Comment partager du travail dans d'autres formats dans Office 2016 - des nuls

Lorsque vous partagez une copie électronique de votre travail depuis Office 2016, par exemple via une pièce jointe à un e-mail, il y a un problème si votre destinataire ne dispose pas de la même application pour l'afficher. Par exemple, si vous envoyez une présentation PowerPoint à un ami qui ne dispose pas de PowerPoint, il ne pourra peut-être pas l'ouvrir.

Il existe deux façons de contourner les problèmes d'incompatibilité: soit le destinataire acquiert une application capable d'afficher les fichiers, soit l'expéditeur (c'est vous) qui peut enregistrer le fichier dans un format que le destinataire peut déjà voir.

Si vous souhaitez résoudre le problème du côté du destinataire, le moyen le plus simple consiste à faire en sorte que le destinataire utilise l'application Web gratuite PowerPoint, disponible en ligne. (Un compte Microsoft est requis, ce qui est gratuit.) Les versions Web de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote sont toutes disponibles. Ils ne sont pas aussi complets que les originaux, mais ils fonctionnent bien pour afficher et faire des modifications simples.

Si vous explorez la solution du côté de l'expéditeur, déterminez d'abord les formats de fichiers ou les applications utilisés par votre destinataire, puis déterminez le format de fichier correspondant dans lequel votre application sera enregistrée. formats de fichiers disponibles pour votre application via la boîte de dialogue Enregistrer sous, à partir de laquelle vous pouvez sélectionner un type de fichier différent.

Pour les fichiers texte, le format RTF (.tf) est un excellent choix. C'est un format presque universel que n'importe quel programme de traitement de texte peut ouvrir, et les utilisateurs de Word enregistrent souvent dans ce format lorsqu'ils veulent échanger des documents avec quelqu'un qui utilise un programme de traitement de texte très ancien ou obscur qui ne supporte pas les fichiers Word. La figure montre RTF sélectionné comme format de fichier dans Microsoft Word.

Vous pouvez choisir un fichier au format RTF dans le champ Type de fichier: dans Word 2016.

La modification d'un format de fichier différent peut entraîner la perte de la mise en forme. Certaines fonctionnalités des applications Office 2016 fonctionnent uniquement lorsque des documents sont enregistrés dans le format natif de l'application, tels que des champs à remplir, des macros, certains types d'illustrations modifiables et des thèmes de mise en forme. C'est pourquoi la plupart des gens n'épargnent pas dans d'autres formats sauf si c'est nécessaire.

Si le destinataire n'a pas besoin de modifier le document, il est préférable de le sauvegarder dans un format spécial conçu pour le partage en lecture seule des pages mises en page: un langage de description de page . De cette façon, le destinataire voit la page exactement comme vous l'avez voulu, sans avoir à rechercher et à télécharger une visionneuse séparée pour ce type de fichier spécifique.

Office 2016 prend en charge deux principaux langages de description de pages:

• PDF: Un format créé par Adobe, largement utilisé sur Internet pour la distribution de documents. Il ne vient pas avec Windows, mais un lecteur pour ce format - Adobe Reader - est gratuit à télécharger. Oui, le destinataire doit encore télécharger Reader, mais ce n'est qu'un programme, et il fonctionnera pour le contenu de toutes les applications Office, ainsi que de nombreux autres documents.

• XPS: Un format créé par Microsoft, supporté nativement dans Windows Vista et supérieur. Toute personne ayant Windows Vista ou version ultérieure dispose déjà de cette visionneuse.

Vous pouvez enregistrer au format PDF ou XPS directement à partir d'une application. Procédez comme suit:

1. Choisissez Fichier → Enregistrer sous, puis accédez à l'emplacement de sauvegarde souhaité.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, choisissez PDF ou Document XPS. La boîte de dialogue change pour afficher des contrôles supplémentaires.

   Au lieu de suivre les étapes 1 et 2, vous pouvez choisir Fichier → Exporter → Créer un document PDF / XPS → Créer un fichier PDF / XPS.

3. (Facultatif) Changez le nom du fichier si vous le souhaitez. Par défaut, c'est le même nom que le fichier de données avec lequel vous travaillez.

4. Effectuer une optimisation pour la sélection.

   1. Pour les documents pouvant également être imprimés sur papier, choisissez Standard (par défaut).

   2. Pour les documents qui seront partagés uniquement en ligne, choisissez Taille minimale.

5. Cliquez sur Enregistrer. Le fichier enregistré s'ouvre dans son programme natif, qui est soit Adobe Reader (format PDF) ou XPS Viewer ou Internet Explorer (format XPS).

   

   Vous pouvez choisir d'enregistrer vos documents en tant que fichiers PDF ou XPS.