Comment trier les données dans Access 2016 - mannequins

Très peu de bases de données Access sont organisées en listes alphabétiques agréables et pratiques. Vous ne saisissez pas vos enregistrements par ordre alphabétique; vous les entrez dans l'ordre où ils viennent à vous. Alors que faites-vous lorsque vous avez besoin d'une liste de produits dans l'ordre de numéro de produit ou une liste d'adresses dans l'ordre du code postal en ce moment?

Tri par un seul champ

La solution réside dans les commandes de tri, incroyablement simples à utiliser. Les commandes de tri se trouvent dans l'onglet Accueil du ruban, dans la section Trier et filtrer. Les deux boutons (Ascendant et Descendant) font très bien l'affaire:

• Tri ascendant trie vos enregistrements de haut en bas:

  • Les enregistrements commençant par A sont au début, et les enregistrements commençant par Z sont à la fin.

  • Si votre champ contient des données numériques (qu'il s'agisse de vrais nombres ou de champs de texte courts stockant des codes postaux ou des champs de devise stockant des prix), un tri croissant les classe du plus petit au plus grand.

• Tri décroissant trie vos enregistrements de bas en haut:

  • Les enregistrements commençant par Z sont en haut, et les enregistrements commençant par A sont au bas de la liste.

  • Si votre champ contient des données numériques, un tri décroissant placera les enregistrements dans l'ordre du numéro le plus élevé au plus bas.

Si, après avoir trié par ordre croissant ou décroissant, vous voulez remettre les choses à leur place - dans l'ordre juste avant de cliquer sur l'un de ces boutons - cliquez sur le bouton Supprimer le tri situé juste en dessous des boutons Croissant et Descendant. le groupe Trier et filtrer.

Tri sur plus d'un champ

Que faire si vous voulez trier par plusieurs champs - par exemple par code postal, et que dans ce tri, vous voulez que toutes les personnes ayant le même code postal apparaître dans l'ordre du nom de famille? Ou peut-être que vous voulez trier tous vos clients par un champ de statut, puis au sein de chaque groupe de clients qui crée, à trier par solde actuel? Vous devez utiliser les étapes suivantes pour imbriquer un tri dans un autre.

Vous pouvez trier par plusieurs colonnes à la fois comme ceci:

1. Cliquez sur l'en-tête de la première colonne pour trier.

   La colonne entière est en surbrillance.

2. Maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur l'en-tête de la dernière colonne pour trier.

   Toutes les colonnes du premier au dernier sont mises en surbrillance.

3. Choisissez Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant.

   Le tri est toujours effectué de gauche à droite.

   En d'autres termes, vous ne pouvez pas trier par le contenu de la quatrième colonne et à l'intérieur par le contenu de la troisième colonne.

Le tri a sa propre particularité lorsqu'on travaille avec des nombres dans un champ de texte.Lors du tri d'un champ dont les nombres sont mélangés avec des espaces et des lettres (tels que les adresses), Access classe les numéros comme s'il s'agissait de lettres, pas de chiffres. Ce comportement signifie que Access met (disons) "1065 W. Orange Street" avant "129 Mulberry Street. "(Grâce à la façon particulière dont votre ordinateur trie les informations, le 0 dans la deuxième position de 1065 précède le 2 dans la deuxième position de 129.)