Comment utiliser Table Analyzer dans Access 2016 - dummies

Cela ne vous semble-t-il pas génial? L'analyseur de table d'accès promet de prendre une table de fichiers plats en désordre (comme une feuille de calcul importée) - avec toutes ses données répétitives - et de le convertir en un ensemble efficace de tables relationnelles. Mais, comme on dit, les promesses faites sont des promesses brisées. À moins que votre fichier plat ne respecte des règles strictes, l'analyseur de table ne l'obtiendra pas correctement.

Une base de données à fichier plat est une base dans laquelle toutes les données se trouvent dans un fichier. Access est une base de données relationnelle qui permet de stocker des données dans plusieurs tables pour plus d'efficacité.

Parfois, vous obtenez un ensemble parfait de tables relationnelles, et parfois l'analyseur de table ne suggère pas une nouvelle table quand il le devrait ou suggère une nouvelle table alors qu'elle ne le devrait pas. Essayez-le et voyez ce qui se passe. Dans le meilleur des cas, cela fonctionne bien et vous venez de vous épargner un peu de temps. Dans le pire des cas, cela ne fonctionne pas bien et vous avez perdu quelques minutes de votre temps. La plupart du temps, vous obtiendrez quelque chose de valeur qui pourrait avoir besoin de peaufiner. Au moins, vous avez sauvé une cargaison partielle de temps!

L'analyseur fonctionne mieux avec une table de fichiers plats qui contient beaucoup d'informations en double. Par exemple, imaginez une table de fichiers à plat pour une librairie. Chaque enregistrement de la table contient des données sur les clients et les livres. Si le même client achète six livres, le tableau contient six enregistrements distincts avec le nom, l'adresse et d'autres informations du client dupliqués dans chacun d'eux. Multipliez cela par 1 000 clients, et vous avez précisément le genre de désordre plat que l'analyseur aime à résoudre.

Avec cette idée en tête, voici comment appeler l'assistant Table Analyzer:

1. Ouvrez votre base de données et sélectionnez la table que vous souhaitez évaluer dans le volet de navigation.

2. Cliquez sur l'onglet Outils de base de données.

   Le groupe de boutons Analyser apparaît sur le ruban.

   

   Le groupe d'analyse sur le ruban.

3. Cliquez sur le bouton Analyser la table dans le groupe Analyser.

   La boîte de dialogue Assistant Table Analyzer s'affiche.

   

   Voici l'analyseur de table.

4. Lisez les deux premiers écrans si vous le souhaitez (ils sont strictement éducatifs); cliquez sur Suivant après chacun d'eux.

   Un autre écran Assistant Table Analyzer apparaît.

   

   Sélectionnez une table à analyser.

5. Le nom de la table que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation doit être sélectionné dans la liste Tables. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le nom de la table que vous souhaitez convertir.

6. Cliquez sur Suivant.

   Dans la boîte de dialogue qui apparaît, l'assistant vous demande si vous voulez que l'assistant fasse ce qu'il veut (l'assistant décidera comment la table de fichiers doit être organisée en plusieurs tables) ou si vous voulez décider quels champs aller à quelles tables.

7. Cliquez sur l'option Oui (si elle n'est pas déjà sélectionnée) pour donner à l'assistant toute la puissance nécessaire pour décider du sort de votre table, puis cliquez sur Suivant.

   Si l'assistant vous recommande de ne pas diviser votre table, cliquez sur le bouton Annuler et appliquez-vous à l'arrière pour un travail bien fait. Ce message signifie que l'assistant pense que votre table est correcte telle quelle.

   Si l'assistant divise votre table, il analysera votre table et vous montrera ses résultats.

   

   L'analyseur de table prend sa décision.

8. Assurez-vous que les informations de votre table sont correctement regroupées dans de nouvelles tables:

   • Si les informations sont groupées correctement, nommez les tables en double-cliquant sur la barre de titre de chaque table et en tapant un nouveau nom la boîte de dialogue résultante.

   • Si les informations ne sont pas regroupées correctement, utilisez votre souris pour faire glisser et déposer les champs d'une table à l'autre, puis double-cliquez sur la barre de titre de chaque table pour renommer les tables.

   • Si vous voulez créer une nouvelle table, faites glisser un champ dans n'importe quel espace libre entre ou autour des tables existantes. L'assistant créera une nouvelle fenêtre de table contenant le champ. Double-cliquez sur la barre de titre de la nouvelle table pour renommer la table.

9. Lorsque vous avez terminé d'organiser et de nommer vos tables, cliquez sur Suivant.

   L'assistant sélectionne automatiquement un champ clé pour chaque table qui, selon lui, nécessite un champ clé. Si l'assistant sélectionne un champ incorrectement comme champ clé, vous pouvez corriger l'erreur.

10. Si l'assistant ne désigne pas correctement un champ clé, vous pouvez

    • Désigner un champ existant comme champ clé en sélectionnant le champ et en cliquant sur le bouton Définir l'identifiant unique (qui ressemble à une clé).

    • Modifiez la désignation d'un champ clé en sélectionnant le champ de clé approprié, puis en cliquant sur le bouton Définir un identificateur unique (qui ressemble à une clé).

    • Ajoutez un champ clé en cliquant sur le bouton Ajouter une clé générée (contient un signe plus et une clé).

11. Cliquez sur Suivant pour la dernière étape du processus.

    L'assistant vous propose de créer une requête qui ressemble et se comporte comme votre table d'origine. Si vous avez des rapports et des formulaires qui fonctionnent avec le fichier plat, ils fonctionneront avec la nouvelle requête.

    À ce stade du processus, le dernier écran de l'assistant peut ne pas s'afficher comme décrit à l'étape 12; l'assistant peut vous indiquer que certaines de vos données peuvent être incorrectes et que vous devez les corriger. Par exemple, si vous avez un champ Pays dans votre table et qu'il y a deux entrées telles que USA et UAS, l'assistant vous demandera ou proposera une correction pour l'erreur. Vous devriez certainement corriger ce type d'erreur.

    Malheureusement, l'assistant n'est souvent pas très bon pour identifier de telles erreurs. (Cela pourrait vous suggérer de changer la Belgique pour le Brésil, par exemple.) Jetez un coup d'œil aux données pour les erreurs réelles et continuez - parce que les "corrections" suggérées sont souvent incorrectes!

12. Choisissez Oui pour que l'assistant crée la requête ou Non pour ignorer la création de la requête.

    Choisir Oui crée une requête qui s'exécute sur les nouvelles tables. La requête ressemble et agit comme la table d'origine.La table d'origine est renommée avec un _OLD giflé à la fin, et tous les rapports et formulaires utilisent automatiquement la requête (plutôt que la table d'origine). Choisir Non génère les nouvelles tables mais laisse la table d'origine avec son nom d'origine.

13. Cliquez sur Terminer pour quitter l'assistant.

    L'assistant termine le processus de division de la table de fichiers plats en un ensemble de tables relationnelles.

Il est peu probable que Table Analyzer divise correctement une base de données de fichiers plats correctement en une base de données relationnelle correctement conçue - en particulier si le fichier plat est compliqué. Vous feriez mieux d'apporter la base de données à un humain qualifié et de la laisser repenser comme une base de données relationnelle - ou de déterminer comment faire cela vous-même!