En poussant vos données Access 2003 sur le Web - des mannequins

Maintenant qu'Access 2003 contient tout vos informations les plus cool, pourquoi ne pas partager vos affaires avec d'autres dans votre entreprise - ou même les publier pour le monde entier? Que vous construisiez un site commercial orienté vers la célébrité et la fortune en ligne, ou un intranet inter-départements pour renforcer votre entreprise, Access 2003 contient tous les outils dont vous avez besoin pour mettre vos données en forme en un rien de temps.

Access 2003 vous aide à publier des données de deux manières: statique et dynamique. La méthode pour votre projet dépend de l'équipement, des objectifs et de l'expertise disponibles dans votre environnement immédiat. Voici une comparaison rapide des options:

• Statique: Cette option est une conversion directe d'Access 2003 en HTML. Son nom reflète le fait que les éléments que vous convertissez ne changent pas au fil du temps - c'est comme prendre une photo de vos données. Si vous ajoutez d'autres enregistrements à votre table et souhaitez les inclure dans vos contenus Web, vous devez recréer les pages Web.
La conversion statique est une excellente option pour les listes d'adresses et les catalogues qui ne changent pas très souvent. C'est aussi un bon point de départ lorsque vous explorez les possibilités du Web. Vous pouvez convertir presque n'importe quel objet Access 2003 - y compris les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports - en une page Web statique avec l'option Fichier-> Exporter.

• Dynamique: Plutôt que de créer une page HTML simple contenant toutes vos données, l'option Dynamique génère un objet spécial qu'Access 2003 appelle une page d'accès aux données . Ceci est une page HTML qui donne aux personnes accès à vos données, afin qu'elles puissent voir (et même changer) vos informations via le réseau d'entreprise ou le Web. Les pages d'accès aux données ne fonctionnent qu'avec les tables et les requêtes Access.

Grâce à l'Assistant Page d'accès aux données, la création d'une page d'accès aux données n'est pas difficile. Mais parce que toute cette magie technique nécessite une coopération sérieuse entre le serveur Web, Access 2003, et votre base de données, implémentant la page d'accès aux données terminée n'est pas nécessairement une tâche pour les débutants. Si votre page doit être vue par plus de quelques personnes en dehors de votre entreprise, vous devez probablement faire appel à un professionnel du Web.

Bien que les détails de la création d'une page d'accès aux données puissent nécessiter l'aide d'un professionnel de l'informatique qualifié, tout le monde peut créer une page d'accès aux données à l'aide de l'assistant. Voici les détails étape par étape:

1. Ouvrez la base de données contenant des données destinées à votre intranet ou au Web.

La fenêtre de base de données saute à l'écran.

2. Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur le bouton Pages.

La fenêtre de la base de données change, affichant trois options traitant des pages d'accès aux données.

3. Double-cliquez sur l'option Créer une page d'accès aux données à l'aide de l'assistant.

Après une quantité gratuite d'activité sur le disque dur, l'assistant de page d'accès aux données s'amortit (comme illustré à la figure 1).

Figure 1: L'Assistant Page d'accès aux données ressemble beaucoup à l'Assistant Rapport.

4. Dans la zone Tables / Requêtes, cliquez sur la flèche vers le bas, puis cliquez sur la table ou la requête souhaitée sur la page d'accès aux données.

La fenêtre Champs disponibles répertorie tous les champs de la table ou de la requête sélectionnée.

5. Pour chaque champ que vous voulez dans la page d'accès aux données, cliquez sur le nom du champ, puis sur le bouton> (supérieur au symbole).

Le champ en surbrillance apparaît dans la liste Champs sélectionnés.

Pour copier tous les champs possibles dans la liste Champs sélectionnés, cliquez sur le bouton >> (double supérieur au symbole). Pour supprimer un champ, cliquez sur son entrée dans la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur le bouton <(symbole inférieur à). Pour effacer toute la liste et recommencer, cliquez sur le bouton << (double moins que le symbole).

6. Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque table ou requête que vous souhaitez inclure. Une fois tous les champs prêts, cliquez sur Suivant.

Les pages d'accès aux données comprennent comment les tables associées fonctionnent ensemble de sorte que vous pouvez inclure des champs de plusieurs tables dans une même page d'accès aux données.

7. Pour afficher vos données dans des groupes sur votre nouvelle page d'accès aux données, cliquez sur les champs que vous souhaitez utiliser pour sous-évaluer vos enregistrements, puis cliquez sur le bouton> (supérieur au symbole) pour ajouter les nouveaux groupes. Après avoir terminé, cliquez sur Suivant.

Une fois le regroupement terminé, Access passe au tri et à l'information récapitulative.

Les groupes d'une page d'accès aux données fonctionnent exactement comme les groupes d'un rapport.

8. Pour trier davantage les enregistrements de détail, sélectionnez un champ dans la page Ordre de tri et Informations récapitulatives. Cliquez sur Suivant après avoir terminé.

La plupart du temps, vous n'avez pas besoin d'une couche d'organisation pour vos données. À ce moment-là, les données sont coupées et découpées plusieurs fois, grâce aux options de regroupement. Cependant, si vous avez besoin de plus de couches, n'hésitez pas à ajouter jusqu'à quatre niveaux supplémentaires de tri et de résumé.

9. Tapez le titre de la page que vous voulez, puis cliquez sur Terminer.

Le magicien s'agite, se balance et, en général, bouge un peu. Après avoir attendu assez longtemps pour prouver que tout le processus est terriblement complexe, l'assistant délivre votre page d'accès aux données terminée, comme le montre la figure 2.

Figure 2: La page d'accès aux données terminée - bien!

10. Testez votre nouvelle page en exécutant votre navigateur Web et en chargeant la page pour un aperçu rapide (comme le montre la figure 3).

Figure 3: La page d'accès aux données affichée dans Internet Explorer.

Vous ne pourrez peut-être pas déployer votre page d'accès aux données sur un grand site Web commercial. Tout comme la technologie ActiveX facilite la création de la page, elle limite également l'affichage. A ce jour, seulement Internet Explorer (versions 5.0 et ci-dessus) peut afficher des pages d'accès aux données.