par exemple, une ligne horizontale ou une ligne vide), puis déplacez le point d'insertion au-dessus de ce séparateur.

Après avoir positionné le point d'insertion, vous êtes prêt à insérer le code de fusion. Pour simplifier le processus d'insertion de champs, Word propose deux codes de fusion spéciaux que vous pouvez utiliser:

• Bloc d'adresse insère tous les champs nécessaires pour créer un bloc d'adresse correctement formaté, y compris les espaces et les sauts de paragraphe entre eux, quelque chose comme ceci:

  Amy Jones

  3855 W. Main St

  Arcadia, IN 46958

• Ligne d'accueil insère un message d'accueil tel que Cher suivi du nom du destinataire. Lorsque vous insérez la ligne d'accueil, vous pouvez choisir d'utiliser son prénom, son nom de famille ou les deux. Cela peut ressembler à ceci:

  Chère Ms. Jones:

  Vous pouvez également insérer des champs de fusion individuels. Par exemple, vous pourriez mentionner la ville de la personne dans un paragraphe comme celui-ci:

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Insérer un bloc d'adresse

Pour insérer un bloc d'adresse (par exemple, sur une enveloppe ou une étiquette, ou en haut d'une lettre), procédez comme suit:

1. Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur Bloc d'adresse.

2. Choisissez le format dans lequel le nom de la personne doit apparaître.

3. Si vous ne souhaitez pas que le nom de la société apparaisse (le cas échéant), cochez la case Insérer le nom de la société.

4. Spécifiez comment les adresses en dehors du pays par défaut doivent être affichées.

5. Vérifiez l'aperçu pour vous assurer que le bloc d'adresse apparaît comme prévu.

   Si l'aperçu de l'adresse ne semble pas correct, cliquez sur Faire correspondre les champs et utilisez la boîte de dialogue qui apparaît pour faire correspondre les champs du fichier de données de fusion avec les champs utilisés pour le bloc d'adresse.

6. Cliquez sur OK pour insérer le code.

   

   Spécifiez les options pour le bloc d'adresse.

Le code de bloc d'adresse apparaît dans le document avec des doubles crochets, comme ceci: <>.

Correction du problème d'espacement sur les blocs d'adresse

Un problème avec le bloc d'adresse par défaut est qu'il laisse trop d'espace vertical entre les lignes, en raison de l'espacement par défaut des paragraphes. (Chaque ligne du bloc d'adresse est un paragraphe distinct.) Pour voir cela par vous-même, choisissez Mailings → Preview Results. Répétez cette commande pour désactiver l'aperçu.

Pour corriger le problème, procédez comme suit:

1. Sélectionnez le code <>.

2. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Espacement des lignes et des paragraphes pour ouvrir son menu.

3. Cliquez sur Supprimer l'espace après le paragraphe.

   

   Supprimer l'espace supplémentaire après les paragraphes dans le bloc d'adresse.

Insérer une ligne d'accueil

Pour insérer une ligne d'accueil, procédez comme suit:

1. Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur Ligne d'accueil.

2. Utilisez les listes déroulantes de la section Format de la ligne d'accueil pour spécifier la façon dont le message d'accueil apparaîtra.

3. Spécifiez une ligne de salutation pour les noms de destinataires non valides (par exemple, un enregistrement dans lequel aucun nom de destinataire n'a été spécifié).

4. Vérifiez la zone d'aperçu pour vous assurer que la ligne d'accueil est conforme à vos souhaits.

   • Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant pour parcourir tous les enregistrements afin de les vérifier.

   • Si les champs ne correspondent pas, cliquez sur Faire correspondre les champs et indiquez quels champs de la liste de données doivent être inclus dans le message d'accueil.

5. Cliquez sur OK.

   

   Spécifiez les paramètres de la ligne d'accueil.

Insérer un champ de fusion individuel

Pour insérer un champ individuel, procédez comme suit:

1. Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur la flèche du bouton Insérer un champ de fusion, en ouvrant un menu.

2. Cliquez sur le champ désiré à insérer.

   

   Choisissez un champ individuel à insérer.

Voici une autre méthode. Vous pouvez cliquer sur la face du bouton Insérer un champ de fusion (la partie graphique, pas le texte et la flèche en dessous) pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion. De là, vous pouvez choisir un champ et cliquer sur Insérer.