Planification d'une réunion avec Lotus Notes 6 - des nuls

Pour créer une réunion, ouvrez d'abord votre calendrier, puis cliquez sur le bouton Programmer une réunion dans la barre d'actions. Un formulaire de réunion vide apparaît. Dans la figure 1, vous pouvez voir un exemple de formulaire de réunion.

Figure 1: Création d'une nouvelle réunion.

La plupart des champs d'un formulaire de réunion sont les mêmes que ceux d'un formulaire de rendez-vous. Vous devez remplir les bases, telles que le sujet, le moment, la durée et l'emplacement. Ensuite, vous passerez à considérer qui inviter.

Inviter les invités

Dans le cas le plus simple, il vous suffit d'entrer les noms des personnes que vous souhaitez voir à votre réunion. Remplissez simplement les champs de la section Invités (en bas à gauche) ainsi que les sections de date, d'heure et d'emplacement du nouveau formulaire de réunion. Comme vous pouvez le voir dans la Figure 1, vous pouvez inviter trois types de personnes: Obligatoire, Facultatif et FYI.

• Obligatoire: Toute personne dont le nom figure dans ce champ est considérée par Notes comme un participant obligatoire à votre réunion. Ceci est particulièrement important lorsque vous demandez à Notes de trouver les meilleurs moments pour une réunion à l'aide du planificateur.

• Facultatif: En ce qui concerne Notes, ces gens sont vraiment comme les personnes requises. Notes consulte leurs horaires si vous demandez à Notes de trouver les meilleurs moments pour votre réunion. Si une personne figure sur la liste des invités facultatifs dans une invitation à une réunion, sa présence n'est pas nécessairement obligatoire.
• FYI: Utilisez ce champ si vous souhaitez envoyer une réunion avis - différente d'une invitation à quelqu'un. Supposons que vous deviez planifier une réunion avec les membres de votre équipe. Vous pouvez entrer le nom de chaque membre de l'équipe dans le champ Obligatoire, mais inscrivez le nom de votre patron dans le champ FYI. De cette façon, vos collègues reçoivent chacun une invitation à la réunion, mais votre responsable reçoit simplement un avis de réunion à la place. De cette façon, votre patron sait que vous avez la réunion et que vous avez envoyé les invitations, mais aussi qu'on ne s'attend pas à ce qu'elle y assiste.

Les personnes figurant dans les champs Obligatoire et Facultatif ne verront pas les noms de toutes les personnes que vous répertoriez dans le champ FYI d'une invitation à une réunion.

Cliquez sur les boutons qui ressemblent à un petit répertoire à droite des champs Obligatoire, Facultatif et FYI pour sélectionner des noms dans le répertoire public.

Le moyen le plus simple de créer une nouvelle invitation à une réunion est le suivant:

1. Dans le champ Objet, entrez un sujet.

2. Dans les champs When, choisissez une date et une heure de début et de fin pour la réunion.

3. Dans les champs Where, définissez l'emplacement.

4. Dans les champs Invités, entrez les noms des personnes que vous souhaitez inviter.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer des invitations dans la barre d'actions.

Tous vos invités reçoivent un message dans leur boîte de réception leur demandant de venir à votre réunion.

Le seul problème avec cette approche - bien que ce soit certainement direct - est que cela déclenche généralement une volée de messages électroniques entre vous et vos invités. Vous savez, le "Je ne peux pas le faire à 9h30, mais qu'en est-il de 10? " variété. En fonction du nombre de personnes que vous invitez à une réunion particulière, vous pouvez passer un certain temps après avoir envoyé l'invitation en essayant de les coordonner, car elles vous reviennent avec ces réponses: «Oui, je peux» ou «Non, Je ne peux pas "réponses".

Vous pouvez facilement contourner ce dilemme. Plutôt que d'utiliser le processus simple répertorié ci-dessus, demandez au planificateur Notes d'examiner d'abord le calendrier de chaque invité pour trouver une heure commune lorsque tout le monde est disponible. Armé de cette information, vous pouvez définir un temps de réunion pratique pour (espérons-le) tout le monde. Votre invitation arrive dans les boîtes de réception de vos invités déjà pré-chargées avec une date et une heure que vous savez (heh, heh) quand ils sont gratuits. Bien sûr, tous vos invités peuvent encore décliner, mais vous réduisez les risques que cela se produise de façon spectaculaire, car vous évitez la plupart des conflits d'horaire.

Utilisation du planificateur

Pour que les notes suggèrent une heure optimale pour une réunion en fonction du moment où vos participants aux réunions obligatoire et facultative sont disponibles, maintenez la pression sur le bouton Enregistrer et envoyer des invitations. Remplissez plutôt votre formulaire Réunion comme d'habitude, puis cliquez sur le bouton Cliquez pour voir l'invité, la salle et la disponibilité des ressources, que vous pouvez trouver dans la section Planificateur (en bas) du formulaire Réunion. (Reportez-vous à la figure 1.)

La figure 2 montre un exemple d'invitation à une réunion avec le planificateur ouvert.

Figure 2: Utilisez le planificateur pour savoir quand vos invités sont disponibles.

Lorsque vous utilisez le Planificateur pour que Notes vous trouve des heures de rendez-vous, vous avez deux façons de regarder: les meilleurs moments ou les détails de l'horaire. Tout d'abord, sélectionnez le bouton radio Résumé (sous l'en-tête Afficher, côté gauche) pour sécuriser cette vue. Cette vue est probablement la plus facile à utiliser parce que vous pouvez voir en un coup d'œil un ensemble de suggestions de temps au cours desquelles toutes les personnes que vous invitez sont disponibles.

Pour utiliser l'une des durées suggérées par Notes, sélectionnez une heure qui vous convient dans la liste déroulante Temps suggérés pour la journée sélectionnée, puis cliquez sur le bouton Utiliser l'heure sélectionnée en dessous. Les notes ajusteront ensuite les heures de votre invitation à la réunion. Vous pouvez voir les champs de la Whensection en haut du formulaire Réunion en conséquence lorsque vous cliquez sur une entrée dans cette liste.

Vous pouvez également cliquer sur l'une des dates du petit calendrier mensuel (en bas à droite du formulaire) pour examiner un jour différent et voir quand vos amis sont disponibles ce jour-là.

Consultez la petite flèche à côté de l'en-tête de la liste des heures suggérées pour le jour sélectionné. Cliquez sur cette flèche pour afficher plus de choix de disponibilité du calendrier.Dans la liste déroulante qui s'affiche, vous pouvez choisir de rechercher un temps libre compatible pendant une journée, une semaine ou un mois donné. Ceci est particulièrement utile si les personnes que vous invitez n'ont aucune disponibilité à la date d'origine que vous avez choisie.

Si vous avez du mal à trouver une heure qui fonctionne pour tous vos Invités, cliquez sur l'option Cocher si tous les participants peuvent participer, puis utilisez la liste déroulante suivante pour choisir un groupe de gens. Ceci est utile lorsque vous essayez de planifier une réunion avec un plus grand nombre - plus de 20 personnes.

Une autre façon plus visuelle de trouver des moments où vos Invités sont disponibles est de les voir par les détails de l'horaire. Sélectionnez le bouton radio Détails (sous l'en-tête Afficher) pour afficher une table indiquant les heures auxquelles chacun de vos invités est disponible. Vous pouvez voir une telle vue dans la figure 3. Un avantage de cette table de planification est que vous pouvez voir, par personne, la disponibilité de temps libre au cours de deux semaines.

Figure 3: Afficher les détails de l'horaire individuel pour trouver du temps libre.

Faites glisser la grande barre verticale transparente jusqu'à ce que vous trouviez un moment où tout le monde est disponible. (Il devient vert lorsque cela se produit.) Les blocs blancs dans le tableau représentent les heures qui sont ouvertes et disponibles, et les blocs colorés représentent les heures où le participant donné est occupé par ailleurs. Si tous les invités ne sont pas disponibles, la barre verticale devient rouge pour vous informer que votre groupe ne peut pas participer. (Une touche en bas de l'écran vous rappelle le statut de chaque couleur.)

Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour trouver un moment où vous pouvez tous vous rencontrer, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer et envoyer des invitations de l'action barre lorsque vous avez terminé.