Comment empêcher les erreurs dans votre base de données Access - les nuls

Partie de la tricherie pour tout-en-un Access 2010 de Dummies < Si les données qui entrent dans votre base de données à travers les tables et les formulaires sont inutilisables, toute sortie ou analyse que vous faites avec des requêtes et des rapports vous donnera aussi de la corruption. Heureusement, Access offre de nombreux outils pour vous aider à vous assurer que les données qui vont dans chaque champ sont celles qui sont supposées aller dans ce champ. Vous pouvez trouver plusieurs des outils pour garder la poubelle en mode Table:

Type de données

• : Utilisez le type de données correct pour empêcher la saisie de données de type incorrect. Taille du champ: limite le nombre de caractères. Par exemple, si vous savez qu'un champ ne doit jamais dépasser quatre caractères, définissez la taille du champ sur 4 caractères.

• Format: Rend les données correctes. Par exemple, vous pouvez modifier le texte en majuscules ou en minuscules. Les masques de saisie, par exemple, fonctionnent avec la propriété de champ Format.

• Masque d'entrée

• : Un masque d'entrée limite les informations autorisées dans un champ en spécifiant les caractères que vous pouvez entrer. Utilisez un masque de saisie lorsque vous connaissez le format que les données doivent prendre, par exemple, si un numéro de commande comporte deux lettres suivies de quatre chiffres. Les numéros de téléphone et les codes postaux sont d'autres exemples de champs où les masques de saisie sont utiles. Valeur par défaut

• : Définit une valeur qui apparaît par défaut si aucune autre valeur n'est entrée. La valeur par défaut apparaît dans le champ jusqu'à ce qu'une autre valeur soit entrée.

  Règle de validation de champ ou d'enregistrement

• : Règle que les données doivent transmettre avant d'être entrées. Cette propriété fonctionne avec la règle de propriété Validation Text. Obligatoire

• : Indique que le champ doit avoir une valeur pour que vous puissiez enregistrer l'enregistrement. Lorsqu'aucune valeur n'est entrée, Access ne crée pas de nouvel enregistrement lorsque l'on appuie sur Tab ou Enter et le bouton New Record est grisé. Allow Zero Length

• : Spécifie si une entrée de longueur nulle telle que "" (entre guillemets sans espace) est autorisée (uniquement pour les champs Texte, Mémo et Lien hypertexte). Un champ de longueur nulle vous permet de différencier les informations qui n'existent pas et une valeur nulle (vide) qui est inconnue ou n'a pas été saisie. Lorsque cette option est définie, elle autorise une chaîne de longueur nulle dans un champ obligatoire. Vous pouvez utiliser un masque de saisie pour faire en sorte qu'un champ de longueur nulle soit différent d'une valeur nulle lorsque les deux sont autorisés. Indexé: lorsque vous choisissez d'indexer un champ, vous pouvez spécifier qu'aucune valeur en double n'est autorisée dans le champ. Cette propriété est également accessible à partir de l'affichage Feuille de données - il s'agit d'une case à cocher dans l'onglet Feuille de données du ruban.

• Champs de recherche

• : Permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur pour un champ qui est stocké dans un autre champ. Cela élimine de nombreuses fautes d'orthographe et standardise les options pour le champ. Utilisez l'assistant de recherche pour créer un champ de recherche.