Jetant les bases d'une réunion de famille - les nuls

Avoir une vision claire de ce que sera votre réunion de famille aide à éviter la confusion lors de la planification de la réunion. Utilisez votre vision pour vous guider dans la sélection de la date, de l'heure et du lieu, et pour identifier les problèmes potentiels.

Fixer une date

La plupart des réunions ont lieu pendant l'été. Cette période de l'année est généralement meilleure en raison du temps favorable, les enfants étant hors de l'école, et les gens prenant congé pour les vacances.

Toutefois, si vous décidez de programmer la réunion pour qu'elle corresponde à un événement spécial, tel qu'un 50ème anniversaire de mariage, vous devez garder à l'esprit les points suivants:

• Si vous choisissez d'avoir votre réunion à un autre moment que les mois d'été, essayez de le programmer près d'un week-end de trois jours ou pendant les vacances de printemps. Si vous décidez d'une date de relâche, assurez-vous de vérifier auprès de toutes les familles qui ont des enfants à l'école, car les vacances de printemps peuvent varier.

• Si vous planifiez une réunion à la mi-octobre, les membres de la famille qui ont des enfants ne pourront probablement pas y assister.
• Si vous planifiez une réunion en hiver, essayez de ne rien planifier trop près des grandes fêtes, comme Noël ou Hanukkah. Ce sont des périodes occupées de l'année pour la plupart des gens, et leurs priorités peuvent être ailleurs. D'ailleurs, avez-vous déjà vu un aéroport occupé juste avant ou après une grande fête? C'est un zoo!

Déterminer la durée de votre réunion

Vous pouvez déterminer la durée de la réunion en faisant preuve de bon sens.

Les réunions d'une journée sont les plus faciles à planifier et sont la norme pour les familles qui vivent à distance les unes des autres. Ces réunions sont généralement des affaires simples, comme un pique-nique au parc ou un barbecue dans la cour arrière.

Cependant, les réunions d'une journée peuvent sembler être un gaspillage pour les gens qui voyagent à travers le pays pour y arriver. Imaginez-vous payer pour des billets d'avion, embarquer sur un vol bondé dans un aéroport encombré, louer une voiture pour assister à un pique-nique d'une journée, et peut-être retourner dans un hôtel terne. Cela ne ressemble pas vraiment à un baril de plaisir. Si votre famille vient de loin, envisagez de tenir une réunion de fin de semaine qui dure deux jours.

Les réunions de plusieurs jours nécessitent bien plus de planification. Vous devez considérer le coût de plusieurs nuits dans un hôtel, et vous devriez garder tout le monde occupé pendant plus d'un après-midi. Par exemple, vous pouvez envisager l'itinéraire suivant:

• Hébergement d'une soirée d'accueil pour les gens le vendredi soir avec des collations et des boissons ou un souper léger.
• Tenue de l'événement principal de la réunion (comme un dîner ou un pique-nique) le samedi.
• Une journée décontractée, quoi que ce soit, le dimanche.

Les réunions de plusieurs jours sont les réunions les plus agréables et les plus mémorables. Passer deux jours ou plus avec des parents que vous voyez rarement est un régal!

Choisissez plusieurs options - règles de majorité

Lorsque vous planifiez la date de votre réunion, choisissez au moins trois dates possibles espacées de quelques semaines. Après avoir sélectionné quelques dates potentielles, obtenez des commentaires du reste de la famille en utilisant le sondage de la figure 1. Envoyez un sondage à tous les membres de votre liste d'invités pour savoir lequel de vos choix convient le mieux à chaque membre de la famille. Cela permet d'éviter les problèmes potentiels plus tard - principalement, le manque de participants.

Figure 1: Une enquête de retrouvailles sollicite les commentaires des membres de la famille.

Vous pouvez utiliser le programme de publipostage de votre ordinateur pour préparer les enveloppes de sondage de manière rapide et sans effort. La plupart des ordinateurs sont équipés d'un logiciel doté d'un certain type de carnet d'adresses. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les adresses et cliquez sur un bouton, et votre ordinateur imprime les adresses sur des enveloppes ou des étiquettes. L'impression d'adresses directement sur les enveloppes prend un peu plus de temps que les étiquettes car vous devez vous tenir devant l'imprimante et faire avancer les enveloppes une à la fois. Si vous avez plusieurs enveloppes à traiter, utilisez la méthode d'étiquetage.

En plus de demander des informations de base - telles que le nombre de personnes présentes et leurs dates préférées - vous devriez également poser les questions suivantes:

• Quels types d'aliments suggèrent-ils?
• Quels types de jeux et d'activités veulent-ils?
• Veulent-ils aider à planifier la réunion?
• Préfèrent-ils une réunion d'un jour ou de plusieurs jours?

Vous obtiendrez un large éventail de réponses à votre sondage. Choisissez ceux qui ont la majorité suivante. Parfois, cela n'inclut pas votre premier choix, alors soyez flexible. L'objectif est de faire en sorte que le plus de personnes possible se réunissent et s'amusent, y compris vous.

Lorsque vous décidez d'une date, respectez-la. Ne changez pas la date pour accommoder qui que ce soit, car la nouvelle date va déranger plusieurs autres qui ont déjà pris des dispositions. Rappelez-vous le vieil adage: Si ce n'est pas cassé, ne le répare pas!

L'emplacement est (presque) tout

La plupart des petites réunions de famille (environ 20 personnes) ont lieu dans la cour de la famille ou dans un parc voisin. Les grandes réunions ont tendance à avoir lieu dans les salles louées, les parcs réservés et les installations de l'hôtel.

En fait, de nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer votre lieu de réunion. Par exemple:

• Le nombre de personnes qui prévoient d'y assister et d'où elles voyagent
• La date et l'heure de la réunion
• Le thème de votre réunion
• Le temps que vous commencez à chercher un lieu < Types d'activités
• Votre budget
• Trouver un lieu et faire le grand tour

Trouver un lieu - ou un lieu pour organiser votre réunion - est simple. Vous ouvrez l'annuaire téléphonique et faites des appels téléphoniques, découvrez les frais et visitez les sites.

Avant de décider d'un lieu de réunion, jetez un coup d'œil à l'endroit.Demandez le grand tour et prenez des notes. Gardez une trace de toutes les informations que vous avez collectées lors de vos tournées de localisation en utilisant un journal de recherche d'emplacement, comme indiqué dans la Figure 2.

Figure 2:

Un journal de recherche d'emplacement permet de conserver vos informations organisées. Découvrez les installations à fond. Est-ce que tout est propre ou sent-il comme si les gens nettoyaient le poisson dans le hall principal? Y a-t-il une cuisine que vous pouvez utiliser, et l'établissement fournit-il de petits appareils, comme des cafetières? Y a-t-il des frais pour l'utilisation de ces appareils?

Où sont les toilettes? Le site a-t-il des installations récréatives? Y a-t-il un accès pour les personnes handicapées? Le site permet-il de servir de l'alcool? Et l'assurance? Un stationnement adéquat est-il disponible? Ce sont des questions importantes que vous devez clarifier avant de choisir le site.

Réservez tôt ou pour toujours en paix

Réserver un lieu dans un lieu public, qu'il s'agisse d'un parc, d'un terrain de camping ou d'une salle, nécessite des réservations jusqu'à un an à l'avance. Peu importe le site que vous choisissez, assurez-vous de poser des questions sur les exigences de réservation. Commencez avec les questions suivantes:

À quelle distance dois-je faire mes réservations?

• Quels sont les frais?
• Avez-vous besoin d'un dépôt de garantie? Combien ça coûte?
• Quelle est votre politique d'annulation?
• Commencez toujours votre planification tôt! Dix-huit mois est le minimum pour une grande réunion; une année à l'avance est moyenne. Mais si vous êtes un procrastinateur, accordez-vous au moins six mois pour planifier et réserver l'emplacement. Si vous attendez plus longtemps, vous repoussez les limites.

Un clan occupé est un clan heureux

Vous voulez avoir une variété d'activités à votre réunion afin que les gens puissent connaître de nouveaux visages et se mêler à des gens qu'ils n'ont pas vus depuis des années. Lorsque vous sélectionnez un lieu, vérifiez les types d'activités disponibles, car vous souhaiterez peut-être les ajouter à votre liste d'activités. Par exemple, certaines installations intérieures offrent des piscines, des zones de jeu de palets, des terrains de volleyball, des billards et d'autres activités amusantes.

De même, les sites extérieurs peuvent comporter des courts de tennis et de basketball ou des zones de jeux de softball ou de football tactile. Réunions sur la plage peuvent facilement accueillir des concours de châteaux de sable, beach-volley, et d'autres jeux de plage.

Si vous ou un membre de votre famille avez un jardin avec une piscine, pensez à une réunion de groupe. Assurez-vous que la cour arrière peut accueillir la foule. La plupart des piscines (à l'exception de la soufflerie, la variété kiddie) prennent beaucoup de place, laissant peu de place pour les gens et l'équipement de barbecue.

Si vous choisissez un emplacement en bord de mer ou un site avec piscine, nommez un sauveteur pour assurer la sécurité de tous. Les membres de la famille seront occupés à se réunir et peuvent être distraits très facilement lorsqu'ils sont censés surveiller quiconque se trouve dans l'eau.

L'essentiel est que si vous prévoyez d'avoir beaucoup d'activités pour tout le monde, vous pouvez sélectionner n'importe quel endroit pour votre réunion. Mais si votre liste d'activités est un peu mince, assurez-vous de choisir un site qui offre un large éventail de choses à faire.