Secrets d'Access 2013 Database Design - les nuls

Partie de Access 2013 Tout-en-un pour les nuls Cheat Sheet

Voici les cinq commandements de la base de données, si vous utilisez Access 2013 ou un autre programme de base de données. Une base de données bien conçue facilite la maintenance de vos données.

• Stockez les informations là où elles appartiennent, pas où elles apparaissent. L'endroit où vous stockez des informations n'a rien à voir avec leur emplacement. Dans une feuille de calcul, vous tapez les informations à l'endroit où vous souhaitez l'afficher lorsque vous imprimez la feuille de calcul, mais les bases de données fonctionnent différemment. Dans une base de données, vous stockez des informations dans des tables en fonction de la structure de l'information. Une information peut apparaître dans beaucoup de rapports, mais vous la stockez dans un seul champ dans une table.

• Stockez les informations telles qu'elles existent réellement, pas comme vous le souhaitez dans un rapport spécifique. Cette règle est un corollaire de la première règle. Si vous souhaitez que les titres de livres apparaissent en majuscules dans vos ordres d'achat, Access peut les mettre en majuscule. Stockez les titres du livre avec la bonne capitalisation de sorte que vous ne soyez pas obligé de les avoir en majuscules sur chaque rapport. Access a beaucoup de fonctions intégrées qui peuvent ajuster la façon dont le texte, les nombres et les dates sont formatés.

• Évitez les déchets, les déchets (GIGO). Si vous ne vous souciez pas de créer un bon design sensible pour votre base de données - et si vous ne faites pas attention à entrer des données correctes et propres - votre base de données se retrouvera pleine d'ordures. Une base de données bien conçue est plus facile à maintenir qu'une base de données mal conçue parce que chaque information n'est stockée qu'une seule fois, dans un champ clairement nommé dans une table clairement nommée, avec les règles de validation appropriées en place. Oui, cela ressemble à beaucoup de travail, mais nettoyer une base de données de 10 000 enregistrements incorrects est (pardonnez l'euphémisme) encore plus de travail.

• Séparez vos données de vos programmes. Si vous créez une base de données à partager ou à distribuer à d'autres personnes, stockez toutes les tables dans une base de données (l'arrière-plan) et tous les autres objets d'une autre base de données (front-end). Ensuite, vous pouvez lier ces deux bases de données pour que tout fonctionne. Séparer les tables de tout le reste rationalise l'ensemble de la mise à jour des requêtes, des formulaires, des rapports et d'autres choses plus tard sans perturber les données dans les tableaux.

• Sauvegardez tôt et souvent. D'accord, cette astuce ne concerne pas la conception, mais c'est trop important à omettre: Faites une sauvegarde de votre base de données tous les jours. Avec de la chance, votre bureau dispose déjà d'un système de sauvegardes régulières (probablement tous les soirs) qui inclut votre base de données.Si ce n'est pas le cas, faites une copie de sauvegarde de votre base de données à intervalles réguliers, et certainement faites une copie de sauvegarde avant d'apporter des modifications majeures. Gardez plusieurs sauvegardes, pas seulement la plus récente, au cas où il faudrait un certain temps pour découvrir un problème.